أكثر 7 أشياء تشتت الانتباه في المكتب وكيفية التعامل معها

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

نحن نزيد إنتاجيتنا ونتعلم كيفية استخدام الوقت بكفاءة في العمل.

حزين ولكنه حقيقي: في المتوسط ، يماطل الناس 4 ساعات في اليوم. الجلوس في العمل ، في الواقع ، نحن نستخدم مخطط المعلومات الرسومي: كم من يوم عملك تقضيه في العمل؟ 60٪ فقط (أو حتى أقل) من الوقت لإكمال المهام المهمة ، والباقي يفعلون هراء.

في عام 2008 ، صاغ الدكتور جون تايلور مصطلح "كرونوفاجوس" (أي "آكل الوقت"). ولكي تتحكم في سير عملك ، عليك أن تعرف العدو عن طريق البصر.

الانحرافات في المكتب

1. البريد الإلكتروني

يتلقى موظف المكتب العادي 88 بريدًا إلكترونيًا يوميًا ويتحقق من الطريقة التي تتحقق بها من البريد الإلكتروني تجعلك أقل إنتاجية من البريد حوالي 15 مرة خلال ذلك الوقت. يعد التحقق من حساب البريد الإلكتروني نوعًا من الطقوس التي يبدأ بها معظم الناس عملهم كل صباح.

لكن في الواقع ، هذا مجرد تسويف. عندما نحفر رواسب الحروف ، نشعر أننا نقوم بشيء مفيد ، لكن الحقيقة هي أنه يصرف انتباهنا فقط عن المهام المهمة حقًا.

2. الشبكات الاجتماعية

نحتاج جميعًا إلى الإنترنت في مكتبنا للعمل. ومع ذلك ، يحب الموظفون "حالة الانحرافات في مكان العمل" لاستخدام الويب للاستخدام الشخصي أيضًا. على سبيل المثال ، للتسكع على الشبكات الاجتماعية.

قال 28٪ من أرباب العمل الذين شملهم استطلاع CNBC.com إنهم طردوا موظفيهم بسبب إساءة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي والتسوق عبر الإنترنت خلال ساعات العمل. لذا ، فإن الترفيه عبر الإنترنت لا يشتت انتباهك فحسب ، بل قد يتسبب أيضًا في فقدان وظيفتك.

3. استراحات القهوة

هل تحب تناول القهوة مع زملائك في منتصف يوم العمل؟ أراهن أن تفعل. يمكن أن تساعدك استراحات القهوة على التواصل مع من حولك ، وتكون ممتعة بشكل عام.

متوسط ما ينفقه العامل هل استراحة الشاي في العمل مفيدة للإنتاجية؟ 24 دقيقة يوميًا لإعداد وشرب الشاي أو القهوة. أضف إلى ذلك المحادثات الإلزامية مع الموظفين الآخرين ، والتي بدونها لا يكتمل الشاي. مضيعة مروعة للوقت.

4. الاجتماعات والاجتماعات

من خلال العمل في مكتب ، ستحضر باستمرار جميع أنواع الاجتماعات والمفاوضات وتشارك في العديد من المناقشات. في حين أن مثل هذه التدخلات ضرورية ، إلا أنها غالبًا ما تكون غير فعالة بشكل مخيف.

أنت تضيع الكثير من الوقت في العمل وقد أثبت أن الناس يقضون حوالي 31 ساعة في الشهر في الاجتماعات والاجتماعات. فقط تخيل مقدار الفائدة التي يمكنك القيام بها خلال هذا الوقت.

5. الزملاء

العمل عن بعد له عيوبه ، ولكن إليك ميزة إضافية واضحة - الصمت والعزلة. في المكتب ، أنت محروم من هذه الرفاهية. يعد زملاء العمل من حولك من أكبر مصادر التشتيت ، خاصةً لأنك لا تستطيع التأثير عليهم.

يمكن أن يكون زملائك في العمل مزعجين بمحادثاتهم التي لا تنتهي ، أو الموسيقى الصاخبة ، أو الدردشة على الهاتف ، أو العادات السيئة مثل مضغ اللوازم المكتبية. كما أنهم يحبون تشتيت انتباهك في خضم العمل. ما نوع حالة التدفق التي يمكن أن نتحدث عنها هنا؟

6. الضوضاء

تؤثر مستويات الضوضاء البيئية بشكل كبير على إنتاجيتنا. والمكتب مليء بمصادره: معدات تصدر إشارات عالية وأصوات شوارع من النوافذ وزملاء ثرثارة. يمكن للضوضاء في مكان العمل أن تزيد من مستويات التوتر وتسبب القلق ، وفقًا للمعهد الوطني الأمريكي للسلامة والصحة المهنية.

7. الجوع

لا تؤثر التغذية على صحتك الجسدية فحسب ، بل تؤثر أيضًا على صحتك العقلية. لذلك ، يجب ألا تجوع نفسك في مكان العمل. قد تعتقد أن أخذ استراحة لتناول الغداء يضيع وقتًا ثمينًا ، لكنك لست كذلك. يؤثر الجوع سلبًا على قدرتك على التركيز ، مما يقلل من إنتاجيتك.

