لماذا لا تعمل قوائم المهام وكيفية إصلاحها

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

لتكون منتجًا ، ركز على الوقت وليس المهام.

تعني الإدارة الجيدة للوقت الحصول على المزيد من النتائج في وقت أقل. يشرح المدون ورائد الأعمال الشهير Thomas Oppong كيفية وضع خطط جيدة لتحقيق أهدافك ولماذا لا يمكن لقوائم المهام البسيطة إلا أن تعيق الإنتاجية.

لماذا لا تعمل قوائم المهام العادية

في قائمة المهام البسيطة ، لا تعكس المدة التي سيستغرقها إكمال أي مهمة. وعلى الأرجح ، تبدأ بأخرى صغيرة وغير معقدة لا تستغرق أكثر من خمس دقائق.

تدريجيًا ، توصلت إلى استنتاج مفاده أنك مرارًا وتكرارًا تتناول أشياء بسيطة فقط ، وتؤجل باستمرار الأشياء المهمة والمستهلكة للوقت لوقت لاحق. نتيجة لذلك ، لا تتزحزح المشاريع الكبيرة. وتبقى معظم نقاط الخطة غير محققة ، لأنك تستمر في إضافة نقاط جديدة إليها ، دون أن يكون لديك أي نظام تحكم.

هنا يتم تشغيل تأثير Zeigarnik ، حيث يتذكر الناس الإجراءات غير المكتملة أو المتقطعة بشكل أفضل من تلك التي تم تنفيذها. هذا يعني أن أفكار المهام غير المكتملة من قائمة المهام ستظل تدور في رأسك حتى تكملها. سوف يطاردك شعور هوس يجعل من الصعب التركيز على إنجاز المهمة. هذا يمكن أن يؤدي في النهاية إلى الإجهاد والأرق.

كيف تخطط بشكل فعال

صف يومك المثالي

يوصي جيسون ووماك ، المدرب التنفيذي والمتحدث والمؤلف حول الإنتاجية ، بأسلوبه في تنظيم العملية لتحقيق الهدف. يقترح كتابة نص لليوم المثالي للتركيز عليه. إن إدراك أن المثالي هو بالنسبة لك يحفزك على العمل.

لإنشاء برنامج نصي ، أجب عن الأسئلة التالية.

• كيف تريد أن تقضي يومك؟
• ما المهام بالضبط التي يجب أن تكتمل اليوم؟
• متى تكون أكثر إنتاجية؟

بناءً على الإجابات ، يمكنك تقسيم وقت العمل إلى أجزاء ، كل منها يحتوي على مهام معينة من قائمة المهام الخاصة بك.

ستساعدك هذه الطريقة على العمل بشكل أكثر فاعلية مع قائمة المهام الخاصة بك والتعامل مع المهام العاجلة والمهمة في الوقت المحدد.

خطط لكل شيء في التقويم

لجعل قوائم المهام الخاصة بك فعالة بقدر الإمكان بالنسبة لك ، لا تضع خططًا بسيطة بدون مواعيد نهائية ومواعيد نهائية ، ولكن تعلم كيفية استخدام التقويم بحكمة.

صف بالتفصيل اليوم القادم أو أسبوع كامل. ضع علامة على كل ما تبذلونه من الأشياء في التقويم والعيش وفقًا للجدول الزمني الذي تم إنشاؤه. سيساعدك هذا في تحديد المشروع الذي يجب معالجته أولاً وما إذا كان يمكنك إضافة المزيد من المهام.

بدلاً من تحديد الأولويات المعتاد ، قم بتشكيل عناصر الخطة مع التاريخ والوقت المحدد - خاصة فيما يتعلق بالمهام الأكثر أهمية. سيعطي هذا إحساسًا بالإلحاح ، وستكون قادرًا على إكمالها بنقطة معينة.

تقييم كل مهمة

إذا لم تحلل كيف تنفق كل يوم ، فمن المحتمل أنك تهدر معظمه.

تتمثل إحدى القواعد المهمة للإنتاجية في عدم ترك مهمة تستغرق وقتًا أطول مما تحتاج إليه.

لإدارة الوقت بشكل فعال ، لا يكفي مجرد معرفة ما يجب القيام به. تحتاج إلى النظر في المدة التي ستستغرقها. من الأفضل أن تقول ، "اليوم لدي 40 دقيقة فقط للقيام بذلك ،" بدلاً من التخطيط للأشياء بترتيب بسيط للأهمية بدون مواعيد نهائية محددة.

أضف إلى قائمة المهام الخاصة بك تقديرًا للوقت الذي سيستغرقه إكمال كل عنصر. حاول تحديد موعد كل دقيقة من الساعة 8 صباحًا حتى 5 مساءً. حدد مسبقًا متى ستكون هناك فترات راحة. حدد موعدًا للتحقق من الإخطارات والبريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي.

