6 قوائم تجعلك أكثر إنتاجية

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

عقلك ليس مستودعًا ، ولكنه أداة للتفكير. تقول باولا ريزو ، مؤلفة "قائمة التفكير": "إذا كنت تعمل مع الكثير من المهام ، فيمكن أن تساعدك القوائم في الوصول إلى هدفك". كيفية استخدام القوائم لتكون أكثر إنتاجية ونجاحًا وأقل إجهادًا ". فيما يلي ست قوائم تعتقد أنها ستجعلك أكثر إنتاجية.

1. قائمة محددة من المهام لهذا اليوم

لا نفكر حقًا في قائمة المهام لهذا اليوم ، ولكن وفقًا لريزو ، يجب أن تكون محددة. في ذلك ، يجب عليك فقط إدخال الحالات التي لديك فيها الوقت والموارد. يجب تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام محددة.

الخطوة الأولى لعمل هذه القوائم هي التخطيط. قبل أن تغادر العمل ، اكتب قائمة مهام ليوم غد. تحديد المهام الرئيسية ووضع خطة للمراسلات والمكالمات الهاتفية. عندما تصل إلى العمل في الصباح ، سيكون لديك خارطة طريق جاهزة.

تنصح باولا بتقسيم المهام إلى مستويات مختلفة من الإنتاجية. على سبيل المثال ، من الأفضل القيام بالمهام الأكثر أهمية عندما تكون الإنتاجية في أفضل حالاتها ، كما هو الحال في الصباح. ومن الأفضل ترك المهام الأبسط ، مثل العمل مع البريد الإلكتروني أو الاتصال بالعملاء ، في فترة ما بعد الظهر.

إذا لم يتم إنجاز بعض المهام في نهاية اليوم ، اسأل نفسك عما إذا كان لديك ما يكفي من الوقت والموارد لإكمالها. أم أنه من الأفضل تفويضها لشخص آخر؟ ينصح ريزو "لا تضغط على نفسك بسبب الفشل". إذا كان بإمكانك التعامل مع المهام المتبقية ، فما عليك سوى إعادة جدولتها حتى الغد. إذا لم يكن لديك الوقت أو الموارد اللازمة لهم ، فوّضهم.

2. قائمة المهام المفوضة

الأشخاص الناجحون دائمًا. "فقط لأنك تستطيع فعل ذلك لا يعني أنه عليك القيام به ،" يلاحظ ريزو. إن قضاء الوقت في القيام بأعمال قذرة ليس فعالًا دائمًا.

تنصحك باولا ريزو بالنظر في قائمة مهامك وتسأل نفسك ، "هل أنا الشخص الوحيد القادر على القيام بذلك؟" يجب الاحتفاظ بجميع المهام التي قمت بتفويضها في قائمة خاصة.

3. قائمة الأهداف طويلة المدى

ستساعدك قائمة الأهداف طويلة المدى على تحقيق المزيد. تقول باولا ريزو: "حتى لو كنت متأكدًا من أن هذا الحلم ليس مقدرًا له أن يتحقق ، فقم بتدوينه على أي حال". تظهر الأبحاث أن هناك فرصة أكبر بنسبة 33٪ لإكمال المهام الثابتة. قم بعمل قائمة مثل هذه لنفسك وللشركة التي تعمل بها.

4. قائمة الإيجابيات والسلبيات

عندما يكون لديك قرار مهم عليك اتخاذه ، ضع قائمة بجميع الإيجابيات والسلبيات. يجب التفكير في هذه القائمة بعناية. ومع ذلك ، فإن تفوقك في العدد لا يعني أنه عليك اتخاذ قرار إيجابي. عندما تكون في شك ، اترك القائمة وارجع إليها غدًا: ستساعدك نظرة جديدة على اتخاذ القرار الصحيح.

الإضافة الكبيرة لهذه القائمة هي فرصة مشاركتها ومعرفة آراء الآخرين. يمكنك إرسالها إلى أصدقائك أو زملائك. كما يقول المثل ، رأس واحد جيد ورأسان أفضل ، لذلك لا تخف من طرح آراء الأشخاص الذين تثق بهم.

5. قائمة المشاريع

إذا كنت تعمل مع شخص ما في فريق ، فمن المفيد عمل قائمة مشروع منفصلة توضح بالتفصيل أدوار ومسؤوليات كل عضو في الفريق. ووفقًا لريزو ، فإن هذا يساعد على تجنب الخلافات البسيطة حول مجالات المسؤولية ويلغي الحاجة إلى شرح كل من مسؤولياته.

6. قائمة مواضيع للمحادثة

إذا كان لديك اجتماع أو مكالمة هاتفية قادمة قريبًا ، فيجب عليك إنشاء قائمة مسبقًا ، والتي ستعكس موضوعات المحادثة القادمة. تقول باولا: "تجعل هذه القوائم المفاوضات أكثر فعالية لأن الموضوعات المطروحة للنقاش دائمًا ما تكون في متناول اليد".

جيد لعمل القوائم. يمكن دمج القوائم الموجودة فيه في مجلدات ، وهو أمر مريح للغاية.