كيفية تفويض مهام العمل بشكل صحيح

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

الأوامر الفئوية وعدم الانتباه لمصالح الموظفين وقلة الامتنان ليست هي الطريقة الأكثر فاعلية لتوزيع المهام في الفريق.

القائد الجيد ليس هو الشخص الذي يتحمل كل شيء على أكتافه ، ولكنه قادر على تجميع فريق فعال قوي وتوزيع المسؤوليات بكفاءة ، بما في ذلك المسؤوليات غير المخطط لها.

التفويض ، أي تفويض المهام من موظف إلى آخر ، يساعد على زيادة مستوى المشاركة في الفريق ، والمدراء الذين ينجحون في ذلك ، في المتوسط ، يجلبون لشركاتهم عائدات أكثر بنسبة 33٪ من غيرهم.

لكن مجرد قول "افعل هذا" خطأ. نغمة الترتيب ، والمهمة المجدولة بشكل سيئ ، والافتقار إلى الشرح - كل هذا يمكن أن يتسبب في الرفض ، ونتيجة لذلك ، ينتهي الأمر بعدم الحصول على أفضل نتيجة.

تحدثت الخبيرة في كلية هارفارد للأعمال لورين لاندري عن القواعد التي ستساعد على التفويض بفعالية وتحسين الأداء.

1. تقييم قدرات الموظفين

هناك مهام لا يمكن تفويضها. على سبيل المثال ، هم جزء لا يتجزأ من مسؤولياتك. أو موظف آخر ليس لديه المعرفة والمؤهلات لأداء مثل هذه المهام. أو ، على العكس من ذلك ، فهي أبسط بكثير من تلك التي يفعلها عادة. على سبيل المثال ، فإن مطالبة مدير المبيعات أو المدقق بالعثور على سيد لإصلاح آلة القهوة المكتبية سيكون ، بعبارة ملطفة ، غير مناسب.

بشكل عام ، قبل أن تعهد بشيء إلى شخص ما ، يجب أن تسأل نفسك:

• هل سيتعامل الشخص مع هذه المهمة؟ هل لديه ما يكفي من الوقت أم أنه سيتعارض مع مسؤولياته الأخرى؟
• هل سيكون لدى الموظف ما يكفي من المعرفة والمهارات؟ أو هل يتعين عليك تحديثه لفترة طويلة بحيث يسهل القيام بذلك بنفسك أو العثور على متخصص آخر؟ لنفترض أنك بحاجة إلى إعداد تقرير عن عمل الفريق في مشروع ما ، لكن الزميل الذي تريد أن توكل إليه هذا لم يفعل ذلك على الإطلاق ، مما يعني أن العمل سوف يتحرك ببطء ، مع صرير ، ويمكنك يجب أن تعيد كل شيء.
• هل ستساعد هذه المهمة الموظف على تحسين بعض المهارات واكتساب الخبرة؟ هذا اختياري ، لكنه سيكون لطيفًا.
• هل هناك موظف يمكنه التعامل معها بشكل أفضل؟

2. حاول أن تستوعب اهتمامات واحتياجات الجميع

على سبيل المثال ، تحتاج إلى تنظيم بناء الفريق للفريق بأكمله ، لكن لا يوجد موظف خاص لهذا الغرض. ولكن هناك شخص قوي في التواصل ويود اكتساب الخبرة في تنظيم الفعاليات والتدريب وإدارة شؤون الموظفين. يمكنك عرض هذه المهمة عليه.

أو تُترك الشركة مؤقتًا بدون متخصص SMM ، ولكن هناك شخص على دراية جيدة بخوارزميات الشبكات الاجتماعية ولا يمانع في تجربة التسويق.

بالطبع ، هذا ليس ممكنًا دائمًا. هناك مهام مملة لا أحد يحبها. ولكن مع ذلك ، لن يكون من الضروري إجراء تقييم نقدي للفريق والتفكير في من يمكن أن تستفيد المهمة الجديدة.

3. تعيين المهمة بشكل صحيح

عند مخاطبة أحد الموظفين ، اشرح سبب رغبتك في تكليفه بالمهمة ، وكيف يمكن أن تكون مفيدة للشركة وله شخصيًا. تأكد من الثناء وإدراج نقاط قوته التي أثرت على اختيارك. كن مهذبا.

