"0 وارد" - نظام واضح للحفاظ على صندوق الوارد صفر

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

من خلال قراءة هذا المقال ، ستصبح ملك رسائل البريد الإلكتروني. بكل صراحه.

بالنسبة للكثيرين ، لا يزال البريد الإلكتروني أداة عمل لا جدال فيها ومعاناة يومية. شخص ما لديه سبعة أحرف واردة ، وسوف يقوم بفرزها بسرعة الآن. شخص ما لديه 46 واردة ، لكنه سيشعلها أيضًا في يوم واحد ، لأنه معتاد على ذلك. لكل شخص حد معين لعدد رسائل البريد الإلكتروني الواردة يوميًا ، والتي يمكنه التعامل معها دون تأخير المعالجة في اليوم التالي ، وبالتالي ، دون إنشاء عوائق في صندوق البريد الإلكتروني. يمكنك تسمية هذا الحد "طبيعي".

إذا كان هناك رسائل بريد إلكتروني أكثر مما يمكن لأي شخص معالجته ، فأنت بحاجة إلى تغيير أسلوبك في إدارة البريد الإلكتروني. سيؤدي هذا إلى زيادة العتبة إلى القيمة المطلوبة في حالة معينة. هل تحتاج إلى إدارة 100 بريد إلكتروني يوميًا؟ هذا يعني أنه يمكنك القيام بـ 100 ، فقط استخدم المنهجية الصحيحة عند العمل مع البريد. أي واحد؟ دعنا نخبرك الآن.

المؤشر الوحيد على أن الشخص يمكنه التعامل مع البريد هو عدم وجود أي بريد وارد في نهاية يوم العمل. المبدأ الأساسي للمعالجة المختصة للرسائل الواردة هو فهم نوع الرسالة التي أمامك. تحتاج أولاً إلى تعلم كيفية تصنيف الحروف بوضوح ومعرفة ما يجب فعله مع كل نوع.

يمكن تقسيم جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى سبع فئات:

1. ليس عليك الإجابة ، ليس عليك القراءة. هناك طريقتان لمثل هذه الرسائل: أرشفة أو حذف. إذا تلقيت رسالة إخبارية أخرى لم تقرأها من قبل ، فامنح نفسك معروفًا - إلغاء الاشتراك. إجراء واحد مقابل التخلص من العشرات من رسائل البريد الإلكتروني هذه في المستقبل. نريد أن نتعلم كيف نتعامل مع تدفق الرسائل في يوم واحد؟ التدفق الأقل أسهل في التعامل معه. لا تخف من تفويت شيء مهم. ستصل إليك المعلومات الضرورية حقًا بطريقة مختلفة وستظهر أمامك مرة أخرى على الأقل.
2. مع الملفات المرفقة. يمكن أن تكون هذه إخطارات حول الحاجة إلى الدفع مقابل شيء ما أو معلومات للعمل الحالي أو المستقبلي. من المفيد إنشاء مجلدات منفصلة لمثل هذه الرسائل ، لكن بدون تعصب. مجلدات كثيرة جدًا؟ تبسيط. من أجل العثور على شيء ما تحتاجه لاحقًا ، لا تحتاج إلى ألف مجلد ، ولكنك تحتاج إلى القدرة على استخدام وظائف البحث في جهاز الإرسال.
3. أجب في الإرادة. يبدو أن الإجابة اختيارية ، ولكن في بعض الأحيان تكون المجاملة مفيدة. هنا ، تصرف حصريًا وفقًا للموقف.
4. مع وجود هامش من الوقت للتعريف. من المثير للاهتمام أن تقرأ ، ولكنها ليست ضرورية. حاول تصنيف أكبر عدد ممكن من رسائل البريد الإلكتروني في هذه الفئة والفئة السابقة. هذا هو مفتاح التعامل الفعال مع البريد.
5. أحتاج أن أجيب اليوم. كل شيء بسيط هنا: خذ وأجب إما الآن ، إذا كان هناك شيء عاجل للغاية ، أو في نهاية يوم العمل.
6. لا بد لي من الإجابة ، ولكن ليس اليوم. يكمن جمال البريد الإلكتروني في أنه ليس محادثة أو هاتفًا. لا يتوقع أحد ولا يجب أن يتوقع ردًا سريعًا عبر البريد الإلكتروني ، إذا لم يتم ذكر ذلك في رأس الرسالة. إذا تم تسمية يوم معين كموعد نهائي للرد ، أو إذا كنت تعرف بنفسك وتفهم المدة التي تحتاجها لتقديم إجابة ، فضع هذه الرسائل في المجلد المناسب. على سبيل المثال ، "رد يوم الاثنين" ، "رد يوم الثلاثاء" ، وما إلى ذلك. الآن قم بإنشاء قائمة تحقق لنفسك ، والتي تحتوي على العنصر "في الصباح ، قم بمعالجة البريد المؤجل لهذا اليوم." هناك أيضًا أدوات أتمتة متخصصة لمثل هذه الأغراض: لـ Gmail و.
7. خطاب غير مفهوم. هناك حروف يصعب تصنيفها. لا تعذب نفسك بالأفكار وتوافق مع نفسك على تصنيف هذه الحروف في إحدى الفئات المذكورة أعلاه.

بناءً على هذا التصنيف ، نحتاج إلى مجلدات للفئات 2 و 3 و 4 و 6.

