كيف لا تكون عبدًا للبريد الإلكتروني: 7 نصائح من رئيس LinkedIn

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

يواجه عدد كبير من الأشخاص نفس المشكلة كل يوم: البريد الإلكتروني ، المصمم لتبسيط وتنظيم عمليات العمل والاتصال ، غالبًا ما يتحول إلى مشرف شرير ، مما يجبرك على مراقبة الأشخاص القادمين ، كما لو كنت تعمل على حزام ناقل. بمجرد أن تشتت انتباهك ، تحول المعلومات المتراكمة باستمرار صندوق بريد أنيقًا ونظيفًا إلى مكب نفايات ، مما سيصبح أكثر صعوبة في التنظيف كلما لم تعد إلى البريد.

نقدم لك اليوم بعض النصائح البسيطة لإدارة تفاعلات بريدك الإلكتروني من Jeff Weiner ، الرئيس التنفيذي لشركة LinkedIn. هذا الرجل المناوب مجبر على البقاء على اتصال مع مئات الأشخاص كل يوم ، ولديه العديد من الحيل التي تسمح له بعدم الغرق في سيل المعلومات هذا.

أصبح صندوق الوارد الخاص بي أساسًا المحور المركزي لسير العمل الخاص بي - أتواصل بانتظام مع أكثر من 4300 موظف في 26 مدينة حول العالم من خلال البريد. هذا لا يعني أنني كنت دائمًا من محبي البريد الإلكتروني ، أو أنني لم أواجه مواقف يشبه فيها عملي بالبريد العمل السيزيفي.

على أي حال ، طورت على مر السنين العديد من الإرشادات العملية التي سمحت لي بالانتقال من مفهوم "البريد يتحكم بي" إلى مفهوم "أتحكم في البريد".

1. ترغب في تلقي بريد أقل - أرسل بريدًا أقل

تبدو هذه النصيحة بسيطة بشكل يبعث على السخرية ، خاصة في سياق مثل هذه المشكلة الشائعة ، لكن بالنسبة لي ، أعتبرها القاعدة الذهبية لإدارة البريد الإلكتروني الناجحة.

وصلني هذا الاستنتاج أثناء عملي في شركة سابقة ، حيث غادر الشركة اثنان من الأشخاص الأكثر ارتباطًا بي. لقد تواصلوا بشكل فعال للغاية مع الناس ، وعملوا بجد ، وكما اتضح ، أرسلوا الكثير من البريد. أثناء عملهم في الشركة ، بدا حجم المراسلات الواردة عبر البريد الإلكتروني طبيعيًا تمامًا ، ومع ذلك ، بعد مغادرتهم ، وجدت أن حركة البريد في بريدي انخفضت بنحو 20-30٪.

كل هذا النشاط في البريد لم يكن فقط رسائلهم: كانت هناك إجاباتي عليهم ، ولكن كانت هناك أيضًا رسائل وأجوبة من جميع المرسل إليهم مرفقة بالمراسلات. في كثير من الأحيان لم تتطلب هذه الرسائل مشاركتي الإجبارية في المناقشة.

منذ تلك اللحظة ، وضعت لنفسي شرطًا واضحًا - ألا أكتب بلا داع. النتيجة: بريد أقل والمزيد من طلبات البريد الوارد دون المساومة على أنشطة العمل. منذ ذلك الحين ، حاولت ألا أخرج عن هذه القاعدة.

2. وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني المعلقة كغير مقروءة

لقد أدى وضع علامة "غير مقروءة" على رسالة بريد إلكتروني إلى تغيير طريقة عملي مع البريد بشكل جذري. يكفي أن أتصفح الرسائل الواردة بسرعة ، وأجيب على الفور على الرسائل الأكثر إلحاحًا ، وحذف الرسائل غير الضرورية. نفس الحروف التي أحتاج إلى العودة إليها لاحقًا ، إذا كان هناك وقت ، فأنا أضع علامة "غير مقروءة". هذا يزيل الخوف من أن رسالة مهمة ، إذا تمت قراءتها وتركها دون إجابة ، سيتم نسيانها ودفنها في أحشاء صندوق البريد. يسمح لنا نفس النهج بتنفيذ نوع من قائمة المهام ، والتي سأعود إليها لاحقًا.

أحاول إنهاء كل يوم عمل بحد أدنى من هذه الرسائل المعلقة ، ومن الأفضل ألا تكون كذلك على الإطلاق. إذا لم يكن لدي وقت للعودة إليهم في هذا اليوم ، فسأبدأ معهم في صباح العمل التالي.

