كيفية تنظيم وقت العمل والمكتب

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

تبدأ جميع الأعمال في المكتب بمساحة العمل الخاصة بهم ، لكن غالبًا لا يولي الأشخاص اهتمامًا كافيًا لهذه اللحظة. مساحة العمل ليست فقط أثاثًا وجهاز كمبيوتر ، ولكن أيضًا التخطيط وسير العمل وأدوات إضافية. تحتوي هذه المقالة على نصائح بسيطة حول كيفية تنظيم مكان عملك بشكل صحيح.

كل شيء يبدأ من مكان العمل.

كارنيجي

يبدأ العمل بمكان العمل وتنظيمه. هناك ، بالطبع ، استثناءات في شكل شخصيات مبدعة وفريدة من نوعها لا تعتبر هذه القضية مهمة بالنسبة لها. لكن حتى لديهم نظامهم الخاص من الفوضى الإبداعية ، حتى لو لم يعترفوا بذلك. يعمل معظم الأشخاص في مكاتب عادية في مساحات مكتبية عادية ، والنصائح التالية مخصصة لهم.

سطح المكتب

تعمل بيئة العمل المناسبة على ضبط العقل على الإيقاع الصحيح. أنت لا تبقي منزلك في حالة من الفوضى وأنت تعرف بالضبط أين وما هو. إنه نفس الشيء في مكان العمل: يجب أن يكون كل شيء في مكانه ، ولا يوجد شيء غير ضروري يمكن أن يصرف الانتباه عن المهام الرئيسية.

كيف يبدأ كل هذا عندما تأتي للعمل؟ من سطح المكتب. وعادة ما تكون هناك أكوام من الأوراق ، وأدوات مكتبية متناثرة ، وأكواب ، وبعض الهدايا التذكارية عديمة الفائدة والغبار على الكمبيوتر. وماذا ستكون الحالة الداخلية لمكان العمل هذا؟ مفكك. أنت ، بالطبع ، لن تعتقد ذلك ، لكن العقل الباطن قد قرر بالفعل كل شيء. مهما كانت الحقيقة ، أنت كذلك. والتقط وعيك هذه الفكرة ، وذهب مزاجك.

حافظ على مكتبك مرتبًا في جميع الأوقات. ابدأ يومك بالتخلص من الغبار ، واضبط الإضاءة ، واكتب معلومات مفيدة على الملصقات ، واغسل فنجان القهوة ، واملأ التقويم الخاص بك - ابدأ بنفسك. ستعمل هذه الإجراءات البسيطة على تنشيط العمل التالي.

مكان العمل المثالي هو أداة للوظيفة ، وإضاءة مريحة ، وأدوات مكتبية أساسية ، وأثاث بسيط للعامل.

كيف تعمل: الوقوف أم الجلوس؟ انت صاحب القرار. أعتقد أن الجلوس أفضل ، لكنك بالتأكيد بحاجة إلى أخذ فترات راحة: المشي ، والقيام ببعض الإحماء ، والحصول على بعض الهواء النقي ، وتسلق السلالم من طابقين إلى ثلاثة طوابق. جدول عملي: 45 دقيقة - مهمة بدون انقطاع ، استراحة لمدة 15 دقيقة ، ثم ساعة من العمل المتواصل و 15 دقيقة راحة. هذه هي الطريقة التي يتم بها تنظيم يوم العمل.

لا تنسى الخزانة أو الأرشيف الخاص بك ، حيث أن لكل موظف دائمًا ملفه الشخصي أو أرشيف ورقي خاص به. يمكنك أيضًا تخزين العناصر الشخصية في الخزانة التي لا ترغب في التباهي بها. يجب أن يؤدي كل رف وخزانة وظيفته ولا يتقاطعان مع العناصر الأخرى. سيجعل هذا الأمر أكثر ملاءمة للعمل مع المستندات والملحقات المتنوعة.

