كيف تكون الموظف الأكثر إنتاجية في المكتب وتستمر في العودة إلى المنزل الساعة 5:30 مساءً

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

في بعض الأحيان تبدو قائمة المهام بالنسبة لنا لا نهاية لها. بمجرد النظر إليه ، نشعر بالفعل بالإرهاق من العمل الشاق. جميعنا يتألم من السؤال عن كيفية أن نكون منتجين ، وأن يكون لدينا الوقت للتعامل مع جميع مهام العمل ، ولكن في نفس الوقت لا نقضي أيامًا وليالي في العمل. في هذه المقالة سنحاول الإجابة عليها.

هذا كال نيوبورت. ويمكن أن يُدعى منتجًا حقًا ، حيث:

• أستاذ في الجامعة يقضي هناك بدوام كامل ، بالإضافة إلى الأزواج ، ينظم أنشطة مختلفة للطلاب ؛
• يكتب ستة (أو أكثر) مقالات في السنة للمجلات العلمية ؛
• مؤلف من أربعة كتب ممتازة ويعمل حاليا على خامس.
• رعاية الزوج والأب ؛
• يحتفظ بمدونة حول الإنتاجية والكفاءة ، يتم تحديثها بانتظام بإدخالات جديدة.

على الرغم من كل ما سبق ، أنهى عمله في الساعة 5:30 مساءً ونادرًا ما يعمل في عطلات نهاية الأسبوع.

لا ، إنه ليس بطلًا خارقًا وليس لديه فريق مكون من 15 مساعدًا. دعنا نتوقف عن الشعور بالغيرة من مثل هذا التنظيم والكفاءة لمدة دقيقة ونفكر في كيفية إدارة كال لفعل كل شيء.

ستجد أدناه النصائح التي ستساعدك على تعلم كيفية إدارة وقتك بشكل فعال ، والتوقف عن الكسل ، فقط ابدأ في فعل المزيد واترك المكتب إلى المنزل في الساعة 17:30. لذا ، لنبدأ.

1. قوائم المهام شريرة. حدد موعدًا لنفسك

قوائم المهام غير مجدية من تلقاء نفسها. هم فقط خطوتك الأولى. يجب عليك إنشاء جدول زمني واضح لنفسك. لأي غرض؟ سيساعدك هذا على التخطيط لما يمكنك فعله بالفعل. سيسمح لك هذا بإكمال مهمة محددة بالضبط عندما يمكنك إنجازها بكفاءة أكبر ، وليس فقط لأنها رقم أربعة في القائمة.

طالما لم يكن لديك تاريخ ووقت محدد في قائمتك لكل مهمة ، فأنت مجرد تفكير بالتمني.

كال نيوبورت

التخطيط يشجعك على مواجهة الواقع. لديك مقدار محدود من الوقت وعدد محدد من المهام. لكن لا يمكنك تحديد المدة التي ستستغرقها كل مهمة بالضبط. عندما تلقي نظرة على نطاق العمل بأكمله ، ستكون قادرًا على قضاء كل ساعة عمل بشكل منتج ، والضغط أكثر منها والعمل في أي مكان وزمان وأينما يكون ذلك مناسبًا لك.

يتفق الخبراء على أنك إذا لم تحسب الوقت المحدد الذي سيستغرقه إكمال المهام ، فإنك ستحكم على نفسك بالفشل مقدمًا.

بالتأكيد يعتقد الكثير منكم الآن أن معظم المهام تظهر فجأة ولا يمكن توقعها أو التخطيط لها. نعم ، بالطبع ، من الصعب جدًا تضمين مثل هذه المهام المفاجئة في جدولك الزمني. لكن لهذا لا تحتاج إلى أن تكون سبعة امتدادات في الجبهة. كل شيء يمكن أن يتغير في أي لحظة. ومع ذلك ، يجب أن يكون لديك خطة ، وإلا فسوف تضيع وقتك.

تريد أن تتوقف عن كونك ماطل؟ الجدول الزمني سوف يساعدك.

