أسرار مراسلات البريد الإلكتروني للأعمال

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

نقدم لكم مقالاً بقلم Artem Turovets حول نظام تنظيم المراسلات التجارية. هذه ليست مجموعة من "تقنيات الإنتاجية الفائقة" أو محاضرة عن التسويق عبر البريد الإلكتروني. سيشارك Artyom ببساطة تجربة شركته ، حيث حاولوا إعداد العمل بالبريد الإلكتروني حتى يشعر الجميع بالراحة.

ما هو البريد الإلكتروني؟ في عالم الأعمال الحديث ، هذه هي:

• وجهك. بمساعدة البريد الإلكتروني يمكنك إنشاء صورة إيجابية في عيون الطرف المقابل أو تدمير الانطباع الأول.
• أداة عملك. يحدث الكثير من التواصل مع العالم الخارجي عن طريق البريد الإلكتروني. لذلك ، من خلال إتقان هذه الأداة بشكل جيد ، يمكنك تسهيل حياتك بشكل كبير.
• إلهاء قوي. يحاول العالم الخارجي تشتيت انتباهك وضلالك عبر البريد الإلكتروني.

من وجهة النظر هذه ، دعونا ننظر إلى العمل مع البريد الإلكتروني. لنبدأ ببساطة.

تصميم الرسالة

أنا أستخدم عميل البريد Mozilla Thunderbird ، لذا سأستخدمه كمثال. لنقم بإنشاء حرف جديد وانتقل من أعلى إلى أسفل في قائمة الحقول.

إلى من. ينسخ. نسخة مخفية

قد لا يعرف شخص ما ، ولكن يمكن تغيير "إلى" من Mozilla إلى "نسخة إلى" أو "نسخة مخفية الوجهة".

• إلى: نكتب المرسل إليه الرئيسي أو عدة عناوين مفصولة بفواصل منقوطة.
• نسخة: نكتب لمن يجب أن يقرأ الرسالة ولكن لا نتوقع ردا منه.
• نسخة مخفية الوجهة: نكتب إلى الشخص الذي يجب أن يقرأ الرسالة ، لكن يجب أن يظل مجهولاً لبقية مستلمي الرسالة. وهي مناسبة بشكل خاص لإرسال الرسائل التجارية الجماعية ، على سبيل المثال ، الإخطارات.

ليس صحيحا في المراسلات الجماعية ، حدد المستلمين من خلال حقلي "نسخة إلى" أو "إلى". أتلقى عدة مرات في السنة رسائل يتم فيها إدراج 50-90 عنوانًا في الحقل "نسخة إلى". هناك انتهاك للخصوصية. لا يحتاج كل المستلمين إلى معرفة من تعمل معه في موضوع مشابه. من الجيد أن يكون هؤلاء أشخاصًا تعرفهم. ماذا لو تضمنت القائمة الشركات المنافسة التي لا تعرف بعضها البعض؟ على الأقل ، يجب أن تكون مستعدًا لتفسيرات غير ضرورية ، كحد أقصى ، لإنهاء التعاون مع أحدهم. لا تقم بمثل هذا.

حق إرسال رسائل بريدية جماعية إلى اسمك ، ووضع جميع المستلمين في حقل "نسخة مخفية الوجهة".

موضوع الرسالة

غالبًا ما يتم كتابة أهمية سطر الموضوع (في بعض الأحيان بشكل معقول) في مدونات الشركات الخاصة بهم بواسطة خدمات بريدية احترافية. ولكن في أغلب الأحيان نتحدث عن خطابات المبيعات ، حيث يحل سطر الموضوع المشكلة "يجب فتح البريد الإلكتروني".

نحن نناقش المراسلات التجارية اليومية. هنا يحل الموضوع المشكلة "يجب التعرف بسهولة على الرسالة ومؤلفها ومن ثم العثور عليها." علاوة على ذلك ، سيعود اجتهادك إليك في شكل كارما للعديد من رسائل الاستجابة ، فقط مع البادئات Re: أو Fwd ، والتي سيتعين عليك من بينها البحث عن الحرف المطلوب في الموضوع.

