كيفية جدولة الاجتماعات لجعلها فعالة

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

لا تضيعوا وقتكم.

قد لا تحب الاجتماعات ، ولكن لا يزال عليك عقدها. هذا جزء أساسي من سير العمل في أي شركة. طريقة واحدة لجعل المواعيد أكثر فائدة وأسرع هي جدولة المواعيد بعناية. كتاب أولجا ديميانوفا ، دكتوراه في الاقتصاد ، “اجتماعات سريعة وفعالة. من التحضير إلى الحصول على النتيجة المرجوة.

بإذن من دار النشر "Alpina PRO" تنشر Lifehacker مقتطفات من الفصل الثاني.

الاجتماعات نفسها ليست مشكلة. بل إنها ضرورية وهي سمة إدارية للسلطة. تحتاج إلى التخلص من التجمعات الطويلة غير المجدية وغير الفعالة.

أكثر أنواع الاجتماعات شيوعًا:

• أسبوعي؛
• إستراتيجي ؛
• عمال؛
• إعداد التقارير؛
• اجتماعات التخطيط
• العصف الذهني.
• المحادثات والاجتماعات التجارية ؛
• إحاطات.

يمكن تجميع كل هذه الأنواع في أربع مجموعات رئيسية:

1. حسب المدة: سريع (حتى 30 دقيقة) ومطول (أكثر من ساعة) ؛
2. حسب عدد المشاركين: حتى 10 أشخاص أو أكثر ؛
3. عن طريق الغرض: العمل والسياسة والمعلومات ؛
4. بمرور الوقت: مخطط وغير مخطط له.

السمات المطلوبة لجدولة الاجتماع

ما التخطيط ل:

• أهداف؛
• جدول أعمال؛
• قائمة المدعوين
• جدول؛
• مواد إعلامية؛
• مسؤول عن حفظ البروتوكول ؛
• المهلة الزمنية للكلمات.

أولاً وقبل كل شيء ، يجب على القائد مراعاة أهداف الاجتماع. هذه هي نقطة البداية لجدول الأعمال وقائمة المشاركين والوقت واللوائح.

الأهداف الرئيسية للاجتماعات:

1. معلومات جديدة - للاجتماع الإعلامي:

• أخبار مهمة وتغييرات السياسة ؛
• مناقشة الخطط والاستراتيجيات.
• التنبؤ على المدى القصير
• عرض المنتجات والنهج الجديدة ؛
• مناقشة الميزانية.
• قضايا الموظفين.

2. مراقبة الأحداث واتخاذ القرارات التشغيلية - للاجتماعات المنتظمة:

• المخاطر والصعوبات الرئيسية ؛
• معايير لتقييم التقدم.
• تقييم العمليات الرئيسية والتغييرات الضرورية ؛
• مناقشة ما يحدث: ما الذي يسير على ما يرام ، وما الذي يحتاج إلى تحسين ؛
• الدروس الرئيسية ونتائج الإجراءات ؛
• تنسيق الجهود؛
• مجال الاتصالات.

3. التحفيز - اجتماعات إبداعية ، وتطوير مناهج جديدة وبناء الفريق:

• الدافع للعمل
• صنع القرار الجماعي
• تكريم النجاح الفردي والجماعي.

وبالتالي ، فإن الغرض يؤثر على نوع الاجتماع ونموذج تنظيمه. على سبيل المثال ، تختلف جلسات الإحاطة في عدد المشاركين وطول المدة. العادية هي ذات طبيعة مخططة ، فهي أسرع في الوقت المناسب مع عدد محدود من المشاركين. تتطلب الاجتماعات الإبداعية إعدادًا خاصًا: تنظيم الأثاث (طاولات منفصلة عادةً) والشاي والقهوة والإعدادات غير الرسمية ؛ لا تتطلب الالتزام بقواعد اللباس.

مصفوفة أيزنهاور لترتيب أسئلة الاجتماع

يجب أن نتذكر أن الاجتماع هو منصة يتم فيها اتخاذ القرارات المهمة والتغلب على المشاكل. مصفوفة أيزنهاور هو المجال الذي يتم فيه جمع كل المشاكل والأسئلة. يتم ترتيبها من حيث الأهمية والإلحاح.