كال نيوبورت

إن إدراك أن لديك نطاق عمل مخطط له بوضوح يقلل بالفعل من الرغبة في المماطلة في القيام بالأشياء. لا تفكر فيما إذا كان عليك العمل الآن أم لا - لقد تم اتخاذ القرار بالفعل.

هل هذا يبدو منظمًا بشكل مفرط وليس ممتعًا للغاية بالنسبة لك؟ فكر بشكل خاطئ.

أثبتت الأبحاث أن الجدولة ليس فقط وقت العمل ولكن أيضًا أوقات الفراغ فكرة جيدة. لذلك ستحسن نوعية حياتك: مستوى معيشة الأشخاص الذين يخططون بوضوح حتى لأوقات فراغهم أعلى بكثير من أولئك الذين لا يخططون لذلك.

حسنًا ، لقد ألغينا قائمة المهام ووضعنا جدولًا زمنيًا محددًا. الآن دعنا نتعلم كيفية تحديد الأولويات ، لأنك لا تستطيع العمل 24 ساعة سبعة أيام في الأسبوع ، أليس كذلك؟

2.افترض أنك ستذهب إلى المنزل في الساعة 5:30 مساءً ، ثم خطط للأشياء التي يجب القيام بها قبل ذلك الوقت

سيستغرق العمل كل الوقت الذي تمنحه إياه. امنحها 24 ساعة ، سبعة أيام في الأسبوع ، وكن مطمئنًا ، ستستهلك الوظيفة كل تلك الساعات الـ 168.

عليك أن تضع حدودًا إذا كنت تريد الموازنة بين العمل والحياة الشخصية. ستساهم قيود الوقت في كفاءتك.

حدد موعدًا نهائيًا لنفسك: تغادر العمل في الساعة 5:30 مساءً. ثم قم بتخطيط كمية المهام التي يمكنك إتقانها بحلول هذا الوقت.

يدعو كال هذا الجدول الزمني الضيق الأداء.

يمكنك أيضًا الذهاب في الاتجاه الآخر: قم بإنشاء جدول عمل مثالي لنفسك ، ثم افعل العكس تمامًا. اعمل بجد واجتهاد دون الشعور بالأسف على نفسك. صدقني ، عندما تعمل بجد ، ستجد الحلول الذكية والمفيدة بمفردها.

لكن لا تنس أنك بحاجة إلى حماية نفسك من الإرهاق. يجب أن تشعر أنك تتحكم في جدولك الزمني. كلما شعرت بالسيطرة على الموقف ، قل الضغط الذي تشعر به.

حسنًا ، تتخيل يومًا مثاليًا للمتشرد وتفعل العكس. سيساعدك هذا على التعامل بكفاءة مع مهامك الحالية. ماذا عن المشاريع طويلة المدى؟

3. ضع خطة للأسبوع الحالي

أعتقد أنك ستوافق على أن الخطط قصيرة المدى لم تعد جيدة بعد الآن. إذا كنت تفكر في اليوم فقط ، فلن تكون في المقدمة أبدًا.

هل ترغب في تأليف الكتب ، والمشاركة في أنشطة مختلفة ، وإجراء البحوث ، وتكون والدًا جيدًا في نفس الوقت؟ أنت بحاجة إلى خطة محددة لهذا الأسبوع.

كال نيوبورت

لا يحب الناس النظر إلى الخطط طويلة الأجل ، لكنهم ينسون مقدار الفوائد التي يمكنهم تحقيقها. أعرف ما أفعله كل ساعة ، يوم ، أسبوع ، شهر من حياتي. هل تعتقد أن هذا صعب؟ أسهل مما تعتقد. يستغرق الأمر ساعة واحدة صباح الاثنين. فقط.

صباح الاثنين أضع خطة لهذا الأسبوع. أتصفح بريدي ، وأفكر في المهام التي أحتاج إلى إنجازها ، والتحقق من التقويم الخاص بي والتفكير في كيفية التخطيط لوقتي على هذا النحو. بمجرد أن يكون لدي خطة ، أرسلها بالبريد الإلكتروني إلى نفسي ، والآن سأراها دائمًا في صندوق الوارد الخاص بي. هنا يمكنني أن أراقبها كل يوم ، ويمكنني دائمًا العودة إليها عدة مرات في اليوم إذا نسيت فجأة أولوياتي.