عشرين حرفًا هو حجم المراسلات ليوم واحد لمدير متوسط. أنا لا أتحدث عن رواد الأعمال وأصحاب الأعمال على الإطلاق ، فعدد حروفهم ينحرف أحيانًا عن نطاق 200 أو أكثر يوميًا. مرة أخرى: لا ترسل رسائل بريد إلكتروني تحتوي على سطر موضوع فارغ.

فكيف تصيغ سطر الموضوع الخاص بك بشكل صحيح؟

نحن في "سكاي" نوصي في رسائل خارجية أن نكتب في الموضوع: "سماء". في الداخل - فقط محتوى سطر الموضوع في ثلاث إلى خمس كلمات بدون بادئات.

خطأ # 1: فقط اسم الشركة في الموضوع. على سبيل المثال ، "Sky" وهذا كل شيء. أولاً ، من المؤكد أنك لست واحدًا من شركتك التي تتواصل مع هذا الطرف المقابل. ثانيًا ، مثل هذا الموضوع لا يحمل أي معنى ، لأن اسم شركتك يمكن رؤيته بالفعل من العنوان. ثالثًا ، خمن كيف سيبدو صندوق البريد الخاص بك مع هذا النهج في المراسلات؟ شيء من هذا القبيل.

هل من الملائم البحث عن مواضيع مثل هذا؟

خطأ # 2: عنوان بيع مبهرج. إنه لأمر رائع أن تعرف كيف تكتب عناوين مثل هذه. ولكن هل من المناسب استخدام هذه المهارات في المراسلات التجارية؟ تذكر الغرض من سطر موضوع خطاب العمل: ليس البيع ، ولكن لتوفير التعريف والبحث.

ليس صحيحا	حق
سارع بشراء محاور بسعر معقول!	عرض تجاري لتوريد المحاور
يجب أن نسرع للتحقق من النسب! روديون في طريقه!	للموافقة على فعل المصالحة على المصلحة مع ألينا إيفانوفنا
الانتباه! حل بورفيري بتروفيتش سر راسكولينكوف وسيحل مشاكلنا	عرض من استشاري: خصم نفسي

»

نص الرسالة

هناك العديد من الكتيبات الإرشادية للمناسبات المختلفة. على سبيل المثال ، الكثير من الأشياء المفيدة من ، وغيرهم من أساتذة الكلمة. أنصحك بقراءة مقالاتهم على الأقل لتحسين محو الأمية العامة وتحسين أسلوب الكتابة العام.

في عملية كتابة الرسالة ، يجب أن نتخذ باستمرار عدة قرارات.

مسألة مجاملة … في بداية الخطاب ، يمكنك أن تطمس في المجاملات أو حتى الحنان بروح "عزيزتي روديا ، منذ أكثر من شهرين حتى الآن ، لم أتحدث إليك كتابةً ، وهو ما عانيت منه أنا ولم أتحدث عنه حتى النوم ليلة أخرى التفكير ". إنه مهذب للغاية ومكلف للغاية ، سواء من حيث الوقت لتأليف مثل هذه المقدمة أو من حيث وقت المحاور لقراءتها. هذه مراسلات تجارية ، تذكر؟ ليس مقالًا من النوع الإرسالي للمنافسة وليست رسالة إلى والدة راسكولينكوف ، ولكن المراسلات التجارية.

نحن نحترم وقتنا والمتلقي!

من المنطقي تقديم نفسك وتذكير ظروف التعارف فقط في الرسالة الأولى المرسلة بعد اجتماع عابر في المعرض. إذا كان هذا استمرارًا للتعاون أو المراسلات الحالية ، في الحرف الأول من اليوم نكتب: "مرحبًا ، إيفان" ، في الحرف الثاني واللاحقة: "إيفان ، …".

