كيف تبتعد عن "الروتين" وتتعامل أخيرًا مع المهام الإستراتيجية

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

"من إن لم يكن أنا؟" - فكرة نموذجية تجذبك إلى روتين. سيساعدك الإعداد الصحيح على إيجاد الوقت للأشياء المهمة حقًا.

تعتبر إدارة الأحداث الجارية للمؤسسة ، أو الإدارة التشغيلية ، جزءًا ضروريًا من عمل المشروع. وهذا يشمل ، على سبيل المثال ، التفاعل اليومي مع المرؤوسين أو الاستجابة الفورية لجميع المهام الواردة. لكن هذا لا يجلب فوائد حقيقية إلا إذا تم بناء العمل على أساس إستراتيجية مدروسة جيدًا ومعتمدة ، والتي يجب أن يقوم بها مالك المؤسسة. خلاف ذلك ، فهي عملية فوضوية لا نهاية لها تستهلك جميع الموارد.

في أي كتاب مدرسي عن أنشطة الإدارة ، تتم كتابة كيفية تنظيم العمل بشكل صحيح: التصميم والتنفيذ ثم تفويض نظام الإدارة التشغيلية للشركة إلى الإدارة العليا. لكن من الناحية العملية ، يتبين أن كل شيء أكثر تعقيدًا. قبل إدخال نظام إدارة جديد ، من المهم تهيئة الظروف اللازمة.

طاقم القطار

من أجل الابتعاد عن "الروتين" ، يجب تفويض المهام. والقيام بذلك حتى لا يصرف انتباهك باستمرار عن طريق السيطرة.

لكي تزدهر الشركة ويكون المالك قادرًا على الانخراط في المهام الإستراتيجية ، يجب أن يكون لدى الفريق قادة استباقيون وأداء ضمير.

هناك العديد من أنظمة تصنيف الموظفين ، ولكن جميعها ، بطريقة أو بأخرى ، تتلخص في حقيقة أن الأشخاص المتحمسين والمهتمين يجب أن يعملوا في الشركة. لذلك ، في هذه المرحلة ، من المهم جدًا إجراء تقييم عالي الجودة للموظفين. أفضل الطرق لحل هذه المشكلة هي الطرق التي يكون المعيار الرئيسي فيها هو الأداء وليس الكفاءة. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام طريقة "360 درجة" - وهي عبارة عن تقييم للموظف من قبل زملائه ومرؤوسيه وإدارته وعملائه ونفسه.

ماذا تفعل مع أولئك الذين ثبت أنهم موظفين غير فعالين؟ بادئ ذي بدء ، سنحاول "إصلاحها" ، أي لتحفيزها. هنا تحتاج إلى تحديد أولئك الذين استلهموا من الإنجازات: سيعملون بمزيد من المرح إذا حصلوا على جائزة. لكن أولئك الذين تحركهم العقوبة ، وأولئك الذين لا يتفاعلون على الإطلاق مع التحفيز (وهذا أسوأ) ، يحتاجون إلى التخلص منه. من المهم جعل هذه العملية خطوة بخطوة وليست واضحة للفريق. خلاف ذلك ، لديك كل فرصة لتدمير الشركة.

بالنسبة للباقي ، عليك أن تنقل بوضوح فكرة ما تتوقعه منهم ، أو بالأحرى ، ما الذي تمنحه لراتبك. يجب أن يفهم الموظف أن أفعاله تجلب مثل هذا الربح للشركة ، وهذا هو السبب في حصوله على مثل هذا الراتب ومثل هذه المكافأة. بمعنى آخر ، قم بتنفيذ نظام شفاف للتحفيز المادي يعتمد على مؤشرات الأداء - KPI (مؤشر الأداء الرئيسي).

التعامل مع الشؤون المالية

لذلك ، تم فرز الفريق. دعنا ننتقل إلى الموضوع الأكثر إلحاحًا لأي رجل أعمال - تمويل الشركة.

في بعض الأحيان ، وخاصة أثناء النمو السريع ، ينسى المالك والإدارة العليا أهم شيء - اقتصاديات المشروع. لكي تفهم بوضوح كيف تأتي الأموال وتذهب ، تحتاج إلى تنفيذ عدد من الإجراءات.

• احسب اقتصاديات الوحدة للمشروع - ربحية أو خسارة وحدة واحدة من السلع أو الخدمات لكل عميل. سيسمح لك ذلك بفهم المنتجات التي تحتاج إلى تعزيز وأيها يجب التخلي عنها تمامًا ، بحيث تظل الأعمال التجارية ككل مربحة.
• تحديد وتعزيز المنتج الأكثر هامشية. الاسترشاد بالمبدأ: تقوية القوي من أجل تنمية الضعيف. إذا لم يكن هناك ربح ، فلن يكون لديك ببساطة موارد لاتجاهات جديدة.
• تحقق من كشوف المرتبات (كشوف المرتبات) للتأكد من ملاءمتها.ستندهش ، ولكن مع الحساب الصحيح لاقتصاديات المشروع ، قد يتضح أن "حفارين ونصف" ستكون كافية بالنسبة لك. في بعض الأحيان ، بدلاً من الاحتفاظ بثلاثة موظفين ، من الأفضل توزيع (مقابل دفعة إضافية) جزءًا إضافيًا من المهام بين موظفين - وهذا سيوفر بشكل كبير كشوف المرتبات.

