كيفية تحقيق Postage Zen

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

منذ ما يقرب من 9 سنوات ، أطلق Merlin Mann فكرة البريد الوارد الفارغة التي سرعان ما أصبحت اتجاهًا. ومع ذلك ، في التركيز على الصفر في عدد البريد الوارد ، فقدنا نقطة مهمة: لا يتعلق الأمر بإفراغ البريد الوارد ، بل يتعلق بالسلام والوضوح اللذين يأتيان معه. الخلاص في تحقيق الزن البريدي!

وبحسب البيانات ، فإن 80٪ من الرسائل عبارة عن "ضياع". البريد الوارد المتضخم مع الرسائل غير المقروءة ، وقوائم المهام التي نرسلها لأنفسنا ، والرسائل الإخبارية مرهقة ومزعجة. القادة معرضون للخطر بشكل خاص ، حيث يتم قصفهم باستمرار برسائل جديدة وجديدة تتطلب الاهتمام.

الطريقة الوحيدة لوقف هذا الجنون هي التوقف عن طاعة صندوق البريد الخاص بك والبدء في إدارته. وهذا لا يعني أنك بحاجة إلى حذف جميع الرسائل ، وإفساح المجال للرسائل الجديدة. بدون خطة واضحة لإدارة البريد الوارد ، ستعود سريعًا إلى العادات القديمة وسيتولى القلق عقلك مرة أخرى.

فيما يلي 6 نصائح لمساعدتك في تحقيق وظيفة Post zen.

1. تقليل تدفق القمامة

راجع اشتراكاتك واعترف لنفسك بصدق أي منها يضيع وقتك فقط. حفنة من الرسائل الإخبارية المتطابقة؟ تقرير التحديث الخاص بالموقع الذي كنت فيه آخر مرة قبل عام؟ معلومات حول الخصومات في متجر اشتريت منه شيئًا من قبل؟ إلغاء الاشتراك من كل هذا على وجه السرعة.

أي شيء لا يهم اهتماماتك اليومية أو الإستراتيجية يجب ألا ينتهي به الأمر في بريدك الوارد. ابذل جهدًا وقم بضبط عوامل تصفية البريد العشوائي بعناية.

2. تدريب الفريق

إن موظفي الشركات الكبيرة أكثر دراية بهذا الألم: سلاسل لا نهائية من الرسائل ، يتم إرسال نسخ منها إلى كل من يحتاج ولا يحتاج. أوقف هذا الجنون: اشرح أنه لا يمكن إضافتك إلا إلى مستلمي الرسائل المرتبطة مباشرة بك. يوجد هاتف للأمور العاجلة. اشرح الأمر نفسه للعملاء والأصدقاء والعائلة.

3. أتمتة صندوق البريد الخاص بك

اضبط عوامل التصفية بحيث تمنحك لمحة سريعة في علبة الوارد فكرة عما يحتاج إلى اهتمامك الفوري ، وما يمكن مشاهدته في نهاية اليوم ، وما هو متاح خلال الأسبوع.

4. استخدام خدمات القراءة المؤجلة

احفظ رسائل البريد الإلكتروني المثيرة للاهتمام ولكنها ليست عاجلة في مجلد منفصل أو استخدم خدمات مثل Evernote. احفظ المقالات الغريبة التي تم إرسالها إليك في Pocket أو Instapaper واقرأها عندما يكون لديك وقت فراغ.

5. الاحتفاظ بقوائم المهام باستخدام الخدمات الخاصة

صندوق الوارد الخاص بك ليس تطبيق قائمة. تخلص من عادة إرسال قوائم المهام والخطط الخاصة بالمشاريع طويلة الأجل بالبريد الإلكتروني.

حافظ على قوائم المهام في الخدمات المصقولة لهذا الغرض ، حيث يمكنك تعيين المواعيد النهائية والأولويات وتقسيم المشاريع الكبيرة إلى عدة مهام صغيرة وإنشاء قوائم هيكلية. وستكون أقل عرضة للجدل عندما ترى رسالة واردة جديدة في بريدك.

6. استخدم قاعدة الدقيقتين

فقط قم بالرد فورًا على رسائل البريد الإلكتروني التي تستغرق أقل من دقيقتين من وقتك. أرسل الباقي إلى قائمة المهام أو إلى مجلد القراءة لاحقًا. سيساعدك توزيع الرسائل بسهولة ، على سبيل المثال.

يعد نظام التعامل الفعال مع البريد الوارد أمرًا ضروريًا لصحتك العقلية. لن يتوقف تدفق الحروف أبدًا ، ومن المهم أن تتعلم كيف تطفو فيه ، لا أن تغرق. بمجرد أن تصل إلى Zen البريدي ، ستصبح أكثر هدوءًا وإنتاجية.