جاذبية … كنت دائمًا قلقًا بشأن من أتصل به في رسالة إذا كان هناك العديد من المستلمين. لقد كتبت مؤخرًا رسالة إلى ثلاث فتيات يُدعى آنا. دون أي تردد ، كتبت "مرحبًا آنا" ولم أستحم. لكن هذا ليس هو الحال دائما.

ماذا لو كان هناك ثلاثة أو حتى سبعة مستلمين ولا يشاركونهم نفس الاسم؟ يمكنك سردها بالاسم: "مساء الخير ، روديون ، بولشيريا ، أفدوتيا وبيتروفيتش." لكنها طويلة وتستغرق وقتا. يمكنك أن تكتب: "مرحبًا أيها الزملاء!"

بالنسبة لي ، أستخدم القاعدة للإشارة بالاسم إلى الشخص الموجود في الحقل "إلى". ولأولئك الموجودين في النسخة لا تنطبق على الإطلاق. تسمح لك هذه القاعدة في نفس الوقت بتحديد (واحد!) المرسل إليه من الرسالة والغرض من هذه الرسالة بدقة أكبر.

الاقتباس … غالبًا ما تكون المراسلات عبارة عن سلسلة من الرسائل مع الأسئلة والأجوبة - في كلمة واحدة ، حوار. يعتبر عدم حذف تاريخ المراسلات وكتابة إجابتك أعلى النص المقتبس شكلاً جيدًا ، بحيث يمكنك العودة إلى هذه المراسلات بعد أسبوع من قراءة الحوار بسهولة من أعلى إلى أسفل في التواريخ التنازلية.

لسبب ما ، الإعداد الافتراضي في Mozilla هو "وضع المؤشر بعد النص المقتبس". أوصي بتغييره في قائمة "الأدوات" ← "إعدادات الحساب" ← "التأليف والعنونة". يجب أن يكون مثل هذا.

الغرض من الرسالة … خطابات العمل من نوعين:

• عندما نبلغ المحاور فقط (على سبيل المثال ، تقرير عن العمل المنجز لمدة شهر) ؛
• وعندما نريد شيئًا من المحاور. على سبيل المثال ، بحيث يوافق على الفاتورة المرفقة للدفع.

كقاعدة عامة ، هناك العديد من الرسائل المشجعة أكثر من رسائل الإبلاغ. إذا أردنا تحقيق شيء ما من المحاور ، فمن المهم جدًا أن نقول عنه في خطاب بنص عادي. يجب أن تكون العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء مصحوبة بدعوة للعمل بالاسم وتليها الجملة الأخيرة في الرسالة.

ليس صحيحا: "بورفيري بتروفيتش ، أعرف من قتل المرأة العجوز."

حق: "بورفيري بتروفيتش ، لقد اخترقت المرأة العجوز حتى الموت ، من فضلك ، اتخذ إجراءات لاعتقالي ، لقد تعبت من المعاناة!"

لماذا يجب أن يفكر المراسل لك ماذا تفعل بهذه الرسالة؟ بعد كل شيء ، يمكنه اتخاذ القرار الخاطئ.

التوقيع في النص … يجب عليها ان تكون. علاوة على ذلك ، تسمح لك جميع برامج البريد الإلكتروني بتهيئة الاستبدال التلقائي للتوقيع ، على سبيل المثال ، "Sincerely، …" الكلاسيكي. في Mozilla ، يتم ذلك ضمن أدوات → خيارات الحساب.

إن كتابة أو عدم كتابة جهات اتصال في التوقيع هو عمل شخصي للجميع. ولكن إذا كنت متصلاً بالمبيعات بأي شكل من الأشكال - فتأكد من الكتابة. حتى إذا لم تتم المعاملة بناءً على نتائج الاتصال ، فسيكون من السهل العثور عليك في المستقبل بواسطة جهات الاتصال من التوقيع.