وكال على حق. أنت تقضي وقتك بشكل أكثر كفاءة عندما تتبع خطة.

ربما تعتقد أنه يكفي مجرد التفكير في كل المهام القادمة للأسبوع في رأسك ، لكن ليس من الضروري كتابتها. لا ، ليس الأمر كذلك.

إذا كتبت خطة الشؤون ، فكلما زاد احتمال التزامك بها: سيكون لديك شيء ملموس ، وليس مثاليًا ، سيذكرك بأولوياتك.

لذلك ، لديك الآن جدول زمني واضح وخطة أسبوعية. لكنك تشعر أن شيئًا آخر مفقود. وأنت تفكر بشكل صحيح.

4. القيام بمهام أقل ، ولكن بشغف

ربما تفكر في شيء مثل ، "لدي الكثير لأفعله. لن أتمكن أبدا من التعامل معهم في الفترة الزمنية المخصصة ".

ويعترف كال أنك قد تكون على حق. لكن لا يجب أن تستسلم أو تعمل في حالة من الذعر حتى الساعة 22:00.

يجب أن يكون لديك ما تفعله أقل مما لديك الآن. تذكر أنه ليست كل شؤونك مهمة كما قد تبدو. أنت تقول نعم أكثر مما ينبغي. اسأل نفسك ، "ما هو الشيء المهم حقًا بالنسبة لي في الحياة؟" ثم قطع أكبر قدر ممكن من غير الضروري.

كال نيوبورت

نحن دائما نقدر أفضل ما نقوم به. لذلك ، إذا كنت تريد أن تكون ناجحًا ، فلا تغمر نفسك ، دعك تقوم بمهام أقل ، ولكن ستتاح لك الفرصة لأدائها بشكل أفضل. يقول الناس نعم في كثير من الأحيان. أقول لا للكثيرين. أتجنب بلا رحمة المهام التي تريحني إذا شعرت أنها لا تهمني حقًا.

تشعر أنه ليس لديك وقت على الإطلاق ، لكن جون روبنسون ، المتخصص في إدارة الوقت ، لا يتفق معك ويعتقد أنه يمكننا اليوم أن نحظى بوقت فراغ أكثر من أي وقت مضى.

يصر على أن الناس المعاصرين لا يعملون بجد أكثر من أسلافهم (على الرغم من أن معظمنا يعتقد خلاف ذلك). تظهر الأبحاث أنه على مدار الأربعين عامًا الماضية ، أمضى الأشخاص وقتًا أقل بكثير في إكمال مهام العمل ، ومن المرجح أن ينخرطوا في عوامل تشتيت غير منتجة. كل شخص ، حسب جون ، لديه وقت للراحة.

ما هو الاستنتاج من هذا؟ تشعر أنه ليس لديك وقت لأنه ممزق إلى مهام صغيرة مزعجة تستنزف حياتك وحياتك.

لذا ، افعل أقل. لكن افعلها "أقل" بشغف وإثارة.

يتم تنظيم خططك وهي تتناسب تمامًا مع جدولك الزمني. لكن يبقى سؤال واحد مفتوحًا: ما المهام التي يجب أن تؤديها؟

5. إيلاء اهتمام أقل للمهام الصغيرة - التركيز على ما له أولوية أعلى

في العمل ، نقوم بأشياء مختلفة. الأشياء الصغيرة مثل تحليل البريد الإلكتروني ، والاجتماعات الحالية ، وإذا كنت تفكر في ذلك ، ليست دائمًا الاجتماعات الضرورية والتنصت على ثرثرة المكتب التالي ، لا تتطلب منا أي مجهود ذهني خاص. أنت لا تستخدم مواهبك هنا. إذا كنت منخرطًا في أي عمل مهم ، فهذا يتطلب تفعيل جميع قدراتك ومهاراتك. هذا يؤدي إلى نتائج جيدة.

