كيفية عمل جدول زمني لكل يوم وعدم كسره أبدًا

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

الوقت بلا شك هو أثمن مورد نملكه. لذلك ، فإن مهارات إدارة الوقت أمر بالغ الأهمية. لكن وضع جدول زمني جيد لا يكفي. ستساعدك هذه النصائح في تكوينه بحيث لا ترغب في كسر الترتيب المعمول به.

تعتمد رفاهيتك وإنتاجيتك ومزاجك الجيد على كيفية إدارتك لوقتك. استخدم هذه النصائح وقم بإنشاء جدول من شأنه أن يكون خطيئة مميتة لكسرها.

1. تحتاج إلى العمل دون انقطاع

إذا كنت منخرطًا بشكل أساسي في العمل الفكري (على سبيل المثال ، أنت مصمم ، مهندس ، كاتب ، عالم) ، فأنت بحاجة إلى التركيز على المهمة المطروحة والتقاط ما يسمى بالتدفق. للعمل بشكل جيد ومنتج ، اترك في الجدول فترات زمنية واضحة لن يتم فيها تشتيت انتباهك أو مقاطعتك أو مغادرة مكان عملك. استخدم هذه الإطارات الزمنية للعمل فقط.

من السهل حساب مقدار الوقت الأمثل وفقًا للقاعدة التي اقترحها مدير Facebook David Gillis.

يجب أن يحتوي جدولك الأسبوعي على ست فجوات على الأقل ، بطول ثلاث ساعات ونصف على الأقل ، وتخصيصها بشكل صارم للعمل بدون توقف.

إنه صعب ، لكن من الضروري السعي لتحقيقه. في الأساس ، عليك أن تعمل ثلاث ساعات ونصف كل يوم حتى موعد الغداء. وتجد يوما ستعمل فيه ثلاث ساعات ونصف دون توقف وفي فترة ما بعد الظهر.

راجع جدولك. وهل فيه مكان لتطبيق هذه القاعدة؟ إذا لم يكن هناك مكان ، فلديك مشكلة. وأنت بحاجة ماسة إلى حلها.

ماذا يحدث إذا لم تتبع هذه القاعدة؟

• لن تكون منتجًا.
• سيتعين عليك إنهاء العمل بعد ساعات ، في الليل ، أو قضاء عطلات نهاية الأسبوع فيه.

من الواضح أنك لن تدوم طويلاً في هذه الحالة. لذا حاول إعادة ترتيب جدولك الزمني ليلائم القاعدة. للقيام بذلك ، يمكنك:

• إعادة جدولة الاجتماعات حتى لا تشتت انتباهك عن العمل ؛
• العثور على يوم لا تعقد فيه اجتماعات ولا اجتماعات ولا اجتماعات تخطيط ؛
• تحدث إلى مديرك: من المؤكد أنه مستعد لتحسين يومك حتى تعمل بكفاءة أكبر.

بمجرد وضع جدول زمني يحدد بدقة هذه الكتل الزمنية ، تعامل معها كما لو كانت مجوهرات الجدة. بقرة مقدسة. زجاجة نبيذ كوكتيل.

لتسهيل اتباع الجدول الجديد ، اشرح لنفسك سبب حاجتك إليه. ضع هدفًا لنفسك. على سبيل المثال ، قل ، "أريد أن أنهي مشروعًا في غضون أسبوع".

سيكون العمل سهلاً وممتعًا. اعثر على مكان مريح ، وقم بإيقاف تشغيل الإشعارات على هاتفك ، وتناول القهوة. اكتشف التدفق وشارك في العملية.

2. راجع جدولك أسبوعيًا

حدد أولوياتك

يجب أن يحتوي جدولك على نافذة 30 دقيقة مجدولة ليوم الاثنين. استخدم هذا الوقت لمراجعة التقويم الخاص بك للأسبوع القادم. حدد الأهداف الثلاثة الرئيسية التي تحتاج إلى تحقيقها في الأيام السبعة المقبلة. ما هي أولوياتك؟

تأكد من مراجعة جميع المواعيد لهذا الأسبوع. يجب ألا يقطعوا فترات العمل.

• إذا تمت دعوتك للمشاركة في حدث لا تعرف شيئًا عنه ، فاكتب إلى المنظم واطلب برنامج الحدث.
• إذا كان لديك اجتماع مجدول مع شخص ، ولكن ليس لديك ما تناقشه هذه المرة ، فقم بإلغائه.
• إذا كان لديك اجتماع أو عرض تقديمي مجدول ، فحدد بعض وقت التحضير أيضًا.
• إذا لم يكن هناك اجتماع مجدول ، ولكن لديك بعض الأسئلة المهمة لشخص أو فريق ، فقم بجدولة اجتماع أو اجتماع أو على الأقل مكالمة هاتفية.

التخطيط النشط ليس بالأمر السهل. لكن في المقابل ، ستحصل على شعور لطيف بالسيطرة الكاملة على وقتك لمدة سبعة أيام.

3. اسأل نفسك إذا كان هذا هو ما تحتاجه لتكون في هذا الاجتماع

الاجتماعات والاجتماعات والعروض التقديمية - كل هذا يستهلك الكثير من وقتك. عادة ، تتم جدولة مثل هذه الأحداث بشكل غير ملائم وغير فعالة تمامًا. لماذا هم مطلوبون على الإطلاق؟

لماذا نظهر عليهم؟

• لا نريد إزعاج الشخص الآخر. لقد حدد موعدًا لك ، مما يعني أنه يحتاج إلى مناقشة شيء ما. على مضض ، توافق على الحضور إلى الاجتماع ، والتضحية بشؤونك المهمة.
• نشعر بالمشاركة في هذه العملية. على سبيل المثال ، إذا اجتمع الفريق بأكمله لمناقشة مشروع ما ، فستشعر أنك يجب أن تأتي بالتأكيد. خلاف ذلك ، سيعتقد زملاؤك في العمل أنك لست مخلصًا مثل الآخرين.
• الرغبة في أن تكون على دراية. إذا بدا الاجتماع مهمًا (على سبيل المثال ، سيكون شخصًا من الإدارة حاضرًا فيه أو تم التخطيط لاتخاذ قرار مصيري) ، فمن الطبيعي أنك تريد أن تكون هناك.

