دليل المبتدئين إلى GTD

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

تساعدك تقنية إدارة الوقت GTD على تنظيم المهام وتتبعها ، والحصول على جميع المعلومات من رأسك والبدء في اتخاذ الإجراءات.

ما هو GTD

يتوصل عقولنا بسهولة إلى أفكار جديدة ، لكن تذكرها جميعًا يكون أكثر صعوبة بالنسبة لها. على سبيل المثال ، يتذكر أنك بحاجة لشراء هدية عيد ميلاد والدتك الأسبوع المقبل. بدلاً من تذكيرك بهذا عندما تمشي بجوار متجرها المفضل ، سيجعلك عقلك ببساطة تشعر وكأنه كان عليك شراء شيء ما.

GTD (Getting Things Done) هي تقنية تساعد في تحويل الأفكار الغامضة ، والدوافع ، والرؤى ، والانعكاسات الليلية إلى أفعال. عندما تتعلم الاعتماد على هذا النظام ، فإن عقلك لن يحتفظ بجميع المعلومات. سيؤدي ذلك إلى تقليل التوتر ، وستكون لديك القوة لأنشطة أكثر إنتاجية.

كيف تعمل هذه التقنية

يعتمد إنهاء الأشياء (GTD) على نظام قائمة تنظم بواسطته كل ما يخطر ببالك. لتنفيذه في حياتك ، تحتاج إلى تسجيل ومعالجة المعلومات الواردة. بالإضافة إلى ذلك ، سوف تحتاج إلى إنشاء مثل هذه القوائم: "الواردة" و "الإجراءات التالية" و "قائمة الانتظار" و "المشاريع" و "يومًا ما". أي شيء يتطلب انتباهك سينتقل أولاً إلى "البريد الوارد" ثم ينتقل إلى إحدى القوائم الأخرى.

1. جمع

اجمع كل المعلومات التي تحتاج إلى اهتمامك ، من الرسائل التي تحتاجها للإجابة على الأفكار المبتكرة التي تخطر ببالك أثناء الاستحمام. يمكن أن تكون نقطة التجميع عبارة عن دفتر ملاحظات ورقي أو مرفق أو بريد إلكتروني ترسل إليه رسائل إلى نفسك.

عندما بدأت في استخدام تقنية إنهاء الأشياء ، حاول تحرير رأسك من جميع المعلومات المتراكمة. اكتب كل ما تحتاجه أو تريد القيام به ، كل ما شغلك في الأيام أو الأسابيع القليلة الماضية ، أو يتداخل مع تركيزك ، أو تم تذكره في اللحظة غير المناسبة.

2. المعالجة

النظر في المعلومات المتراكمة. هذه هي القاعدة الرئيسية للنظام بأكمله. افعل ذلك بانتظام حتى لا تجمع الكثير منه. لمعالجة المعلومات ، اسأل نفسك سلسلة من الأسئلة.