ما هي مشكلة المهام الصغيرة؟ نحن نغرق في "المياه الضحلة".

يشعر الأشخاص الذين يعملون غالبًا في عطلات نهاية الأسبوع والليالي أنهم يقومون بعمل أقل بكثير من أولئك الذين يقولون وداعًا للعمل في الخامسة مساءً. هذا لأنهم يعملون كثيرًا ، لكن أهمية المهام التي يؤدونها ليست كبيرة.

من غير المحتمل أن يصبح أي شخص رئيسًا تنفيذيًا لمجرد أنه أجاب على جميع رسائل البريد الإلكتروني أو حضر اجتماعًا ثانويًا غير ضروري. نعم ، سيوفر لك التنفيذ الدقيق حتى للمهام الصغيرة من التعرض للطرد ، ولكن لن تكون قادرًا على التطوير إلا عندما تصبح المهام واسعة النطاق أولويتك الرئيسية.

لديك الوقت لتكريس المهام ذات الأولوية حصريًا. كيف تبدأ هذا العمل الصعب؟

الشيء الرئيسي هو التوقف عن فحص بريدك الإلكتروني أول شيء في الصباح.

تيم فيريس مؤلف كتاب "كيف تعمل 4 ساعات في الأسبوع"

حاول ألا تتحقق من بريدك الإلكتروني في أول ساعتين بعد الاستيقاظ. حتى أنه من الصعب على بعض الناس تخيل هذا ، سيكون لديهم بالتأكيد أسئلة مثل: "كيف يمكنني القيام بذلك؟ أنا بالتأكيد بحاجة إلى التحقق من بريدي ، وإلا فلن أتمكن من الوصول إلى العمل ". ستندهش من معرفة أنه في معظم الحالات ليس هذا هو الحال على الإطلاق.

نعم ، ربما يجب عليك حقًا الدخول إلى بريدك الإلكتروني وجمع المعلومات التي ستتيح لك إكمال المهمة بنسبة 100٪. ولكن يمكنك أولاً إكماله بنسبة 80 أو 90٪ ، وبعد ذلك فقط يمكنك الزحف إلى رسائلك للحصول على معلومات إضافية. لذلك ستوفر على نفسك في الصباح من المعلومات غير الضرورية والدخيلة ، والتي سيتحول انتباهك إليها بالتأكيد ، وستكون قادرًا على تكريس نفسك للعمل حصريًا.

إذن كيف نربط كل ما سبق معًا؟ الغريب ، فقط للتلخيص.

قدم لنا كال خمس نصائح جيدة:

1. قوائم المهام شريرة. ضع جدولاً لنفسك.
2. افترض أنك ستذهب إلى المنزل في الساعة 5:30 مساءً ، ثم خطط للأشياء التي يجب القيام بها قبل ذلك الوقت.
3. ضع خطة للأسبوع الحالي.
4. قم بمهام أقل ، لكن افعلها بشغف.
5. إيلاء اهتمام أقل للمهام الصغيرة - التركيز على أولوية أعلى.

الآن تبدو الكلمات "جدول" و "خطط" باردة بالنسبة لك ، ولا تفهم الفوائد المحددة التي ستجلبها لك. ولكن بمجرد أن تجعلهم جزءًا من حياتك ، ستدرك أن لديك وقت فراغ للعائلة والأصدقاء. بالإضافة إلى ذلك ، ستفعل أشياء يمكنك أن تفتخر بها.

كال نيوبورت

العمل الفكري هو في الواقع عمل بارع. لكن الأمر ليس صعبًا كما يبدو: أنت لا تقوم بنحت الخشب ، ولكنك تعمل بالمعلومات. أنت تطور الأفكار. عليك أن تفصل القمح عن القشر ، وأحيانًا تبتكر أفكارًا من المادة الخام. إذا بدأت في النظر إلى هذه العملية من منظور سيد ، فسوف تصبح أكثر سعادة ورضا عن عملك ، وبالطبع ، أكثر نجاحا في حياتك المهنية.

اختر من تريد أن تكون: مكتب منعزل أم مبتكر ناجح؟