طرق التعامل معهم

1. تنظيم مكان عملك

يمكن أن تسبب الفوضى على سطح المكتب إجهادًا وتعوق إنتاجيتك.لذلك ، حاول أن توفر لنفسك ظروف عمل مقبولة.

ينشئ موظفو المكتب عددًا كبيرًا من الملفات كل يوم: ملاحظات وتقارير وعروض تقديمية - من السهل أن تضيع في كل هذه الفوضى. قم بتنظيم كل ذلك في نظام: اقضِ بعض الوقت في تنظيم البيانات ، ولكن بعد ذلك سيتم إرشادك من خلالها على الفور. على سبيل المثال ، يوصي خبير الإنتاجية David Allen بنظام GTD الخاص به لتنظيف الأعمال الورقية. ولكن يمكنك تطويرها بنفسك - الشيء الرئيسي هو أنها مناسبة لك.

2. رعاية عازل للصوت

يمكن للموظفين الذين يناقشون قضايا مهمة عبر الهاتف أن يكون مزعجًا جدًا لزملائهم ، حتى لو كانوا يتحدثون بهدوء شديد. لذلك ، إذا كنت تمتلك مكتبك الخاص ، فقم بتوفير عازل صوت مقبول في مكان العمل ، وستزيد كفاءة مرؤوسيك بشكل كبير. يمكنك أيضًا إنشاء مكان منعزل خاص في الغرفة للتحدث على الهاتف.

إذا كنت موظفًا عاديًا ، فاشتر لنفسك سماعات أو سدادات أذن لحماية نفسك من الضوضاء المحيطة بك على الأقل قليلاً. وتجنب زملائك: اترك المكتب عندما ترد على المكالمات.

3. تحقق من البريد الخاص بك في كثير من الأحيان

تحقق من بريدك الإلكتروني مرتين أو ثلاث مرات في اليوم ، لا أكثر. قم بإعداد الإخطارات المنبثقة حتى لا تشتت انتباهك أثناء العمل. وجد الباحثون أن التحقق من البريد الإلكتروني بشكل أقل تواترًا يقلل من الضغط على أولئك الذين يتفقدون بريدهم الإلكتروني بشكل أقل في كثير من الأحيان.

4. إجراء مؤتمرات الفيديو

في حين أن 23٪ من 7 إحصائيات مجنونة حول إنتاجية المكتب شملها الاستطلاع من قبل مورد CareerBuilder لموظفي المكاتب يعتبرون المؤتمرات مضيعة للوقت ، إلا أنه لا يزال من المستحيل الاستغناء عن مناقشة مشتركة لحظات العمل. للبقاء على اتصال مع الزملاء دون تشتيت الانتباه ، يمكنك عقد مؤتمرات الفيديو. هذا أفضل بكثير من الاجتماعات العامة في بعض المكاتب ، حيث يتعين عليك الذهاب ، وترك كل شيء ، وانتظار الباقي.

في ما يحدث حقًا في Highfive أثناء دراسة مكالمات المؤتمرات (INFOGRAPHIC) ، قال 94٪ من المستجيبين إن استبدال الاجتماعات التقليدية بمؤتمرات الفيديو يساعدهم على زيادة الإنتاجية. خلال مثل هذه الاجتماعات ، يكون الناس أقل مللًا ويظلون أكثر تركيزًا ، وهذا الشكل من التواصل يستغرق وقتًا أقل بكثير. لا تحتاج إلى مغادرة مقعدك للقاء الزملاء ، وفي نفس الوقت يمكنك الاستمرار في العمل.

5. تتبع أين تقضي وقتك

في كثير من الأحيان ، عندما نتولى مهمة مكتبية معينة ، فإننا ننفق عليها موارد أكثر مما تستحق. استخدم تطبيقات تتبع الوقت لتكون أكثر إنتاجية. سيخبرك هذا عندما تفعل الهراء وعند القيام بأشياء مفيدة. هناك العديد من الأدوات المجانية المتوفرة لمساعدتك في التحكم في ذلك.

6. توقف كل 25 دقيقة

يجب ألا تعمل من أجل ارتداء الملابس: فهي غير مربحة على المدى الطويل. يقلل الإفراط في العمل من يقظتك وقدرتك على التركيز. خذ فترات راحة للراحة من العمل ، ولكن الاستراحات يتم التحكم فيها - وإلا فإنك تخاطر بضياع وقت ثمين.

استخدم تقنية بومودورو لتقرير وقت الاستراحة. توصي هذه الطريقة بأخذ استراحة لمدة خمس دقائق بعد كل 25 دقيقة من العمل الشاق. بهذه الطريقة ستكون قادرًا على استخدام وقتك بكفاءة وإنجاز المزيد. يمكنك استخدام المؤقت لمساعدتك على تذكر وقت الراحة ووقت العمل.