إدارة المستندات الإلكترونية

قم بعمل نسخ احتياطية من عملك ومستنداتك ومشاريعك ومعلومات الخدمة المخزنة على كمبيوتر عملك وأرسلها إلى خادم الشركة أو التخزين السحابي.

كم من الطاقة والأعصاب ينفق الناس بسبب المعلومات المفقودة! الكمبيوتر تحطم ، معلق ، شخص ما حذف عن طريق الخطأ البيانات الهامة. لا تكرر خطأهم وقم بعمل نسخ احتياطية. لا تدع الظروف تتحكم بك وعملك.

لا تقم بتثبيت التطبيقات غير الضرورية ، يتم تنفيذ معظم العمليات الضرورية في حزم البرامج القياسية. إذا كنت تتقن أداة معينة للعمل ، فاطلب من الإدارة أو قسم تكنولوجيا المعلومات تثبيتها ، مبررًا عملك الفعال فيها.

نصيحة بسيطة أخرى: حاول التمسك بشيء واحد في مساحتك الإلكترونية. إذا كنت تحب خدمات Yandex ، فاخترها ، إذا كانت خدمات Google - تعمل معها.ستعرف كل نقاط القوة والضعف في الأدوات ، وستتمكن أيضًا من إعداد نظامك بسرعة في مكان جديد. السباق نحو برامج جديدة ليس له ما يبرره دائمًا.

في محطة العمل ، قم بإنشاء تسلسل هرمي إلكتروني بسيط شخصي. يجب أن تجد أيًا من مستنداتك القديمة في أي وقت من الأوقات. هذا مهم بشكل خاص عندما يُطلب منك حل شيء ما بشكل عاجل ، وكنت قد نسيت مكان تخزين هذه المعلومات.

امسح جميع المستندات الأكثر أهمية. نشأت الكثير من تعارضات العمل بين الإدارات بسبب فقدان بعض الأوراق المهمة.

تخطيط

هل لاحظت أن العمل يتحول أحيانًا إلى فوضى: مجموعة من المهام ، والمحادثات ، والاجتماعات ، وتدقيق الأوراق. وأنت تدور في هذا إلى ما لا نهاية. يبدو أنك تعمل ، لكن من الصعب تسميتها تعمل. وراء كل هذا ، الصورة العامة لما يحدث غير مرئية ، وهذه واحدة من مشاكل الإنتاجية الحديثة: هناك أفعال ، والنتائج موجودة أيضًا ، لكنها ليست ملحوظة جدًا في الروتين.

لتجنب ذلك ، من الضروري وضع خطة للمهام والأنشطة لليوم والأسبوع وحتى لمدة شهر.

يستخدم معظمهم أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو اليوميات. نعم ، هذا جيد ، لكن الورق "ذاكرة وصول عشوائية" ، يخزن كل السيولة ، وتضيع المعلومات الأساسية في وفرة الصفحات. دفتر ملاحظات أو يوميات هو بالفعل طريقة قديمة للتخطيط. في اليوميات ، لا ترى الصورة الكاملة للأحداث ، ولا تكتشف متى يكون من الأفضل أن تفعل شيئًا ، ومتى يكون شيئًا آخر ، ويمكنك أيضًا أن تفوتك بعض الأحداث المهمة. لا توجد وسيلة لسحب البيانات المطلوبة وإجراء تحليل شامل. تخيل عدد الصفحات التي يجب أن تقلبها من أجل جمع المعلومات الضرورية.

يوجد الآن العديد من التطبيقات والخدمات عبر الإنترنت لتنظيم وقت عملك. صدقني ، يجب القيام بذلك إذا كنت تريد العمل بشكل منتج بغض النظر عن الموقف والمزاج. قائمة المهام اليوم تدور حول الإدارة الفعالة للوقت والمهام.