أخبرنا عن المهمة بالتفصيل. لديك هدف واضح وجدول زمني. تقديم جميع المستندات المطلوبة والمعلومات الأخرى. سيكون من الجيد جدًا أن تكون جميع المواد اللازمة واضحة ومنظمة ، بحيث لا يضطر الموظف إلى قضاء ساعات طويلة في معرفة ما هو.

4. توفير اتصال عادي وأجواء مريحة

دع الشخص يعرف أنك متواجد دائمًا للمساعدة ، واقتراح ، والإجابة على الأسئلة. حذر من أنه إذا لم يتأقلم مع الموعد النهائي أو فاته لسبب ما ، فسيكون قادرًا على التحدث إليك ، وستأتيكما معًا بشيء ما.

اسأل عما يحتاجه لإكمال المهمة. قد تحتاج إلى تزويده بمعلومات إضافية أو ، على سبيل المثال ، إعفاؤه من الشؤون الجارية.

من المهم أن تظل ودودًا ، حتى لا يتردد الموظف حقًا في الاتصال بك إذا حدث خطأ ما.

5. كن في الجانب الآمن

عندما تكمل مهمة ما بنفسك ، فأنت تتحكم بشكل كامل في الموقف. إذا تولى شخص آخر الوظيفة ، فقد يكون هناك مليون مشكلة قد تؤدي إلى نتائج سيئة أو عدم الالتزام بالمواعيد النهائية.

فكر مقدمًا فيما ستفعله في حالة حدوث تطور غير موات للأحداث. كن مستعدًا لتولي المهمة بنفسك أو الاستعانة بمصادر خارجية سريعًا لشخص آخر.

حاول التعامل مع هذه المواقف ليس على أنها فشل ، ولكن كتجربة ستساعدك على فهم فريقك بشكل أفضل وقدراته ومستوى التنظيم.

6. التحلي بالصبر

نعم ، هناك أشياء يمكنك القيام بها بمفردك بشكل أسرع من تكليف شخص ما ، ثم قضاء الوقت في الإجابة على الأسئلة ومراقبة النتيجة.

من المهم أن تتذكر أنك لست أوركسترا بشرية ، ومن أجل العمل الفعال تحتاج إلى تطوير فريقك ، وإعطاء الموظفين الفرصة للقيام بشيء جديد ، وزيادة الكفاءة ، والتعلم ، بما في ذلك من أخطائك.

هذا يعني أنه عليك التحلي بالصبر إذا طرح أحدهم أسئلة كثيرة جدًا أو تعامل مع مهمة أبطأ مما كنت تتوقع.

7. اعطاء واطلب ردود الفعل

عند الانتهاء من المهمة ، تأكد من إخبار الموظف بكيفية تقييمك لعمله: ما الذي أعجبك وما أنت مستعد للثناء عليه ، وما هي النقاط التي يمكن تحسينها ، وما الذي يجب القيام به لهذا ، وما الذي تبحث عنه في مستقبل.

كن على صواب. لا تقسم ، لا ترفع صوتك ، لا تقلل من شأنك ولا تنتقد بدون سبب. تأكد من أن تبدأ بالثناء ثم تحدث بلطف عما يجب العمل عليه.

إذا كانت مهمة الشخص جديدة وصعبة ، اسأله كيف يعمل عليها. ما كان سهلاً وما لم يكن كذلك ، وما هو مثير للاهتمام وما لم يعجبه على الإطلاق ، وكيف يقيم النتيجة بنفسه ، وما الذي يود تحسينه وكيف يخطط للقيام بذلك.

8. لا تنس أن تقول شكرا لك

وليس فقط شخص لواحد ، ولكن أيضًا علنًا ، خاصة إذا لم تكن المهمة سهلة. امدح الشخص أمام الفريق بأكمله ، وامنحه يومًا إضافيًا ، وحدده كأفضل موظف ، إذا مارست الشركة ذلك.

أيضًا ، لا يجب أن تستحوذ على ثمار عمل شخص آخر. بدلاً من قول "لقد نظمت بناء الفريق" أو "لقد أعددت التقرير" ، من الأفضل التأكيد على أنك أعددت كل شيء معًا وأن زميلك ساعد كثيرًا. يقدر الناس الاعتراف بمزاياهم ، مما يجعلهم أكثر انخراطًا وولاءً للشركة.