أخيرًا ، هناك ميزة أخرى في نص الرسالة لأولئك المحاورين الذين لا يحبون (لا يمكنهم ، لا يريدون ، ليس لديهم الوقت) للإجابة على رسائلك. حدد الافتراضي في نص الحرف. على سبيل المثال ، "بورفيري بتروفيتش ، إذا لم تأت لاعتقالي قبل الساعة 12:00 يوم الجمعة ، فأنا أعتبر نفسي معفيًا". بالطبع ، يجب أن يكون الموعد النهائي حقيقيًا (لا يجب إرسال النص من المثال يوم الجمعة الساعة 11:50). يجب أن يكون المستلم قادرًا جسديًا على قراءة رسالتك واتخاذ قرار بشأنها. هذا "الصمت" يعفيك من المسؤولية عن عدم استجابة المحاور. كما هو الحال دائمًا ، يجب التعامل مع استخدام هذه الميزة بحكمة. إذا رد شخص ما على رسائلك في الوقت المحدد وبصورة منتظمة ، فإن مثل هذا الإنذار يمكن ، إن لم يسيء إليه ، أن يجهده قليلاً أو يؤدي إلى اتخاذ قرار بعدم الرد على الرسالة في الوقت الحالي ، ولكن يجعلك تنتظر يوم الجمعة.

المرفقات

غالبًا ما تأتي الرسائل مصحوبة بمرفقات: السير الذاتية ، والعروض التجارية ، والتقديرات ، والجداول الزمنية ، ومسح المستندات - وهي أداة مريحة للغاية وفي نفس الوقت مصدر للأخطاء الشائعة.

خطأ: حجم مرفق ضخم. غالبًا ما يتم تلقي رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات تصل إلى 20 ميغابايت. كقاعدة عامة ، هذه عمليات مسح ضوئي لبعض المستندات بتنسيق TIFF ، بدقة 600 نقطة في البوصة. يكاد يكون من المؤكد أن برنامج البريد الخاص بالمراسل سيتوقف لبضع دقائق في محاولات عبثية لتنزيل معاينة لهذا المرفق. والعياذ بالله للمتلقي أن يحاول قراءة هذه الرسالة على هاتف ذكي …

أنا شخصياً أحذف هذه الرسائل على الفور. ألا تريد أن ينتهي المطاف برسالتك في سلة المهملات قبل قراءتها؟ تحقق من حجم المرفق. من المستحسن ألا يزيد حجمه عن 3 ميغا بايت.

ماذا لو تجاوز؟

• حاول إعادة تكوين الماسح الضوئي الخاص بك إلى تنسيق ودقة مختلفة. على سبيل المثال ، في ملفات PDF و 300 نقطة في البوصة ، يتم الحصول على عمليات مسح يمكن قراءتها تمامًا.
• فكر في برامج مثل WinRar أو 7zip. يتم ضغط بعض الملفات بشكل مثالي.
• ماذا لو كان المرفق ضخمًا ولا يمكنك ضغطه؟ على سبيل المثال ، تزن قاعدة بيانات المحاسبة شبه الفارغة 900 ميجابايت. سينقذ التخزين السحابي للمعلومات: Dropbox و Google Drive وما شابه. تقوم بعض الخدمات ، مثل Mail.ru ، بتحويل المرفقات الضخمة تلقائيًا إلى روابط للتخزين السحابي. لكني أفضل إدارة معلوماتي المخزنة في السحابة بنفسي ، لذلك لا أرحب بالأتمتة من Mail.ru.

