كيف لا تعطل الخطط والوفاء بالمواعيد النهائية

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

تذكر خطأ التخطيط ولا تكن متفائلاً للغاية بشأن خياراتك.

إذا فشلت يومًا في الاستعداد في الوقت المحدد أو إكمال المهمة في الوقت المحدد ، فمن المحتمل جدًا أن تكون ضحية لخطأ في التخطيط. هذا هو أحد أكثر التحيزات المعرفية شيوعًا. نحن نرتكب هذا الخطأ على الرغم من أننا نعلم أنه استغرق وقتًا أطول في الماضي. هذا لأننا متفائلون للغاية بشأن قدراتنا ونقلل من احتمالية حدوث ظروف غير متوقعة.

على سبيل المثال ، سيتم بناء المنزل في الوقت المحدد فقط إذا لم تتأخر عمليات التسليم ، ولم يأخذ العمال إجازة ، وكان الطقس مثاليًا. هناك دائمًا احتمال حدوث خطأ ما. عادة ما ننسى الأمر ونضع مواعيد نهائية مستحيلة. لكن إذا تذكرت هذا الخطأ في التفكير ، يمكنك تجنب العواقب السلبية. أخبر المدون توماس أوبون ما يجب القيام به لهذا الغرض.

1. قاوم الرغبة في التعامل مع الأمور العاجلة فقط

الإلهاءات والمهام الصغيرة العاجلة تقوض التركيز لمدة نصف ساعة تقريبًا ، والإنتاجية تعاني من ذلك. لذلك يعتمد نجاحك على القدرة على التمييز بين المهام العاجلة والمهمة.

المهم نادرًا ما يكون عاجلاً ونادرًا ما يكون العاجل مهمًا.

الأمور العاجلة تتطلب اهتماما فوريا. عادة ما تكون هذه مكالمات هاتفية واجتماعات ومهام ذات مواعيد نهائية. المهم منها تساعد على تحقيق أهداف طويلة الأجل وتنفيذ مشاريع جادة. لسوء الحظ ، عادة ما نؤجلها إلى وقت لاحق ونتعامل مع الأمور العاجلة. إنه يعطي إحساسًا بالإنتاجية ، لكننا لا نقترب حقًا من أهدافنا الرئيسية.

حدد الوقت الذي تقضيه في المهام العاجلة غير المهمة مثل تحليل البريد والتركيز على الأشياء المهمة.

2. قسّم المهام الكبيرة إلى خطوات صغيرة

كلما زاد عدد النقاط في مشروعك ، زادت فرص حدوث خطأ ما. ضع في اعتبارك جميع الخطوات وقم بإنشاء خطة عمل خطوة بخطوة. ثم حدد المواعيد النهائية. خصص نصف ساعة أو ساعة لإكمال خطوة واحدة. إذا كانت المهمة كبيرة جدًا ولم تكن الساعة كافية ، قسّمها إلى مهام أصغر.

ستجبرك هذه المواعيد النهائية الضيقة على البحث عن الطريقة الأكثر إنتاجية للعمل لكي تكون في الوقت المناسب. عند الانتهاء ، انظر إلى نتائجك. بالتأكيد هناك مهام لا يمكن إكمالها بشكل أسرع ، والعكس صحيح ، مهام يمكن تقليل وقتها أكثر. فكر وقم بإجراء التغييرات اللازمة على جدولك.

3. استخدم جهاز توقيت الطماطم

تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في مهام معينة. سيساعدك هذا في الحصول على فكرة واقعية والتغلب على أي تفاؤل مفرط في التخطيط. تعمل تقنية الطماطم بشكل جيد للتتبع.

وفقا لها ، تحتاج إلى العمل بشكل مكثف لمدة 20 أو 30 أو 40 دقيقة ، ثم أخذ استراحة قصيرة. يتم فصل الفترات الزمنية عن بعضها بواسطة جهاز توقيت. تساعدك هذه التقنية في تقسيم المهام الكبيرة والمعقدة إلى خطوات يمكن إدارتها. بمجرد أن تبدأ فاصلًا زمنيًا واحدًا ، فأنت تريد إنهاء المهمة دون تشتيت انتباهك بأي شيء آخر.

4. احذر من يتعدى على وقتك

احمِ وقت عملك. قل لا أكثر. بعد ذلك يمكنك التركيز على المهام والمشاريع الخاصة بك بدلاً من مجرد الاستجابة لطلبات الآخرين.

عندما تقول نعم للآخرين ، تأكد من أنك لا تقول لا لنفسك.

كاتب باولو كويلو

لا تنغمس في أشياء ليس لديك وقت لها. من الصعب أن ترفض ، لكن عليك أن تتعلم ذلك من أجل تركيزك وراحة بالك.

الاستنتاجات

نشعر بالارتباك بسبب أخطاء التخطيط.ولكن إذا اكتشفت المشكلة وأصلحتها في الوقت المناسب ، فلن تؤذي مشكلتك كثيرًا. لذلك ، لا تعتمد على فكرة ذاتية عن المدة التي سيستغرقها شيء ما. القياس والمقارنة. تذكر كيف تزامنت خططك مع الوضع الحقيقي للأمور في المرة السابقة:

• ما الذي سار بشكل جيد وما الخطأ الذي حدث؟
• ما الذي يمكنك فعله بشكل مختلف في المرة القادمة؟

تتبع تقدمك واتخذ قرارات بناءً على هذه البيانات.