كل هذا يجب القيام به من أجل تهيئة البيئة لنقل العمليات المتراكمة إلى الإدارة العليا للشركة.

توحيد العمليات

دعنا ننتقل إلى الإجراءات التكتيكية. هل تساءلت يومًا عن سبب سرعة الموظفين في مطاعم الوجبات السريعة؟ لأن لديهم عمليات محددة بوضوح: فهم يعرفون في أي ترتيب يضعون البرغر ، وكيفية التنقل في المطبخ حتى لا تؤذي زميلًا ، وكم غرامًا من الصلصة يجب إضافته إلى طبق معين. يجب أن يتم نفس الشيء مع أي عملية في شركتك.

يمكنك البدء بنفس الموظفين: اكتب الوصف الوظيفي. فقط لا تقم بالتنزيل من الإنترنت ، ولكن اكتب بالضبط ما يجب أن يفعله موظف معين في شركتك. احسب أيضًا نظام KPI - لقد تحدثنا بالفعل عن الحاجة إلى استخدام هذه التقنية. من الأفضل أن تتم الموافقة عليه لجميع الموظفين.

في المبيعات ، تأكد من تنفيذ نظام CRM (إدارة علاقات العملاء) حتى لا يفوتك عميل واحد ولا تعمل على تجاوز المعايير وقوائم المراجعة.

من الضروري تنظيم جميع العمليات: من أبسط المهام إلى قرارات الإدارة المعقدة. بالطبع ، في بعض الأحيان يمكن كسر القواعد ، ولكن بفضل نظام إحداثيات واضح ، لا يمكنك القلق بشأن ما يحدث على هذا المستوى أو ذاك من الشركة.

تنفيذ الأتمتة

أثناء عملية التوحيد القياسي ، ستحدد تلك المناطق التي يمكن ويجب أن تكون آلية ، أي تلغي الحاجة إلى تكرار نفس النوع من الإجراءات. على سبيل المثال ، عند استلام طلب وارد ، يقوم المدير بإدخال بيانات العميل في نظام CRM ، ثم يقوم بنسخ المعلومات الخاصة بأخصائي خدمة العملاء إلى Excel ، وللتسويق ينقل المعلومات إلى جداول بيانات Google. يمكن تجنب كل هذه التلاعبات وبالتالي زيادة كفاءة الموظفين وعملية الإنتاج ككل بشكل كبير.

ستندهش من مقدار الوقت والجهد الذي يمكنك توفيره إذا لم تستخدم عمالة المدير لإجراء الحسابات القياسية ، ولكنك تنفق مرة واحدة على حل تشغيلي ذكي. توجد مثل هذه الأنظمة الآن لإدارة علاقات العملاء في المبيعات والمهام المحاسبية وحتى للتوظيف.

أتمتة كل ما تستطيع. لذلك سوف تتجنب الأخطاء التي لا تنتهي بسبب العامل البشري ، وتحسن العمليات ، وربما توفر على الأجور.

إنشاء إدارة تشغيلية

لذلك ، فأنت محاط بموظفين متحمسين يعرفون ما يجب عليهم فعله من أجل الحصول على نتيجة لائقة. لديك نموذج مالي واضح ، ولديك فكرة عن المكان الذي تتجه إليه من أجل زيادة الأرباح باستمرار. العمليات داخل الشركة موحدة وآلية.

أنت الآن بحاجة إلى تفويض التحكم التشغيلي. هام: لا تربط العمليات بشخص واحد ، حتى لا تضع نفسك في موقف يعتمد فيه عملك كليًا على مدير معين. بعد إزالة الإدارة التشغيلية من نفسك ، لا تنشئ قطبًا آخر ، ولكن حاول تقسيم المهام إلى عدة مجالات مختلفة: على سبيل المثال ، تعهد بجميع القضايا المالية إلى الإدارة المالية ، والعمل مع العملاء - إلى قسم الخدمة.

الآن يمكنك الانخراط في الإدارة الإستراتيجية براحة البال. لكن تأكد من التحقق مرة واحدة على الأقل كل ربع عام مما إذا كان الجزء التكتيكي من إدارة المشروع يتطابق مع الاستراتيجية التي تقوم بتنفيذها. بعد كل شيء ، فإن التحكم المعقول هو مفتاح العمل المستقر والطويل الأجل للشركة.