وهناك توصية أخرى ليست واضحة تمامًا حول الاستثمارات - الخاصة بهم اسم … يجب أن تكون مفهومة ومقبولة للمتلقي. بمجرد أن نكون في الشركة نعد عرضًا تجاريًا موجهًا إلى … فليكن فيودور ميخائيلوفيتش دوستويفسكي. تلقيت خطابًا من المدير يتضمن اقتراح مشروع للموافقة عليه ، وتضمن المرفق ملفًا باسم "DlyaFedi.docx". مع المدير الذي أرسل لي هذا ، حدث حوار مثل هذا:

- عزيزي المدير ، هل أنت مستعد شخصيًا للاقتراب من هذا الشخص المحترم وتسميته في مواجهة فديا؟

- بطريقة ما لا ، رجل محترم ، يناديه الجميع باسمه الأول وعائلته.

- لماذا أطلقت على الاستثمار اسم "دليا فدي"؟ إذا أرسلته الآن ، هل تعتقد أنه سيشتري منا محاور لهذا CP؟

- كنت سأقوم بإعادة التسمية لاحقًا …

لماذا تعد قنبلة موقوتة - رفض عميل محتمل - أو تقوم بنفسك بعمل إضافي لإعادة تسمية ملف؟ لماذا لا تسمي المرفق على الفور بشكل صحيح: "For Fedor Mikhailovich.docx" أو حتى أفضل - "KP_Nebo_Topory.docx".

لذلك ، تم تصنيفنا إلى حد ما مع البريد الإلكتروني على أنه "وجه". دعنا ننتقل إلى النظر إلى البريد الإلكتروني كأداة للعمل الفعال والتحدث عن إلهاءه.

التعامل مع الحروف

البريد الإلكتروني هو مصدر إلهاء قوي. كما هو الحال مع أي إلهاء ، يجب التعامل مع البريد عن طريق تشديد القواعد وتقديم جدول عمل.

كحد أدنى ، تحتاج إلى إيقاف تشغيل جميع الإشعارات المتعلقة بوصول البريد. إذا تم تكوين عميل البريد بشكل افتراضي ، فسيتم إخطارك بإشارة صوتية ، وسيومض الرمز المجاور للساعة ، وستظهر معاينة للحرف.باختصار ، سيفعلون كل شيء لإبعادك أولاً عن العمل الشاق ، ثم يغرقونك في هاوية الرسائل غير المقروءة والمراسلات غير المرئية - ناقصًا ساعة أو ساعتين من الحياة.

تسمح قوة الإرادة القوية لشخص ما بعدم تشتيت انتباهه عن طريق الإخطارات ، ومن الأفضل للأشخاص العاديين عدم إغراء القدر وإيقافهم. في Mozillla Thunderbird ، يتم ذلك من خلال القائمة "أدوات" ← "خيارات" ← "عام" ← "عند ظهور رسائل جديدة".

إذا لم تكن هناك إخطارات ، فكيف نفهم أن الرسالة وصلت؟

بسيط جدا. أنت نفسك ، بوعي ، خصص وقتًا لتحليل البريد ، وافتح عميل البريد وشاهد جميع الرسائل غير المقروءة. يمكن القيام بذلك مرتين في اليوم ، على سبيل المثال ، في وقت الغداء وفي المساء ، أو أثناء التوقف القسري ، على سبيل المثال ، في الاختناقات المرورية.

كثيرًا ما يُسأل ، ماذا عن أوقات رد الفعل ورسائل البريد الإلكتروني العاجلة؟ الجواب: ليس لديك رسائل عاجلة في البريد. ما لم تكن تعمل في قسم دعم العملاء (مثل هذا القسم له قواعده الخاصة للعمل مع البريد).

إذا كانت هناك رسائل عاجلة ، فسيقوم المرسل بإعلامك بذلك عبر قنوات أخرى - الهاتف ، والرسائل القصيرة ، وسكايب. ثم ستنتقل عن عمد إلى عميل البريد وتعالج البريد العاجل. يعلن جميع خبراء إدارة الوقت (على سبيل المثال ، Gleb Arkhangelsky مع "Time Drive") عن معيار الرد على البريد الإلكتروني لمدة تصل إلى 24 ساعة. هذه قاعدة طبيعية جيدة - لا تتوقع ردودًا فورية من المحاور عبر البريد الإلكتروني. إذا كان هناك خطاب عاجل ، أبلغ عنه عبر قنوات اتصال أسرع.