أستخدم نظام تخطيط السياق في بيئة Outlook في Gleb Arkhangelsky. ما يعجبني فيه: بساطة الأداة وفعاليتها ، تطبيق معروف ، الجمع بين التقويم والمهام والبريد في مساحة معلومات واحدة ، التكامل مع تطبيقات المكتب. يمكن تدريب أي موظف على نظام التخطيط هذا في وقت قصير.

فيما يلي بعض النصائح لتنظيم وقت عملك:

• خطط بمرونة ، في السياق ، وليس بشكل صارم في الوقت المناسب.
• تعلم أن تفهم ما هو مهم وما هو ليس كذلك.
• انفصل بسهولة عن الأمور التافهة.
• قدِّر جودة الوقت الذي تقضيه ، وليس الوقت نفسه.
• قل لا لنفسك وللآخرين عند الضرورة.
• ابدأ يومك بمهام صعبة وغير سارة.
• عند تخطيط المهام والمشاريع في العمل ، حدد مواعيد نهائية لها.

خدعة نفسية قوية تتمثل في شطب مهمة مكتملة أو وضع علامة أمامها. سيعطيك هذا طاقة داخلية إضافية لتحقيق نتائج رائعة. سترى أن كل شيء لم يذهب سدى.

العمل مع البريد

كيف تنظم العمل بالبريد؟

أولاً ، تحتاج إلى ضبط وقت التشغيل معها لتقليل عدد المقاطعات. من الأفضل القيام بذلك في الصباح ، عندما تبدأ المهام في التكون ، وفي فترة ما بعد الظهر ، عندما تحتاج إلى التحقق من سير الأمور.

ثانيًا ، لا يجب أن تجيب على الأحرف الغامضة على الفور. عليك أن تفكر في كل شيء: الاستئناف ، بناء الرد ، معلومات إضافية. حاول أن تجعل الذاتية منخفضة قدر الإمكان. انس الردود السريعة ، كما كان يفعل الجميع على الشبكات الاجتماعية.

ثالثًا ، لا تفرط في تحميل نص الرسالة بالمعلومات التي لا يفهمها إلا المرسل نفسه. حاول الإجابة بإيجاز وإيجاز ، وازن كل كلمة. في عصرنا الرقمي ، هذا مهم جدًا: لا أحد مهتم بالخوض في الاستدلالات الفريدة.

وأخيرًا ، لا تنسَ استخدام الإنترنت: مخاطبة المستلم ، أسلوب الكتابة ، معلومات الحالة ، معلومات الاتصال.تعلم كيفية كتابة خطاب وتحليل ما كتبته وكيفية التقديم.

أداة إضافية

من الأشياء الأخرى التي تساعد في جعل عملك أكثر كفاءة هو السبورة البيضاء. أداة لا غنى عنها ، خاصة عندما يقوم القسم بالعصف الذهني أو حل مشكلة خطيرة بمراحل وسيطة.

في مسيرتي المهنية ، كان مجلس الإدارة سمة لا غنى عنها لبيئة العمل. كما أنه مفيد من حيث توفير الورق. لن تصدق عدد الأوراق التي يتم إنفاقها في شرح أفكارك وحلولك.

بفضل التفكير البصري (يمتلكه الجميع) ، يمكن للناس أن يجتمعوا على السبورة ، ويشرحوا أفكارهم ، ويقترحوا أفضل الحلول لمشكلة ما. يمكن للجميع رؤية وفهم كل شيء.

أود أن أضيف أن الموسيقى تساعدني في عملي. له تأثير إيجابي على إنتاجيتي ، خاصةً عندما يتعين علي العمل بمهام متكررة على جهاز كمبيوتر أو إعداد حزمة كبيرة من المستندات. بشكل عام ، من الجيد أن تبدأ الصباح بموسيقى إيجابية. لكن لا يجب تشغيله للجميع ، تذكر: أنت لا تعمل بمفردك ، فبالنسبة لشخص ما ستتدخل الموسيقى فقط.