	بشكل عاجل	لا تستعجل
الأهمية	أ	ب
لا يهم	ج	د

المربع أ: أمور مهمة وعاجلة

يجب أن يكون مربع الأمور المهمة والعاجلة فارغًا أو صغيرًا. سيشير هذا إلى أنك تقابل تاريخ الاستحقاق. إذا كان هناك العديد من هذه الحالات ، فهذه علامة على عدم التنظيم. أمثلة على الحالات التي يمكن تربيعها:

• القضايا المتعلقة مباشرة بواجباتك الوظيفية وتؤثر على أدائك ؛
• الحالات التي قد يؤدي فشلها إلى حدوث مشكلات ؛
• المسائل المتعلقة بالمناخ الصحي والنفسي في الفريق ؛
• الأمور التي تؤثر على سلامة الفريق ؛
• الحالات التي يجب تنسيق نتائجها أو عرضها على إدارتك.

المربع ب: مسائل مهمة ولكنها ليست عاجلة

عندما لا يكون للمهام أو الأمور إلحاح وليس هناك تفاصيل متى يجب إكمالها ، يقوم المنفذ بنفسه بتعيين التوقيت. يتضمن هذا المربع جميع الأشياء التي تتعلق بوظائفك في المؤسسة ، والأشياء التي تقوم بها على أساس منتظم ، وكقاعدة عامة ، يرتبط تنفيذها بالجدول العام في المؤسسة (على سبيل المثال ، إعداد النهائي التقارير). يمكن أيضًا أن تُعزى مهام البحث التي تتطلب قدرًا معينًا من الوقت إلى مثل هذه الحالات ، لكن مقدار تكاليف العمالة غير واضح حتى لحظة الإكمال. يجب مراقبة مهام المربعين الأول والثاني باستمرار ، وبالتالي يُنصح بإدراجها في جدول أعمال الاجتماعات.

المربع ج: عمل عاجل ولكن غير مهم

هذه هي المشتتات. في كثير من الأحيان ، يتدخلون ببساطة في التركيز على المهام المهمة ويقللون من الكفاءة. تذكر دائمًا أهدافك وتعلم التمييز بين المهم والثانوي.

يجدر الدخول في هذا المربع:

• الاجتماعات أو المفاوضات التي يفرضها شخص من الجانب ؛
• مناقشة القضايا التي يمكن للمرؤوسين حلها ؛
• مناقشة القضايا غير التجارية ؛
• مناقشة مواضيع مجردة.

المربع د: الأمور غير العاجلة وغير المهمة

الحالات في هذه الفئة لا تروج لك في المشاريع ، لكنها تصرف انتباهك عن العمل عليها.

• لا تجلب أي فائدة على الإطلاق ؛
• من المفيد عدم التعامل معهم على الإطلاق ؛
• أكلة الوقت.

لكل هدف ، يسأل القائد الأسئلة التالية:

• من لديه المعلومات والمعرفة فيما يتعلق بالقضية قيد النظر؟
• اهتمامات من تؤثر هذه القضية؟
• على من يعتمد القرار؟
• من الذي يحتاج إلى معرفة المعلومات التي سيتم مناقشتها؟
• من سينفذ القرارات المتخذة؟

يمكنك استخدام منهجية 99/50/1 عند جدولة اجتماعات المشروع.

ينظم القائد اجتماعات في ثلاث نقاط مهمة في المشروع:

• في البداية - لإشراك جميع المشاركين في وتيرة المشروع وبناء فريق المجموعة ؛
• في المرحلة المتوسطة - لمناقشة نتائج العمل المنجز والتعديلات الإضافية ، إذا لزم الأمر ؛
• عند خط النهاية ، عندما لا يزال يتعين تحقيق 1٪ من إجمالي الحجم - للتلخيص الأولي.

سيساعدك هذا التوقيت على الاستفادة بشكل أفضل من وقتك في الاجتماعات.

جدول أعمال

جدول الأعمال هو خطة المهام التي سيتم حلها في الاجتماع. من الضروري تحديد وقت كل خطاب بوضوح ، وتخصيص وقت منفصل للمناقشة والتعليقات من جميع المشاركين.