لذلك ، قمنا بإيقاف تشغيل الإشعارات والآن نقوم بتشغيل عميل البريد وفقًا لجدولنا الزمني.

ماذا يجب أن نفعل عندما ذهبنا إلى البريد وبدأنا في القيام بأنشطة تسمى "تحليل البريد الإلكتروني"؟ أين هي بداية ونهاية هذا العمل؟

لقد سمعت الكثير عن نظام البريد الوارد الصفري ، لكن لسوء الحظ لم أقابل شخصًا واحدًا يستخدمه. اضطررت إلى إعادة اختراع عجلتي. هناك مقالات حول هذا الموضوع على Lifehacker. على سبيل المثال، "". أدناه سأتحدث عن نظام البريد الوارد الصفري في تفسيري. سأكون ممتنًا لو قام معلمو GTD بالتحقق من التعليقات أو إضافة أو تحسين النظام الموصوف.

من المهم أن تفهم وتقبل أن البريد الإلكتروني ليس برنامج جدولة مهام أو أرشفة لأنشطتك. لذلك ، يجب أن يكون مجلد "علبة الوارد" فارغًا دائمًا. بمجرد أن تبدأ في تحليل صندوق الوارد الخاص بك ، لا تتوقف أو تشتت انتباهك بأي شيء حتى تقوم بإفراغ هذا المجلد.

ماذا تفعل مع رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك؟ تحتاج إلى المرور بكل حرف بالتسلسل وحذفه. نعم ، ما عليك سوى تحديد واضغط على Delete في لوحة المفاتيح. إذا لم تتمكن من إحضار نفسك لحذف الرسالة ، فسيتعين عليك أن تقرر ما ستفعله بها.

1. هل يمكنك الرد عليها في ثلاث دقائق؟ هل أنا بحاجة للإجابة عليه؟ نعم ضروري ، ولن تستغرق الإجابة أكثر من ثلاث دقائق ، ثم أجب فوراً.
2. تحتاج إلى الإجابة ، لكن تحضير الإجابة سيستغرق أكثر من ثلاث دقائق. إذا كنت تستخدم مخطط مهام يسمح لك بتحويل رسالة بريد إلكتروني إلى مهمة ، فقم بتحويل بريدك الإلكتروني إلى مهمة وانس أمره لفترة من الوقت. على سبيل المثال ، أستخدم خدمة Doit.im الرائعة تمامًا. يسمح لك بإنشاء عنوان بريد إلكتروني شخصي: تقوم بإعادة توجيه خطاب إليه ، ويتحول إلى مهمة. ولكن إذا لم يكن لديك برنامج جدولة مهام ، فقم بنقل الحرف إلى المجلد الفرعي "0_Run".
3. بعد الرد السريع على خطاب ، وتحويله إلى مهمة أو تعريف بسيط ، عليك أن تقرر ما يجب فعله بهذه الرسالة بعد ذلك: احذفها أو أرسلها إلى أحد المجلدات للتخزين طويل المدى.

ها هي مجلدات التخزين طويلة المدى الخاصة بي.