قواعد المعالجة الفعالة للبريد الإلكتروني

• خصص 30 دقيقة في نهاية يوم عملك لإيقاف صندوق الوارد الخاص بك. هذا أكثر فعالية من محاولة الرد الفوري على كل بريد إلكتروني. الناس لا يقومون بمهام متعددة. تشتيت أقل وتحويل أقل ، كفاءة أكثر.
• ماذا تفعل مع رسائل البريد الإلكتروني العاجلة؟ حدد لنفسك فاصلاً زمنيًا تتحقق فيه من بريدك الوارد على مدار اليوم. على سبيل المثال ، مرة كل ساعة. تحقق من بريدك الوارد بحثًا عن رسائل البريد الإلكتروني المهمة العاجلة ، وإذا لم يكن هناك أي رسائل ، فارجع إلى العمل. تذكر ميزة البريد: فهو ليس وسيلة اتصال فوري. من الممكن أن يتم حل المشكلة المذكورة في إحدى رسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة دون مشاركتك بحلول نهاية اليوم ، أو بحلول نهاية اليوم ستتلقى المزيد من المعلومات ، مما سيتيح لك حل المشكلة بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
• عندما لا تتحقق من بريدك ، احتفظ بالرسالة مغلقة. قم بإيقاف تشغيل الإشعارات. احفظ نفسك من التأمل المشتت في عدد الرسائل الواردة. الآن لديك وظيفة أخرى ، ولم يحن وقت البريد بعد. في لحظات الشك حول صحة هذا النهج ، تذكر: أنت لست في محطة للطاقة النووية ، ولكن حتى لو كنت هناك ، فلن تكون على علم بارتفاع درجة حرارة المفاعل على أي حال عبر البريد الإلكتروني.
• استخدم رغبتك في إنهاء يوم عملك في الوقت المحدد لتسريع معالجة البريد. هذا هو السبب في أنه من المستحسن تفكيك البريد الوارد إلى الصفر في نهاية اليوم. لديك 30 دقيقة وتريد تجاوزها بسرعة. في الأساس ، اتضح أنها نوع من الألعاب ، ولكن يمكنك أيضًا معالجة معالجة البريد الإلكتروني عن قصد.
• كن قصيرًا ومباشرًا.
• كن إيجابيا وودودا. يمكن لرسائل البريد الإلكتروني بناء العلاقات وتدميرها. بدلاً من حل المشكلات المهمة حقًا ، ينزلق الناس أحيانًا إلى محاولات تسمية الخصم بأنه أحمق بدقة وسرية قدر الإمكان ، ويستند النص بأكمله إلى هذا. لا يوجد شيء غريب في التعبير عن موقفك الإيجابي تجاه المرسل إليه بعبارة لطيفة صغيرة في نص الرسالة. ستعود صداقتك إليك وستصبح مراسلاتك أكثر جدوى وفعالية.
• تحتاج إلى جمع الحروف بترتيب عكسي. وفقط هكذا. يبدو أنه من المنطقي أكثر أن نبدأ بأحرف أقدم ، لكن هدفنا هو عدم وجود بريد وارد ، مما يعني أنه بحلول نهاية يوم العمل سنصل إلى أول حرف تم استلامه. إذا كنت تنغمس في نفسك وبدأت في ترك آخر الرسائل التي تلقيتها اليوم ليوم غد ، فإن الأسلوب بأكمله يتوقف عن العمل. لماذا تريد أن تتعلم المراسلات الجيدة على الإطلاق إذا كنت لا تتبع قاعدة أساسية؟ استمر في العمل كما كان من قبل وتعاني.
• افتح فقط الأحرف التي تريدها ، وأرسل الباقي إلى الأرشيف أو للحذف. نحن نفرط في استخدام الاشتراكات في أشياء غير ضرورية (الاشتراك في Lifehacker ، على العكس من ذلك ، ضروري جدًا) ونتيجة لذلك نحصل على معلومات أكثر مما يمكننا قراءته. كيف تميز الحروف التي تريدها؟ هناك قاعدة واحدة بسيطة ولكنها فعالة للغاية: افتح فقط الرسائل الموجهة إلى شخص معين لك شخصيًا. الباقي - في إحدى الفئات الموضحة في بداية المقال حسب الحالة.
• إنشاء القوالب. غالبًا ما تكون الردود على رسائل البريد الإلكتروني قياسية جدًا ، أي أنك تكتب نفس الشيء. هل لاحظت أنك تكتب هذه العبارة كثيرًا؟ قم بإنشاء قالب للصقه سريعًا أو قم بإنشائه في خدمة البريد نفسها.
• إذا تمت معالجة البريد ، ولا يزال هناك وقت ، فأنت بحاجة إلى استخدامه بطريقة منطقية. ننتقل إلى فئة الأحرف رقم 3 و 4 و 6 ونرتب الأمور هناك.

يعد هذا البرنامج التعليمي ، الذي يعتمد على التصنيف الصحيح ، كما ترى ، إضافة رائعة إلى نصائح البريد الإلكتروني الأكثر عمومية من الرئيس التنفيذي لشركة LinkedIn Jeff Weiner. أيضًا ، لا تفوّت 10 نصائح للبريد الإلكتروني من Leo Babauta. في الواقع ، هناك العديد من الطرق الإضافية لتحقيق أقصى استفادة من بريدك الإلكتروني.جرب التقنيات التي تنطبق عليك ، وحلل النتائج ، ولا تنس أن تترك في التعليقات نصائحك الخاصة لتحسين كفاءة العمل مع البريد الإلكتروني.