عند التخطيط لتوقيت اجتماعك ، من المهم مراعاة ما يلي:

• أهمية البند على جدول الأعمال؛
• المهلة الزمنية لكل أداء ؛
• يكسر إذا لزم الأمر ؛
• 20٪ من الوقت للحصول على معلومات إضافية مهمة.

يتم إرسال جدول الأعمال إلى جميع المشاركين في الاجتماع.

جدول أعمال مع تحديد الوقت وتفاصيل الخطب

1. نتائج العمل على إبرام العقود. تقرير إيفانوف (15 دقيقة).
2. مشاكل في نقل الإمدادات. تقرير بيتروف (15 دقيقة).
3. نتائج وخطط عمل المشروع. تقرير ت. سيدوروف (20 دقيقة).

تبدأ الساعة 11:00.

ينتهي الساعة 12:15.

تحتاج إلى تدريب نفسك على عقد اجتماعات سريعة وفعالة!

إرشادات وقتك:

مهم وعاجل	12 دقيقة
هام وغير عاجل	24-36 دقيقة عاجل ومهم: 12 دقيقة - مبدأ باريتو يعمل هنا: 20٪ من الوقت ينتج 80٪ من النتيجة ، بمتوسط ساعة واحدة (60 دقيقة) ، الوقت الأكثر إنتاجية هو 12 دقيقة (20٪ من 60 دقيقة). هام وغير عاجل: عادة مخططة. الوقت الفعلي لهذه الاجتماعات هو 24-36 دقيقة. تعمل طريقة 60/40 هنا ، والتي بموجبها ، عند وضع خطة لليوم ، يجب ترك 40٪ من الوقت مجانًا ، و 60٪ يجب تخصيصها للعمل المخطط ، بما في ذلك 20٪ لـ "غير متوقع" و 20٪ لمن ينشأ بشكل عفوي أو يصاحب ذلك. بمتوسط وقت اجتماع يبلغ ساعة واحدة (60 دقيقة) ، يكون وقت الأمور المخططة المهمة ولكن غير العاجلة هو 24-36 دقيقة (40-60٪ من 60 دقيقة).
غير مهم وعاجل	التفويض والتحكم عن طريق الهاتف ووسائل الاتصال الأخرى ، بما لا يزيد عن ثلاث دقائق للمراقبة.
غير مهم وغير عاجل	التفويض والمراقبة من قبل الإدارة ، بما لا يزيد عن دقيقة واحدة لكل وفد.

قائمة المدعوين

العدد الأمثل للمشاركين في الاجتماعات السريعة هو 5-7 أشخاص. يتم قبول من 8 إلى 12 شخصًا إذا كان قائد الاجتماع لديه مهارات التيسير.

لتوليد الأفكار وتحديد الأهداف والطيران ، فإن التكوين المثالي لا يزيد عن 15 شخصًا.

هناك قاعدة غير معلنة في Google - الحد الأقصى لعدد المشاركين لا يزيد عن 10.

لدى أمازون قاعدة مكونة من اثنين من البيتزا: يجب أن يكون هناك عدد كبير من الأشخاص في الاجتماع بقدر ما يمكنك إطعام اثنين من البيتزا.

هناك قاعدة 8-18-1800:

• لا يزيد عن 8 أشخاص - حل مشاكل العمل ؛
• لا يزيد عن 18 - العصف الذهني وحل المشكلات الجماعي ؛
• ما يصل إلى 1800 شخص - معلومات وفرصة للتواصل.

تقول دراسة أجرتها شركة Bain and Company أنه في مجموعات صنع القرار ، تؤدي إضافة أكثر من سبعة من كل مشارك إلى تقليل الكفاءة بنسبة 10٪ تقريبًا.

الأشخاص المسؤولون بشكل مباشر ملزمون بالمشاركة في الاجتماعات.

تسرد Apple اسم الشخص المسؤول بجوار كل عنصر من عناصر الاجتماع. وبالتالي ، فإن كل موظف لديه منطقة مسؤولية واضحة في إطار المهمة المعينة.

إذا كنت تنظم اجتماعات في كثير من الأحيان ، فسيكون هذا الكتاب مفيدًا بالتأكيد: تقدم Olga Demyanova 16 طريقة وأربع أدوات للدراسة من شأنها أن تساعد في زيادة فعالية جميع المشاركين في مثل هذه الاجتماعات.