• 0_Run. ليس لدي مثل هذا المجلد ، ولكن إذا لم يكن لديك مخطط ، أكرر ، يمكنك وضع أحرف تتطلب دراسة مفصلة هنا. يحتاج هذا المجلد أيضًا إلى التنظيف بانتظام ، ولكن بنهج مدروس في وقت محدد بشكل خاص.
• 1_Ref. هذا هو المكان الذي أضع فيه رسائل تحتوي على معلومات أساسية: رسائل ترحيب مع تسجيلات الدخول من خدمات الويب المختلفة ، وتذاكر الرحلات القادمة ، وما إلى ذلك.
• 2_مشاريع. يتم هنا تخزين أرشيف المراسلات الخاصة بالشركاء والمشاريع التي توجد بها علاقة حالية. بطبيعة الحال ، يتم إنشاء مجلد منفصل لكل مشروع أو شريك.في ملف الشريك ، أضع رسائل ليس فقط من موظفيه ، ولكن أيضًا رسائل من موظفي "الجنة" تتعلق بهذا الشريك. ملائم للغاية: إذا لزم الأمر ، تكون جميع المراسلات المتعلقة بالمشروع في متناول اليد ببضع نقرات.
• 3_متحف. ها أنا أرمي تلك الحروف التي من المؤسف حذفها ، وفوائدها ليست واضحة. أيضًا ، يتم ترحيل المجلدات ذات المشروعات المغلقة من "2_Projects" هنا. باختصار ، يتم الاحتفاظ بأول المرشحين للحذف في "المتحف".
• 4_المستندات. فيما يلي خطابات مع عينات إلكترونية من المستندات التي قد تكون مفيدة في المستقبل للمحاسبة ، على سبيل المثال ، بيانات التسوية من العملاء ، وتذاكر الرحلات. يحتوي المجلد على الكثير من القواسم المشتركة مع المجلدات "2_Projects" و "1_Sprav" ، حيث يتم تخزين المعلومات المحاسبية فقط فيه ، ويتم تخزين معلومات الإدارة في المجلد "2_Projects". في "4_Documents" - معلومات ميتة ، وفي "2_Projects" - على قيد الحياة.
• 5_المعرفة. هذا هو المكان الذي أقوم فيه فقط بإضافة رسائل بريدية مفيدة حقًا أريد العودة إليها بعد فترة للإلهام أو لإيجاد حلول.

هناك إعدادات أخرى لعميل البريد مهمة لتشغيل هذا النظام. أولاً ، افتراضيًا ، يكون في Thunderbird مربع الاختيار وضع علامة على الرسائل كمقروءة محددًا. أفضل أن أفعل ذلك عن عمد ، لذلك اختفى مربع الاختيار! للقيام بذلك ، انتقل إلى القائمة "أدوات" ← "خيارات" ← "خيارات متقدمة" ← "قراءة وعرض".

ثانيًا ، نستخدم ملفات المرشحات … في السابق ، قمت بتطبيق عوامل التصفية التي تعيد توجيه الرسائل تلقائيًا إلى المجلدات المناسبة بناءً على عنوان المرسل. على سبيل المثال ، تم نقل خطابات محامٍ إلى مجلد "محامٍ". لقد رفضت هذا النهج لعدة أسباب. أولاً: خطابات محامٍ في 99٪ من الحالات تشير إلى مشروع أو شريك ، مما يعني أنه يجب نقلها إلى ملف هذا الشريك أو المشروع. ثانيًا ، قررت زيادة الوعي. يجب أن تقرر بنفسك مكان تخزين حرف معين ، ومن الأنسب البحث عن الرسائل غير المعالجة في مكان واحد فقط - في البريد الوارد. الآن أستخدم المرشحات فقط لتصنيف الحروف العادية التلقائية من أنظمة مختلفة إلى مجلدات ، أي الحروف التي لا تتطلب مني اتخاذ قرارات. تمت تهيئة المرشحات في Mozilla Thunderbird في قائمة Tools → Message Filters.

لذلك ، مع النهج الصحيح ، يجب أن يستغرق البريد الإلكتروني من 10 إلى 60 دقيقة في اليوم ، اعتمادًا على حجم المراسلات.

نعم ، وشيء آخر. لقد قمت بالفعل بإيقاف تشغيل الإشعارات بوصول رسائل جديدة ، أليس كذلك؟ ؛)