في الواقع ، يمكن أن تكون كفاءتك أعلى إذا بقيت في مكان العمل ولم تنفصل عن العملية. كيف تعرف الاجتماع الذي يتعين عليك حضوره وأي اجتماع يمكنك تخطيه؟ استخدم هذه القاعدة.

تحتاج إلى الحضور إلى الاجتماع إذا:

أ) أنت واثق من أن وجودك سيؤثر على نتيجة الاجتماع ،

ب) ستزيد من كفاءتك من خلال هذا الاجتماع.

لمعرفة ما إذا كان وجودك سيؤثر على نتيجة الاجتماع ، اسأل نفسك عما إذا كنت ستتحدث عن عملك أو إذا كنت تريد الجلوس في صمت. ربما سيكون هناك شخص ما في القاعة يمكنه التعبير عن رأيك بثقة أكبر وأفضل.

لمعرفة ما إذا كنت ستصبح أكثر فاعلية بعد هذا الاجتماع ، اسأل نفسك عما إذا كنت ستتعلم أي شيء جديد في هذا الاجتماع. إذا لم تتعلم أي شيء جديد ، فلا تنوي طرح الأسئلة ، ولا تتحدث عن عملك ، وبالتالي لا تتوقع النقد البناء ، فمن غير المرجح أن تزداد فعاليتك.

إذا لم تستطع في الحالة الأولى ولا في الحالة الثانية أن تشرح لنفسك سبب حاجتك للحضور إلى هذا الاجتماع ، فتخطه. وقتك محدود وتحتاج إلى استخدام كل دقيقة بحكمة.

4. اجعل اجتماعاتك فعالة

يمكن أن تكون بعض الاجتماعات والمواعيد أكثر كفاءة وإنتاجية. تحقق مما إذا كان حدث عملك يفي بهذه المعايير وأجب عن بعض الأسئلة.

• هناك جدول أعمال واضح والغرض من الاجتماع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاطلب من المنظم أن يعلن بالضبط ما يجب تحقيقه في نهاية الاجتماع.
• هل أولئك الذين لم يحضروا الاجتماع حاضرين في الاجتماع؟ كلما زاد اجتماع التخطيط ، زادت تكلفة كل عضو في الفريق ، زادت المهارات والقدرات المطلوبة من القائد.
• هل يمكنك تقسيم اجتماع كبير إلى عدة اجتماعات أصغر؟ وبالتالي ، سيعمل الفريق بأكمله خلال الاجتماع ، ويعبر عن رأيه ، ويناقش العمل المنجز.
• هل النقاش يذهب جانبا؟ تتبع الوقت: عندما يتغير موضوع المحادثة ، من السهل تشتيت انتباهك ونسيان عدد الدقائق المتبقية حتى نهاية الاجتماع. لا تسمح لنفسك أن تضيع وقتك الثمين دون تفكير. ذكّر زملائك: "بقي لدينا 10 دقائق ، ولم نتطرق إلى بعض القضايا".

5. اترك وقتاً للدراسة والإبداع

ليست كل المهام الهامة بحاجة إلى أن تكتمل بشكل عاجل. لكن تأكد من تحديد موعد لهذه الأنشطة.

اعتمادًا على الهدف الذي حددته لنفسك ، اترك نافذة للدراسة أو الإبداع أو البحث عن الإلهام. يمكن أن تكون صغيرة جدًا - بضع ساعات فقط. لكن في غضون سنوات قليلة ، ستقول شكراً لنفسك على هذه الساعات السعيدة. حتى مثل هذا الاستثمار الصغير سيحقق ربحًا في المستقبل.

على سبيل المثال ، أحب الرسم حقًا وأعتقد أنه لا يمكن فقدان هذه المهارة. لذلك ، في جدولي هناك ساعتان مخصصتان للرسم فقط. أرسم يوم الأحد ، وهو أقل يوم مزدحم في جدول أعمالي.هذا يكفي للحصول على المتعة وعدم نسيان كيفية حمل الفرشاة بين يديك.

6. تذكر: عليك أن تفعل كل ما خططت له

بغض النظر عما إذا كنت تحب القيام بذلك أم لا.

أنا حقًا أحب برجر الجبن المزدوج ، لكنني أتناوله كثيرًا أقل من السلطات والحبوب والشوربات. ببساطة لأن تناول برجر الجبن المزدوج طوال الوقت لن يكون صحيًا وقويًا. في بعض الأحيان يكون من الصعب جدًا إجبار نفسك على تناول الطعام الصحيح. لكن يجب التغلب على نقاط الضعف هذه ، لأنها مفيدة لصحتك.

الشيء نفسه ينطبق على الجدول الزمني الخاص بك. افعل ما تحب. افعل ما لا تحب كثيرًا ، ولكن ما هو جيد لك ، وحياتك المهنية ، وصحتك ، وتطورك. ظهرت العناصر في جدولك لسبب ما: لقد تجاهلنا بالفعل كل شيء غير ضروري ، وهناك فقط ما سيساعدك على أن تصبح أفضل.

الآن لا يمكن انتهاك الجدول الزمني.