ليو بابوتا: عاداتي العشر عبر البريد الإلكتروني

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

© الصورة

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني أداة عمل رائعة ، أو يمكن أن يتحول إلى مصدر مزعج للتسويف ، وهذا هو بالضبط كيف تستخدمه بنفسك. كان هناك وقت تقدمت فيه بطلب لإفلاس بريدي الإلكتروني بالكامل ، والآن أتحقق منه مرتين إلى ثلاث مرات يوميًا كل يوم ، ولكنه يسير بسرعة وكفاءة.

لقد طورت العديد من العادات التي تساعدني على العمل بشكل فعال للغاية مع بريدي والتركيز بشكل أفضل على الأعمال المهمة الأخرى. ولكي أكون صادقًا ، فإن صندوق الوارد الخاص بي فارغ أخيرًا ويشعر بالارتياح. سأقدم 10 من عاداتي في هذا المقال. لا يعني ذلك على الإطلاق أنه يتعين عليك اتباعهم بشكل أعمى ، فأنا فقط أريد أن أظهر طريقي ، وعلى أساسه يمكنك تمهيد طريقك الخاص. إذن ، هذه هي العادات التي تناسبني:

ابحث في البريد في كثير من الأحيان

لا أبقي صندوق البريد الخاص بي مفتوحًا طوال اليوم. وأنا أنظر في ذلك بشكل غير منتظم. توصلت إلى استنتاج مفاده أنه في حالة تراكم 20-30 حرفًا في صندوق الوارد الخاص بي ، فلن ينهار العالم ، في نفس الوقت ، سيكون من السهل علي معالجة هذا المبلغ بالضبط بسرعة. انتباه! أقول العملية وليس القراءة. أفتح صندوق الوارد الخاص بي لنشر الرسائل في مجلدات أخرى ، وليس لقراءتها وتركها هناك.

مبعثر في المجلدات

أفتح بريدي وأبدأ في اتخاذ قرارات سريعة: الحذف أو الأرشفة ، القراءة والرد على الفور (إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين) أو أرشفة ، أرسل ردًا سريعًا ثم أرشفة ، أضف إلى قائمة المهام الخاصة بي للقيام بذلك لاحقًا (وضع علامة النجمة ثم أرشفة). على أي حال ، لا يجب ترك أي شيء في البريد الوارد.

أضف كل شيء إلى التقويم على الفور

إذا جاءني خطاب بتاريخ يجب أن أتذكره ، فأنا أدخله على الفور في التقويم. اجتماع وجهاً لوجه أو محادثة عبر Skype أو تمرين أو شيء لا يجب أن أتذكره إلا بعد أسبوع - يتم إرسال كل شيء على الفور إلى التقويم. الآن هذه هي أفضل عادتي ، لقد انتقلت إلى الأتمتة ، وبفضلها نادرًا ما أنسى شيئًا ما.

استخدم "مفاتيح التشغيل السريع"

أستخدم Gmail ، الذي يوفر مجموعة متنوعة من اختصارات لوحة المفاتيح لبريدي. في الواقع ، لم يستغرق الأمر مني سوى بضع دقائق لتعلمهم ، وبعد ذلك تتذكر ذاكرة العضلات المفاتيح.

فيما يلي الاختصارات التي أستخدمها:

"Gi" - العودة إلى البريد الوارد ؛

"E" - أرشيف ؛

"#" - حذف؛

"C" - إنشاء رسالة جديدة ؛

"R" - إجابة ؛

"F" - إلى الأمام ؛

"أ" - أجب الجميع ؛

"Gs" - انتقل إلى ملحوظ ؛

"Tab + Return" - عندما أقوم بإنشاء رسالة ، أرسلها وأرشفتها على الفور.

أستخدم أيضًا الإعداد عندما ، بعد حذف رسالة أو أرشفتها ، انتقل تلقائيًا إلى الرسالة التالية دون الرجوع إلى البريد الوارد ، وهذا يسمح لك بالتنقل بسرعة عبر الرسائل.