• هل هي قابلة للحل؟ أنت تسأل نفسك ما إذا كان يمكن القيام بشيء ما لإزالة هذا العنصر من القائمة. إذا لم يكن كذلك ، فاحذفه أو انقله إلى قائمة يومًا ما. احفظ المعلومات المفيدة التي لا تحتاج إلى فعل أي شيء بها ، مثل وصفة أو مقالة شيقة ، في مكان منفصل. الأشياء التي تريد القيام بها في المستقبل البعيد (تعلم اللغة اليابانية ، اكتب كتابًا) ، انقلها إلى قائمة "يومًا ما" حتى لا يتم ترتيبها ضمن "الإجراءات التالية".
• هل من الممكن استكمال القضية في خطوة واحدة؟ في GTD ، أي شيء يتطلب أكثر من خطوة يسمى مشروعًا. إذا كان لديك العديد من المهام ذات الصلة في علبة الوارد الخاصة بك ، فقم بإنشاء مشروع منفصل لها. أضف اسمه إلى قائمة المشاريع وحدد إجراءً واحدًا لإضافته إلى "التالي".
• هل سيستغرق الأمر أكثر من دقيقتين؟ إذا لم يكن كذلك ، فافعل ذلك على الفور. إنها أسرع من إضافتها إلى قائمة المهام التالية أو تفويضها إلى شخص آخر. إذا استغرق الأمر مزيدًا من الوقت لإكمال المهمة ، ففكر في ما إذا كان يمكنك القيام بها فقط ، أو يمكنك تفويضها إلى شخص ما.
• هل يمكنني تفويضه لشخص ما؟ إذا كان الأمر كذلك ، فوّض. عندما تحتاج إلى تتبع التقدم ، انقل العنصر إلى "قائمة الانتظار". إذا لم تتمكن من تفويض مهمة ما ، قم بإضافتها إلى التقويم الخاص بك أو إلى قائمة "التالي".
• هل هناك موعد محدد؟ إذا كان الأمر كذلك ، أضف هذا إلى التقويم الخاص بك. لا تكتب كل ما تريد القيام به في يوم واحد. أدخل فقط ما يجب القيام به: زيارة طبيب الأسنان ، لقاء ، رحلة طيران. إذا لم يكن هناك موعد نهائي محدد ، فقم بنقل الحالة إلى "الخطوات التالية".

3. التنظيم

رتب كل شيء في مكانه: في واحدة من خمس قوائم ، في مجلد به معلومات مفيدة للمستقبل ، في التقويم الخاص بك أو في المهملات.

أضف إلى "قائمة الانتظار" أية قضايا متوقفة لسبب ما. على سبيل المثال ، عندما لا يمكنك المتابعة حتى تتلقى ردًا على بريدك الإلكتروني ، أو عندما تنتظر التسليم. تذكر تضمين التاريخ بجانب كل عنصر.

يجب أن تحتوي الخطوات التالية على مهام يجب إكمالها في أسرع وقت ممكن. قم بصياغتها كإجراءات مادية مجدية ، لذلك سيكون من الأسهل البدء في العمل. على سبيل المثال ، من الأفضل أن تكتب "اتصل بـ" لينا وترتب لها أن تجلس مع الطفل مساء الخميس "بدلاً من" ترتيب جلوس أحدهم مع الطفل "، على الرغم من أن الأمر في جوهره هو نفس الشيء.

من الناحية المثالية ، يجب عليك إضافة علامة سياق لكل عنصر في "التالي". سيخبرك أين يجب أن تكون ، ومع من ، وما تحتاج أن تأخذه معك. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك علامات "التسوق" ، "في العمل" ، "مع الأطفال" ، "الهاتف" ، "الكمبيوتر". يمكنك أيضًا تحديد مقدار الوقت المتاح لك لهذه الحالة أو ما هي الأولوية التي تتمتع بها. بعد ذلك ، إذا لزم الأمر ، يمكنك فرز جميع الحالات بسرعة حسب العلامات.

4. نظرة عامة

تأكد من مراجعة جميع القوائم مرة واحدة في الأسبوع. كلما طالت مدة ترك الأشياء في البريد الوارد ، زادت صعوبة التعامل معها لاحقًا.

• يجب تحديد الإجراء التالي لكل مشروع.
• يجب أن يكون كل عنصر في "التالي" شيئًا تريد القيام به في الأسبوع القادم. انقل جميع الأشياء غير الضرورية إلى قائمة "يومًا ما" أو احذفها تمامًا.
• من وقت لآخر ، حاول نقل شيء ما من قائمة "يومًا ما" إلى "الخطوات التالية".

5. التنفيذ

أبدي فعل! إذا كنت قد نظمت نظامك بشكل صحيح ، فستكون هذه هي أسهل خطوة. من خلال تكرار الخطوات الأربع الأولى بشكل منتظم ، ستكون واثقًا تمامًا من أن جميع الأشياء الموجودة في القائمة ضرورية لك لإحراز تقدم والاقتراب من أهدافك.