5 أخطاء رئيسية في إدارة الوقت تمنعنا من القيام بكل شيء

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

نصنع قائمة بالمهام ونحاول الالتزام بالجدول الزمني مهما كان الأمر. ولكن بغض النظر عن مدى صعوبة المحاولة ، ستظل هناك مهام جديدة وعاجلة تظهر. القائمة تطول ، ولا يمكننا التخلص من الشعور بأن الوقت ينزلق من أيدينا حرفيًا. لذلك دعونا نتعرف على الأخطاء التي نرتكبها في أغلب الأحيان وكيفية إدارة وقتنا بشكل صحيح.

1. نحن لا نعطي الأولوية

بالطبع ، تعد قائمة المهام طريقة فعالة لتنظيم أفكارك حول ما يجب القيام به. ولكن إذا لم تحدد الأولويات ، فإن الشيء الأكثر أهمية يمكن أن يغيب عن الأنظار ببساطة. تحتاج إلى فهم اتجاه نشاطك والغرض منه ، وعدم القفز من مهمة إلى أخرى. يمكن أن يخبر تحديد الأولويات غير المناسب الكثير عن بيئة العمل الحالية.

يشعر الكثير من الأشخاص العاملين في فريق بعدم الارتياح عندما يطلب منهم رؤسائهم أو زملائهم القيام بشيء ما: يؤجلون مهامهم الحالية ، ولا يعطون الأولوية ، ثم لا يواكبون جدولهم الزمني. لذلك ، إذا كنت تخطط ليومك أو أسبوعك أو شهرك ، فاسأل نفسك ما هي أهم مهمة بالنسبة لك خلال هذه الفترة.

غالبًا ما يحدث أن العمل على مهمة مهمة يأخذ كل الأفكار ويتدفق تدريجيًا إلى التسويف. لأنه عادة ما يتطلب مجهودًا عقليًا جادًا وتركيزًا كاملاً. من المغري القيام بمهام صغيرة مدتها خمس دقائق طوال اليوم أكثر من القيام بمهمة كبيرة واحدة ليست سهلة ، على الرغم من أنها تجلب الكثير من المردود في النهاية.

2. نحن نبالغ في تقدير قوتنا

إن المبالغة في تقدير قدراتك خطيئة معروفة في إدارة الوقت. عندما تعتقد أن مهمة ما ستستغرق دقيقتين على الأكثر ، لكنها تستغرق نصف ساعة على الأقل. لتجنب هذا الموقف ، قبل بدء العمل ، اكتب في مكان ما مقدار الوقت الذي ستقضيه في ذلك.

إذا كانت المهمة تستغرق من 25 إلى 30 دقيقة ، فتأكد من وضعها في الجدول.

نصيحة أخرى: فكر مرتين في المدة التي قد تستغرقها المهمة بالفعل.

إذا كنت متأكدًا من أن مدة العمل 30 دقيقة ، فخصص ساعة في جدولك لأسباب تتعلق بالسلامة. وإلا فقد تصبح أحد مدمني العمل المؤسفين الذين يعملون طوال الليل.

في بداية يومك ، خذ 10 دقائق للتحقق من جدولك. الحقيقة: 10 دقائق من التخطيط في الصباح ستوفر لك ساعة خلال يوم عملك. لكن لا تقم بتحميل جدولك بالكامل ، تذكر أن تترك بعض وقت الفراغ للمهام الجديدة و / أو غير المتوقعة.

3. يصرف

تشتت الانتباه هو السبب الرئيسي للمماطلة. والأهم من ذلك كله ، أن الشبكات الاجتماعية والبريد يصرف انتباهنا عن العمل. لتجنب ذلك ، نوصي بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الوارد عند محاولة التركيز على الفروق الدقيقة في مهمة ما ، أو تحديد فترة زمنية للإشعارات ، على سبيل المثال ، كل ثلاث ساعات. سيساعدك هذا على عدم تشتيت انتباهك بالحروف كل دقيقتين.

هناك طريقة رائعة أخرى للقيام بذلك وهي تخصيص وقت خاص في جدولك تقضيه في العمل مع صناديق البريد الوارد الخاصة بك. إن فحص بريدك باستمرار يعني عدم الاهتمام به: فأنت تقوم بمسح الرسالة ضوئيًا بسرعة وإرسال استجابة بنفس السرعة ، وغالبًا ما تكون غير دقيقة ومع وجود أخطاء إملائية. الاعتذار وإعادة شرح ما تعنيه حقًا هو مضيعة للوقت كان من الممكن تجنبها.

يمكن أن تكون الفوضى أيضًا مشتتة للغاية. مجلدات مبعثرة بها أوراق على المكتب ، وفوضى في اللوازم المكتبية ، وملاحظات لا يمكن العثور عليها في هذه الفوضى … اجعلها قاعدة لتنظيف مكتبك في كل مرة في نهاية الأسبوع وتخلص بلا رحمة من الأوراق التي لا تفيد في أنت ومن غير المرجح أن تكون هناك حاجة.

4. نعتقد أن حساب الوقت المنقضي غير ضروري

هناك طريقتان لتوفير الوقت: تجاهل المهام الجديدة أو ترشيد استخدامها. ولكن حتى تبدأ في تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في نشاط معين ، فلن تعرف الطريقة المناسبة لك.

لمدة أسبوع أو أسبوعين ، حاول تتبع الوقت الذي تقضيه في مهام العمل. سيساعدك هذا على رؤية وتحليل كيف تقضي وقتك ، وفي المستقبل - لتجنب أخطائك.

هل تقاطعك المكالمات الهاتفية باستمرار أو تطرق بابك؟ هل تقضي الكثير من الوقت على الإنترنت أو تفحص بريدك كثيرًا؟ تعرف على الوقت الذي تستغرقه للقيام بهذه المهام غير المنتجة ، وقم بتطوير استراتيجية لتجاهلها أو تقليل العدد.

5. نحن نؤمن بتعدد المهام

يقول خبراء إدارة الوقت بصوت واحد: لا يوجد شيء اسمه تعدد المهام. ما يشار إليه عمومًا باسم "تعدد المهام" هو في الواقع النقل من مهمة إلى أخرى ، ولا يوجد شيء جيد في ذلك.

للحصول على أفضل نتيجة ، تحتاج إلى التركيز على مهمة واحدة ، وتعيين مؤقت والعمل في الوقت المحدد عليها فقط.

كرر لنفسك مثل المانترا: "الآن سأنتهي من هذه المهمة" - ولن تقفز من مهمة إلى أخرى.