لماذا لا تعمل قوائم المهام وماذا تفعل حيال ذلك

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تحويل "جسدك" من دفتر ملاحظات بسيط إلى أداة قوية لاتخاذ القرار والتخطيط وتحليل تقدم المهام الموكلة.

لا يمكن أن تكون إدارة قوائم المهام أسهل. لقد كتبت أعمالي في عمود ، ثم تأخذها وتشطبها كما تفعل. ماذا يمكن ان يخطر لك؟

ومع ذلك ، إذا نظرت إلى عدد تطبيقات سطح المكتب والجوال والويب المختلفة التي تنفذ هذا المفهوم ، يصبح من الواضح أن كل شيء ليس بهذه البساطة على الإطلاق. على الرغم من تنوع الأدوات والوظائف ، لا تزال قوائم المهام لا تعمل! ربما لا تعرف كيفية استخدامها؟

يبدأ جميع الأشخاص في استخدام مديري المهام في اللحظة التي يشعرون فيها أن روتينهم اليومي يتحول إلى فوضى. يبدأون في نسيان الأشياء المهمة ، والتشويش على ترتيب المهام والواجبات ، ويخذلون زملائهم ويتأخرون عن المواعيد. في مثل هذه اللحظة ، يختار الشخص "tudushka" حسب ذوقه ويحاول إدخال التنظيم في حياته. وكقاعدة عامة ، نجح في البداية. ولكن يمر بعض الوقت ، وتتوقف قوائم المهام عن العمل ، وتعود الفوضى الأصلية إلى الحياة.

لماذا يحدث ذلك؟

النقطة المهمة هي أن مديري المهام هم مجرد أداة. الذي يحتاج إلى الإعداد بشكل صحيح حتى يعمل بشكل جيد. وإليك بعض النصائح حول كيفية القيام بذلك.

1. مشاركة

لا ينبغي بأي حال من الأحوال تفريغ كل ما تبذلونه من الأشياء الكبيرة والصغيرة في قائمة واحدة كبيرة وطويلة. لا يوجد شيء أكثر إحباطًا من التفكير في قائمة مهامك التي تحتوي على عشرات الإدخالات. في هذه الحالة ، فإن احتمال الوصول إلى ذيل القائمة يميل إلى الصفر. تشير دراسات الإنتاجية المختلفة عمومًا إلى أن عدد مهامك على ورقة واحدة يجب ألا يتجاوز 7-8 قطع. لذلك ، افصل قوائم المهام حسب الفئة والمشروع والموضوع والإلحاح ومعايير أخرى.

2. أضف المواعيد النهائية

وفقًا لقانون باركنسون ، يستغرق العمل دائمًا الكثير من الوقت الذي تعطيه له. لذلك ، فإن الاحتفاظ بقائمة المهام يكون منطقيًا فقط إذا كتبت وقت التنفيذ التقريبي بجوار كل عنصر. نعم ، في الواقع ، قد تكون هناك انحرافات ؛ نعم ، في بعض الأيام تسوء الأمور ، ولكن في معظم الأحيان تعمل هذه الطريقة. بعد وضع الوقت التقريبي لإكمال مهمة معينة ، ستسعى دون وعي إلى التوافق معها ، وهذا يغير قواعد اللعبة بشكل جذري. جربها وستندهش من مدى قوة قائمة المهام.

3. تحديد الأولويات

هذه النقطة بسيطة ومباشرة. نقوم بتنفيذ الأمور المهمة في المقام الأول ، الصغيرة وغير العاجلة - إذا كان لدينا الوقت. كل ما تبقى هو إعطاء الأولوية لقائمتك ، والقيام بذلك بشكل صحيح. بعد كل شيء ، هناك أمور ملحة للغاية ، لكنها غير مهمة على الإطلاق بالنسبة لك. ويحدث العكس. لذلك ، نقدم لك الأولويات التالية:

• مسائل مهمة وعاجلة ؛
• مهم ولكن ليس عاجلاً ؛
• عاجل ، لكنه ليس مهمًا جدًا ؛
• ليست عاجلة وغير مهمة.

4. تقييم

والقاعدة الأخيرة في هذه القائمة ، ولكن ليس أقلها أهمية ، هي الحاجة إلى تحليل وتقييم إنجاز قائمتك. لا تسعى للاختباء فورًا ونسيان المهمة المكتملة إلى الأبد. حاول أن تخصص بضع ساعات في نهاية كل أسبوع ، وربما حتى يوم كامل في نهاية الشهر ، للتقييم. التقط العناصر المتقاطعة من الأرشيف وقم بتقييم ما أعطاك تنفيذها.

• ما مدى جودة وسرعة أداء عملك؟
• هل يمكن أن يكون قد تم تحسينه ، أو ربما لم يكن يستحق كل هذا العناء على الإطلاق؟
• إلى أي مدى تقدمت نحو هدفك؟
• ما الذي يجب القيام به للمضي قدمًا خطوة أخرى؟

بعد أن تجيب على هذه الأسئلة وأسئلة مماثلة ، ستأخذ قائمتك معنى مختلفًا تمامًا بالنسبة لك. سوف يتحول من دفتر ملاحظات بسيط "حتى لا ننسى شيئًا ما" إلى أداة قوية لصنع القرار والتخطيط وتحليل الإنجازات.