3. وضع جدول بريد واضح

على مدى السنوات القليلة الماضية ، كانت حياتي في أيام العمل تسير وفقًا لجدول زمني واضح إلى حد ما. الاستيقاظ في الساعة 5: 00-5: 30 صباحًا ، ساعة واحدة إلى مكتب البريد ، قراءة الأخبار ، الإفطار ، اللعب مع الأطفال ، التدريب ، المكتب ، العودة إلى المنزل ، وضع الأطفال في الفراش ، العشاء مع زوجته ، الراحة (عادةً ما يكون هذا هو مشاهدة التلفزيون مع التنظيف المصاحب لمجلد البريد الوارد أثناء الإعلانات واللحظات المملة).

اتضح أنه بالالتزام بهذا الجدول الزمني ، يمكنني بسهولة إدارة البريد ، ومع ذلك ، بمجرد تغيير الجدول الزمني قليلاً ، تبدأ الفوضى في صندوق البريد.

في هذه الحالة ، لن تشعر بالضغط المتزايد من إدراك أن صندوقك سيترك فجأة دون رقابة. سيساعد الحفاظ على الجدول الزمني على المسار الصحيح في إبقاء الأمور تحت السيطرة. لقد ساعدت بنجامين فرانكلين ، كما أنها تساعدك أيضًا.

4. التعبير عن نفسك بشكل أكثر وضوحًا

تذكر لعبة الهاتف المكسور؟ كان الأمر مضحكًا جدًا في ذلك الوقت ، ولكن الآن يتم أخذ كل شيء في الاعتبار في مفهوم العمل والأعمال ، ولا يوجد وقت للألعاب.

الكلمات مهمة جدًا ويجب اختيارها بعناية شديدة لتجنب الغموض وسوء الفهم. كلما كان النص أكثر وضوحًا ووضوحًا في فهم النص ، قل احتمال تلقيك رسالة ثانية تطلب توضيح الحرف الأول.

5. فكر في المستلمين

غالبًا ما يبدو أن حقلي "إلى" و "نسخة" ينظر إليهما الكثيرون على أنهما متماثلان. في الواقع ، بمساعدتهم ، يمكنك أن توضح بشكل لا لبس فيه أي من المستلمين تتوقع ردًا منه ، ومن الذي تم إرسال نسخة من الرسالة إليه لإبقائه على اطلاع.

في الواقع ، يعد عدم إبراز المستلمين المطلوب الرد منهم أسرع طريقة لإثارة الذعر والارتباك في المراسلات. 6 مستلمين بدلاً من مستلم واحد و 5 نسخ هي 5 ردود محتملة إضافية ، يمكن أن يتطور كل منها إلى سلسلة منفصلة كاملة من الرسائل.

6. تأكيد الاستلام

إذا تمت الإشارة إليك كمستلم ، وكانت الرسالة موجهة إليك حقًا ، فلا تكن كسولًا لإبلاغ المرسل أنك تلقيت الرسالة. لا تحتاج إلى الكثير من الكلمات ، يكفي أن تكون كلمة "مستلمة" أو "مستلمة" بسيطة. ستصبح هذه علامة على أنك تلقيت المعلومات كاملة وفي الحجم المناسب وأن المرسل لم يعد مطلوبًا أن يرسل لك شيئًا آخر حول نفس الموضوع.

إذا لم تكن قد أكدت الاستلام ، فسيظل المرسل غير مدرك تمامًا للرسالة. ربما ضاعت في أعماق صندوقك؟ إذا كانت هذه معلومات مهمة ، فإن الشك والقلق سيجبر المرسل على كتابة خطاب آخر لك مع طلب لتأكيد استلام الحرف الأول ، أو سؤال شخص آخر عن وجودك في مكان العمل. يتم إشراك المزيد من الأشخاص ، ويتم إرسال رسائل إضافية واستلامها.

7. ابعد العواطف عن البريد

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني أداة مفيدة إذا تم استخدامه بشكل صحيح. يمكن أن تصبح أيضًا قوة مدمرة إذا تم استخدامها بشكل غير صحيح. المثال الأكثر شيوعًا هو استخدام البريد لمناقشة القضايا المثيرة للجدل والمتضاربة والحساسة.

لا تتوقف أبدًا عن إدهاشي كيف يستخدم الناس الكلمات والتعبيرات في المراسلات التي لن يقولوها أبدًا أمام نفس الجمهور.

إذا وجدت نفسك فجأة في مثل هذه المراسلات ، فافعل شيئًا واحدًا بسيطًا - توقف. يمكنك حل نزاع أو نزاع عن طريق التقاط الهاتف والاتصال بالمرسل إليه ، أو من خلال الاجتماع معه شخصيًا. لا ينبغي التعامل مع مثل هذه الأشياء الدقيقة في المراسلات النصية. لا ينقل النص المكون العاطفي والتنغيم والأشياء المهمة الأخرى التي يمكن أن تكون حاسمة لحل بناء للقضية.

(عبر جيف وينر)