كيفية استخدام Gmail بشكل فعال: 25 نصيحة

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2024-01-13 00:36

حتى إذا كنت تعمل مع Google Mail كل يوم ، فمن المحتمل أنك لا تعرف كل إمكانياته. فيما يلي 25 نصيحة لاستخدام Gmail بشكل فعال والتي ستجعل العديد من المهام أسهل وتوفر لك الوقت.

1. من أين تبدأ

قم بتغيير الخلفية

بدلاً من رؤية خلفية Gmail البيضاء المعتادة ، قم بإضفاء الإثارة على صندوق الوارد الخاص بك بشيء لامع. ما عليك سوى تحديد قسم "السمات" في الإعدادات في الزاوية اليمنى العليا لتعيين خلفية جديدة من الخيارات المقترحة ، أو تحميل صورتك الخاصة.

بدلاً من ذلك ، يمكنك تجربة إعدادات الواجهة. في الوضع "الواسع" سيكون لديك الكثير من المساحة الفارغة ، ويكون "الضغط" جيدًا عندما تحتاج إلى احتواء أكبر عدد ممكن من الرسائل على الشاشة.

إضافة أصدقاء (ورسائل)

لإضافة جهات الاتصال والرسائل القديمة إلى النظام (لا يهم إذا كنت تستخدم Gmail لأول مرة أو تنشئ حسابًا إضافيًا) ، انتقل إلى "الإعدادات" ← "الحسابات والاستيراد" وحدد الرابط "استيراد البريد والاتصالات ". سيسمح لك ذلك بإضافة بياناتك من صناديق البريد الأخرى.

اجعل Gmail يبدو مثل Outlook

في الإعدادات → Lab ، قم بتمكين ميزة جزء المعاينة لرؤية النص الكامل للرسائل على اليمين ، تمامًا كما هو الحال في Outlook. العادة هي طبيعة ثانية ، لذلك إذا كنت قد عملت مع البريد الإلكتروني للشركة طوال حياتك وتحاول الآن أن تشعر بالراحة مع Gmail ، فإن Viewport سيجعل انتقالك أسهل.

بمجرد التمكين ، سترى خيارات عرض مختلفة في القائمة المنسدلة على يسار الإعدادات.

ركز على الأساسيات

يمكن لـ Gmail تحديد الرسائل الأكثر أهمية بالنسبة لك. ذكي ، أليس كذلك؟ ضمن الإعدادات → البريد الوارد ، حدد تعقب نشاط البريد الإلكتروني الخاص بي … ليقوم Gmail بتحليل رسائلك.

يمكنك أيضًا تحديد وظيفة "تضمين العلامات" أو "تجاهل الفلاتر" (سنناقش المزيد حول عوامل التصفية أدناه) وتغيير نوع المجلد بحيث يتم عرض الرسائل المهمة في الأعلى. ثم في قائمة "الإعدادات" ← "عام" في قسم "إشعارات سطح المكتب" (إذا كنت تستخدم المتصفح Chrome أو Firefox أو Safari) ، يمكنك تحديد الخيار "تمكين إشعارات البريد الإلكتروني المهمة".

تخلص من خيط الحروف

هناك نوعان من الناس: أولئك الذين يحبون ميزة التسلسل والذين يكرهونها بقوة ألف شمس. إذا كنت تنتمي إلى المجموعة الثانية ، فانتقل إلى قسم "الإعدادات" ← "عام" وأوقف تشغيل "سلاسل الأحرف".

2. حافظ على النظام

أرشفة كل شيء

يتيح Gmail إمكانية أرشفة الرسائل بدلاً من حذفها. يتم ذلك حتى لا تقلق بشأن توفر مساحة خالية وتنظيف درجك باستمرار. إذا كنت تريد أرشفة رسالة ، فافتحها وانقر على الرمز الثاني من اليسار (مربع به سهم يشير لأسفل). ستكون الرسالة في انتظارك في علامة التبويب "كل البريد" على الشريط الجانبي الأيسر.

تتبع أرشيفك

بغض النظر عن مقدار المساحة التي يوفرها Gmail للتخزين المجاني للملفات ، فهو 2016 ويرسل الأشخاص المزيد والمزيد من المرفقات. إذا وصلت إلى الحد الأقصى للذاكرة ، فقد حان الوقت للتخلص من بعض الرسائل. انقر فوق السهم في مربع البحث ، وحدد العنصر "هناك مرفقات" ، وحدد الحجم 10 ميغا بايت وانقر على الزر باستخدام عدسة مكبرة. سيُظهر لك هذا جميع الرسائل التي يزيد حجمها عن 10 ميغابايت. حدد المربع بحثًا عن الأحرف التي لم تعد بحاجة إليها بالتأكيد وأرسلها إلى سلة المهملات.