قد يبدو أن هذا النشاط يضيع الوقت فقط.لكنها في الواقع تضع المعايير التي تحاول مقابلتها. نتيجة لذلك ، سترى أن تركيزك قد تحسن.

يمكن أن يكون تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام اكتشافًا حقيقيًا لك. سيحدد هذا أسلوب عملك ويمكن أن يحسنه. يساعدك أيضًا على فهم أي وقت من اليوم تكون فيه أكثر أو أقل فعالية.

القياس هو الخطوة الأولى المطلوبة لمراقبة الأداء وتحسينه في نهاية المطاف. إذا كنت لا تستطيع قياس شيء ما ، فلا يمكنك فهمه. إذا كنت لا تستطيع فهم شيء ما ، فلا يمكنك التحكم فيه. وإذا لم تتمكن من التحكم فيه ، فلا يمكنك بالتأكيد تحسينه.

جيمس هارينجتون رجل أعمال ، متخصص في إدارة العمليات

قم بتحليل وقتك ، ومن ثم يمكنك تخصيصه بشكل صحيح.

الجدول الزمني

افتح مخطط اليوم أو تطبيق الجدولة وأضف المواعيد النهائية إلى قائمة المهام. قم بتعيين مستوى أولوية لكل منها.

ولفهم ما يستحق قضاء المزيد من الوقت ، أجب على نفسك بعض الأسئلة:

• ما المهام التي ستستغرق أقل من 20 دقيقة؟
• ما المهام التي ستستغرق أكثر من ساعة؟
• ما هو أفضل شيء تفعله في الصباح عندما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة؟

الآن بدلاً من "أكمل مشروع التصميم" اكتب "أكمل مشروع التصميم في ساعتين". حتى لو لم يكن لديك الوقت لإنهائه ، فسوف تنطلق على الأقل دون قضاء يوم كامل فيه.

إذا لم يكن لديك هدف لإكمال المهمة في تاريخ محدد ، فخطط لقضاء قدر معين من الوقت عليها كل يوم. ثم ننتقل إلى أشياء أخرى لا تقل أهمية. بهذه الطريقة يمكنك التخلص تدريجيًا من المهام الكبيرة.

قسّم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر

قد تستغرق بعض المهام ساعات أو حتى أيام. إذا كان لديك مشروع كبير أمامك ، فخذ بضع دقائق للتفكير فيه. ما الأجزاء التي تتكون منها؟ ما مقدار الجهد الذي يستغرقه وكم من الوقت سيستغرق؟ اكتبه.

بعد ذلك ، قسّم المشروع إلى عدة مهام ذات موعد نهائي واضح وحلها واحدة تلو الأخرى حتى تكتمل. كلما زاد عدد الإجراءات الصغيرة التي تحصل عليها ، ستبدو أكثر قابلية للتنفيذ.

عندما يصبح مقدار العمل الذي لا يمكن الوصول إليه شيئًا صغيرًا ، يركز الدماغ على ما يجب القيام به الآن - على مهمة محددة وهدف صغير. لذلك ، من الأفضل ترتيب سباقات السرعة من 40-60 دقيقة مع فترات راحة قصيرة.

اعمل على مهمة واحدة في كل مرة

امنحها اهتمامك الكامل ، وبعد ذلك ستكون قادرًا على أن تكون فعالًا قدر الإمكان.

يوضح Mark Murphy من مجلة Forbes: "عندما يتمكن الأشخاص من تجنب الانقطاعات في العمل ، هناك فرصة بنسبة 67٪ لتكوين انطباع بأن" اليوم كان يومًا مثمرًا للغاية ".

من المنطقي حقًا العمل لمدة ساعة في مهمة واحدة دون تشتيت الانتباه. ولكن قد يكون الأمر صعبًا ، خاصةً إذا كنت تتلقى إشعارات باستمرار أو تضطر إلى الإجابة على أسئلة من زملائك.

على سبيل المثال ، تساعد تقنية بومودورو على التركيز على العمل. وهي تنطوي على 25 دقيقة من سباقات العمل مع استراحات قصيرة مدتها 5 دقائق. بعد عدة طرق من هذا القبيل ، يمكنك الاسترخاء التام.

هذه الطريقة ليست عالمية: تختلف مدة التركيز وأسلوب العمل من شخص لآخر. لذا جرب تقنيات مختلفة لإدارة الوقت والتزم بالطريقة التي تناسبك شخصيًا.

على سبيل المثال ، إذا كنت أكثر إنتاجية في الصباح ، فقم بتأجيل المهام التي تستغرق وقتًا أطول. سيساعدك هذا على أن تصبح أكثر تنظيماً وتحقيق المزيد.