اكتب حروفًا قصيرة

عادة ما يكون إجابتي على الرسالة عبارة عن جملة من 1 إلى 3 جمل. نادرًا ما أكتب أحرف أطول من 5 جمل. ويجب أن يكون هناك سبب وجيه لذلك. إذا كنت بحاجة حقًا إلى كتابة الكثير ، فأنا أفضل القيام بذلك في مُحرر مستندات Google ومشاركته مع الشخص المناسب. تعني الرسالة القصيرة استجابة سريعة من المستلم ، لأنه لا يتعين على الشخص الخوض في غابة فصلك لالتقاط واستيعاب المعلومات الأساسية.

أضف المهام بسرعة إلى قائمة المهام

يستخدم بعض الأشخاص البريد الوارد كقائمة مهام ، ولكنه ليس مناسبًا تمامًا لذلك ، وإليك السبب:

1. يتم خلط المهام التي يتعين القيام بها مع رسائل أخرى ، ومن ثم يصعب الإمساك بها من بين الحشود.

2. لا تحتوي القصة الواردة في الرسالة دائمًا على دليل محدد للعمل ، ولكن بناءً على الرسالة ، يمكنك تعيين مهمة لنفسك.عندما تكون على وشك إكمالها ، سيتعين عليك إعادة قراءة الرسالة مرة أخرى لتذكر المهمة المحددة التي حددتها بنفسك بعد قراءتها.

3. في كل مرة تنظر في بريدك لتلتقط مهمة أخرى ، تصادف رسائل جديدة تجذب انتباهك وتشتت انتباهك عن المهام الرئيسية ، مما يؤدي إلى تعطيل إيقاع عملك.

قائمة المهام البسيطة والمريحة هي مستند نصي عادي حيث يمكنك إضافة مهام من رسائل البريد الإلكتروني ببضع نقرات. وأثناء العمل ، ستكون هذه الورقة أداة أكثر فاعلية ، لأنك لست مضطرًا إلى إلقاء نظرة على البريد الوارد طوال الوقت.

تخزين الرسائل غير المقروءة فقط في البريد الوارد

هذه خدعة للمستخدمين المتقدمين. لقد اخترقت صندوق الوارد الخاص بي في Gmail بطريقة لم تعد قادرة على تخزين الرسائل المقروءة. هذا يعني أنه إذا فتحت الرسالة ولم أسقطها في أي مجلد آخر ، فسوف تختفي ببساطة. هذا يحفزني على اتخاذ قرار بشأن ما يجب أن أفعله بهذه الرسالة ، على الفور ، أو سأفقدها ببساطة. بفضل هذا الإعداد المحدد ، لا تتراكم الرسائل المفتوحة في صندوق الوارد الخاص بي ، والذي يتحول تدريجياً إلى هراء.

ضع جانبا للقراءة

غالبًا ما يرسلون لي روابط لمقالات. أرسلها على الفور إلى Instapaper لقراءتها لاحقًا. هذا هو السبب في أنني أحاول قضاء وقت أقل على البريد ، لأن لدي الكثير من الأشياء الممتعة للقراءة بجانبه.

تصفية بلا رحمة

عندما يظهر خطاب في بريدي الوارد ولا أرغب في رؤيته ، أتعامل معه على الفور. لست كسولًا لإلغاء الاشتراك من القائمة البريدية أو تثبيت عامل تصفية على هذا المرسل. وهذا يقلل بشكل كبير من تدفق رسائل البريد الإلكتروني الواردة. أنا لا أرحم بشأن الرسائل التي تسد صندوق الوارد الخاص بي ، وهذه القاعدة تنطبق حتى على الأشخاص الذين يضايقونني كثيرًا.

أغلق البريد في نهاية معالجة الرسائل

الرسائل المفككة - أغلق البريد ولا تفتح لعدة ساعات حتى يتوفر عدد كافٍ من الأحرف مرة أخرى.

يعد الدخول في بعض عادات البريد الإلكتروني الجيدة أمرًا جيدًا. ستلاحظ على الفور مدى هدوءك في تنفيذ مهام أكثر أهمية ، والتخلص من فحص البريد الإلكتروني المتطفّل كل 10 دقائق. سيكون رأسك خاليًا من الأفكار الجديدة بمجرد أن يخلو صندوق الوارد الخاص بك من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية. حظا طيبا وفقك الله!