الرد والأرشفة

لماذا تترك بريدًا إلكترونيًا في صندوق الوارد الخاص بك عندما تكون قد أجبت عليه بالفعل؟ استخدم وظيفة "إرسال وأرشفة" لتجنب ازدحام الرسائل الواردة أثناء انتظار الرد على رسالتك. انتقل إلى "الإعدادات" ← "عام" وحدد "إظهار الزر" إرسال وأرشفة "ردًا على ذلك".يمكنك الآن الرد بالطريقة المعتادة ، وتجميع الرسائل في صندوق الوارد الخاص بك إذا كنت ترغب في ذلك ، أو أرشفة رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية على الفور عند الرد.

استخدم الملصقات والفلاتر

يمكنك إضافة تسمية لكل رسالة. ستظهر اختصارات جديدة على الشريط الجانبي الأيسر. فقط افتح الحرف وانقر على أيقونة "Labels" - إنها الثانية من اليمين. الآن أنشئ اختصارًا جديدًا أو حدد اختصارًا موجودًا (بالمناسبة ، يمكنك سحب الاختصار من الشريط الجانبي مباشرة إلى رسالتك).

انقر فوق الزر "المزيد" وحدد "تصفية رسائل البريد الإلكتروني المتشابهة" ثم "إنشاء عامل تصفية بناءً على هذا الاستعلام". يمكنك كتابة مقالة منفصلة حول عوامل تصفية Gmail ، لذا راجع قسم "" لمزيد من التفاصيل.

شراء مساحة تخزين إضافية

إذا مللت تمامًا من العبث بمشكلة تخزين الملفات ، يمكنك إنفاق الأموال على مساحة إضافية. قم بالتمرير لأسفل صفحة الرسائل وفي الزاوية اليسرى السفلية سترى مقدار المساحة المتبقية لديك ، بالإضافة إلى رابط "إدارة".

إذا كان لديك ما يقرب من 100٪ من المساحة المتاحة مشغولة ، فاتبع الرابط. تبلغ تكلفة خطة 100 جيجابايت 139 روبل شهريًا ، ويمكن استخدام المساحة الإضافية ليس فقط لـ Gmail ، ولكن أيضًا في Google Drive وصور Google ، إذا كنت تستخدمها.

3. خذ الأمر على محمل الجد

قم بتغيير وضع عرض رسائل البريد الإلكتروني على الصفحة

حاول زيادة عدد الرسائل في كل صفحة إلى 100 ، حتى تتمكن من إلقاء نظرة على مجموعة الرسائل بأكملها في لمحة. انتقل إلى الإعدادات -> عام -> الحد الأقصى لحجم الصفحة. هناك يمكنك أيضًا اختيار عرض 10 و 15 و 20 و 25 و 50 رسالة في كل صفحة.

وزع كل شيء حسب اللون

يمكنك وضع علامة على رسالة كمهمة بسرعة كبيرة ، ولكن يمكن أن يكون للرسائل المختلفة درجات مختلفة من الأهمية. انتقل إلى الإعدادات -> عام -> النجوم وحدد كل النجوم. الآن ، إذا قمت بالنقر فوق النجمة ، ووضع علامة على الحرف ، فسيتغير لونه مع كل نقرة. سيساعدك هذا في فرز رسائلك المهمة حسب محتواها.

تحويل الرسائل إلى قوائم مهام

هناك احتمالات ، أنك تفكر بالفعل في بريدك الوارد على أنه قائمة مهام ضخمة واحدة. فلماذا لا تحول رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى مهام يمكنك شطبها؟ انقر فوق الزر "المزيد" في المحادثة النشطة وحدد "إضافة إلى المهام". سيظهر هذا الموضوع الآن في مهام Google مع ارتباط إلى المشاركة الأصلية.

تتبع عدد الرسائل غير المقروءة

في قسم "الإعدادات" ← "المختبر" ، قم بتمكين وظيفة "رمز الرسائل غير المقروءة". إذا قمت ، مثل أي شخص عادي ، بفتح علامة تبويب البريد طوال اليوم ، فسترى دائمًا عدد الرسائل غير المقروءة المتبقية لديك. هذا في حال كنت تفتقر إلى التوتر.

العمل دون اتصال

إذا كنت تستخدم متصفح Google Chrome ، فلديك فرصة للعمل في البريد دون اتصال بالإنترنت. بالطبع ، لن تتمكن من إرسال رسائل جديدة واستلامها ، ولكن يمكنك نقل الرسائل من مجلد إلى مجلد وإنشاء مسودات. لتمكين هذه الميزة ، انتقل إلى الإعدادات → غير متصل.

امنح حق الوصول إلى حسابك لسكرتير

إذا كنت لا تزال غير قادر على التعامل مع الرسائل ، فيمكنك نقل كل هذا الرعب إلى سكرتيرتك. للقيام بذلك ، انتقل إلى "الإعدادات" ← "الحسابات والاستيراد" ، وحدد "منح الوصول إلى حسابك" وأضف مستخدمي Google الآخرين. لن يكون لديهم الحق في تغيير الإعدادات وكلمة المرور الخاصة بك ، لكنهم سيكونون قادرين على قراءة الرسائل وأرشفتها ، وبالطبع الرد عليها. سيتم توقيع الخطاب مع اسمك واسم السكرتير الخاص بك بين قوسين لتجنب الالتباس.

4. السيطرة على العامل البشري

منع العناوين

البعض لا يحصل على التلميحات على الإطلاق. لحسن الحظ ، يمكنك حظر أي شخص (أو موقع ويب) ببضع نقرات فقط. بعد تلقي رسالة من شخص ما ترغب في إضافته إلى القائمة السوداء ، انقر فوق السهم الموجود في الزاوية اليمنى العليا وحدد وظيفة "حظر المستخدم".

الآن ستنتقل جميع الرسائل الواردة من هذا العنوان مباشرةً إلى البريد العشوائي.

ابحث عن الحروف القديمة

هل تريد العثور بسرعة على جميع الرسائل الواردة من صديق مرة واحدة؟ ما عليك سوى تمرير المؤشر فوق اسم المرسل ، إما من البريد الوارد أو من حرف معين ، وستظهر بطاقة جهة اتصال. ثم انقر على رابط "المحادثات" لعرض جميع الرسائل الواردة من جهة الاتصال هذه.

إلغاء الرسائل الخاطئة

لقد أرسلنا جميعًا رسائل بطريق الخطأ إلى العنوان الخطأ في وقت ما. لحسن الحظ ، في Gmail ، يمكنك ببساطة التراجع عن الإرسال. انتقل إلى قسم "الإعدادات" ← "عام" وقم بتمكين وظيفة "تراجع عن الإرسال". هنا يمكنك أيضًا تحديد الفترة الزمنية لإلغاء الإرسال: من 5 إلى 30 ثانية. في المرة التالية التي ترسل فيها رسالة ، ستلاحظ "إلغاء" في الأعلى.

تخطي الرسائل الجماعية

يمكنك بسهولة الخروج من سلسلة رسائل المجموعة بالنقر فوق الزر "المزيد" واختيار "تجاهل". الآن ستتخطى جميع الرسائل باستثناء تلك التي تكون فيها أنت المستلم الوحيد للرسالة.

إذا كنت تريد العودة إلى رسالة المجموعة ، أدخل الاستعلام: مكتوم في مربع البحث ، لذلك سترى كل المواضيع التي تم تجاهلها. ثم اختر لا تتجاهل من قائمة المزيد. ما لم تكن ، بالطبع ، لا تشعر بالأسف على نفسك على الإطلاق.

5. توفير الوقت

إنشاء حسابات جديدة أثناء التنقل

لنفترض أنك تريد تصفية الرسائل بعناية شديدة أو ، على سبيل المثال ، إنشاء حساب إضافي للخدمات التي تستخدم بالفعل حساب Gmail الرئيسي الخاص بك. في هذه الحالة ، يمكنك إنشاء عنوان بريدي افتراضي مرتبط بالعنوان الرئيسي عن طريق إضافة "+ أي كلمة" قبل الرمز @ أثناء الكتابة. على سبيل المثال ، "عنوانك هو [email protected]" للتسوق عبر الإنترنت.

ستنتقل جميع رسائل الرد إلى عنوان Gmail الرئيسي.

أرسل رسائل في نومك

اجعل العملاء وزملاء العمل يعتقدون أنك مدمن عمل مجنون عن طريق برمجتهم لإرسال رسائل ليلاً باستخدام امتداد متاح لمتصفح Chrome و Safari و Firefox. باستخدام الإصدار المجاني ، يمكنك إرسال ما يصل إلى 10 رسائل شهريًا.

بالإضافة إلى ذلك ، سيحول هذا الامتداد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى تذكيرات ، وليس عرضها في صندوق الوارد الخاص بك حتى تكون مستعدًا للرد عليها. هذا مثالي لخلق مظهر البريد الوارد الفارغ في ليلة الجمعة.

الرد التلقائي على الطلبات المكررة

إذا قام العملاء المزعجون بإغراقك بنفس النوع من الطلبات ، فلن تحتاج إلى كتابة نفس الاستجابة مرارًا وتكرارًا. ما عليك سوى تشغيل وظيفة "نماذج الاستجابة" في قسم "الإعدادات" ← "المختبر". في المرة التالية التي تطبع فيها ردًا ، احفظه كقالب ولا تتردد في إرساله إلى نفس الطلبات.

6. انقر فوق أقل

امنح الماوس استراحة

يمكن عمل كل شيء تقريبًا في Gmail باستخدام لوحة المفاتيح. تعمل اختصارات لوحة المفاتيح الأساسية بشكل افتراضي ، ولكن لا تنس الانتقال إلى الإعدادات ← عام وتمكين ميزة اختصارات لوحة المفاتيح. احفظ تغييراتك ثم انقر فوق علامة الاستفهام لرؤية اختصارات لوحة المفاتيح الممكنة.

توقف عن فحص صناديق البريد الأخرى

في قسم "الإعدادات" ← "الحسابات والاستيراد" ، انقر على الرابط "إضافة حساب بريد POP3 الخاص بك" وسيقوم Gmail بتنزيل بريدك من صناديق البريد الأخرى. ثم قم بإعداد إرسال الرسائل: يمكنك الرد من كل من عنوان Gmail الخاص بك ومن عناوين البريد الإلكتروني الأخرى.