7 نصائح Gmail من موظف سابق في Google

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

إذا كانت المئات من رسائل البريد الإلكتروني الواردة والمشتتات المستمرة لفحص بريدك لا تسمح لك بالتركيز على نشاطك الرئيسي ، فهذه المقالة مناسبة لك. أوضح Rudolphe Dutel ، موظف سابق في Google ، كيفية العمل مع Gmail بشكل صحيح دون أي متاعب.

في عام 2011 ، تولى Rudolf Dutel وظيفة في Google. يتذكر رودولف: "كان أول يوم لي في مكتب Google مثل وصول هاري بوتر إلى هوجورتس: أنت قلق جدًا ، مثل تلميذ في أول موعد ، وليس من الواضح ما يجب فعله". "لذلك ، كنت سعيدًا بأي وظيفة أوكلت إلي وفرصة تعلم شيء جديد في هذه العملية."

في العامين التاليين ، كان متجهًا للانخراط عن كثب في تدريب موظفي الشركة للعمل مع خدمة البريد Gmail ، بالإضافة إلى مبيعات الشركة.

لم يعد Dütel عضوًا في Google ؛ فهو الآن موظف في Buffer ومؤسس Remotive Project ، وهي مجلة أسبوعية إلكترونية للعاملين عن بُعد. ومع ذلك ، لا يزال يستخدم بعض الحيل التي علمها لزملائه السابقين.

كيف تدرب بريدك الإلكتروني: 7 نصائح قاتلة للعمل مع Gmail

أحيانًا يكون فتح صندوق الوارد الخاص بك صباح يوم الإثنين بمثابة كشف. يبدو من المستحيل ماديًا فرز تدفق الرسائل اللانهائي.

لا يُستخدم البريد الإلكتروني اليوم إلا في القرى النائية ، حيث لا توجد كهرباء أو أبراج خلوية. وفقًا لبحث أجراه معهد ماكينزي العالمي ، نقضي ما متوسطه ثلث يوم عملنا في الرد على رسائل البريد الإلكتروني.

يقضي العامل الماهر المتوسط ما يصل إلى 28٪ من وقته المفيد في تحليل البريد الإلكتروني. هذا حوالي 13 ساعة في الأسبوع.

بالطبع ، لا أريد أن أتفق مع مثل هذه الإحصائيات المحزنة. علاوة على ذلك ، يريد الجميع قضاء وقتهم في شيء أكثر فائدة. تحقيقا لهذه الغاية ، أمضى Dutel الكثير من الوقت في اختبار قدرات Gmail والمرافق والخدمات ، وتسليط الضوء على سبعة ، في رأيه ، الأكثر فائدة للاستخدام اليومي. ربما ، مراسلات العمل ليست مثل هذا العمل الطويل.

1. استخدم زر "إلغاء الإرسال"

هل سبق لك أن لاحظت بعض الأخطاء المطبعية المزعجة في رسالتك بعد النقر فوق "إرسال"؟ أنا متأكد من نعم.

من الآن فصاعدًا ، ليس هناك ما تخشاه: لديك وظيفة إلغاء الإرسال ، وهو شرط أساسي صارم لأولئك الذين قرروا تولي إدارة وقت العمل الثمين بجدية.

يمكنك تنشيط الوظيفة بالذهاب إلى القائمة ووضع علامة أمام الوظيفة المقابلة: "إعدادات" ← "عام" ← "إلغاء الإرسال". اختياريًا ، يمكن ضبط فترة الإلغاء على 10 أو 20 أو 30 ثانية.

جربها بنفسك ، أنا شخصياً أحببتها!

2. تطبيق القوالب لتوفير الوقت

نكتب عددًا كبيرًا من الأحرف من نفس النوع ، متشابهة مع بعضها البعض مثل قطرتين من الماء. في بعض الأحيان نأخذ كأساس للرسائل الجديدة تلك التي كتبناها بالفعل لأشخاص آخرين. على سبيل المثال ، بالنسبة إلى مندوبي المبيعات ، يعد هذا أمرًا مريحًا ويمكن أن يوفر الوقت بشكل كبير.

فلماذا لا تعد بعض القوالب لهذا النوع من الرسائل بدلاً من إعادة كتابة نفس الشيء مرارًا وتكرارًا؟ بعد كل شيء ، استبدال بضع كلمات وعبارات أسهل بكثير من الكتابة من جديد. الشيء الرئيسي هو عدم نسيان إعادة قراءتها لاحقًا.

قم بإعداد وحفظ بعض استجابات النماذج التي يمكنك استخدامها لاحقًا إذا لزم الأمر.

لتمكين وظيفة "نماذج الاستجابة" ، انتقل إلى علامة التبويب "المختبر" في قائمة الإعدادات.

بفضل هذه الميزة المفيدة بشكل لا يصدق ، تمكن Rudolph وشقيقه من إرسال تفاصيل الاتصال الخاصة بهم يدويًا إلى أول 1500 مشترك في Remotive في رسالة بريدية قياسية.

3. استخدم وظيفة الوصول دون اتصال

هناك خدعة أخرى تعلمناها من Dutel وهي كيفية الاستمرار في العمل مع Gmail دون الوصول إلى الإنترنت.

ربما يحب البعض منكم الانفصال عن الآخرين لفترة من أجل تكريس نفسك بالكامل للمهام الإبداعية.ومع ذلك ، في معظم الحالات ، لا يمكنك ببساطة الاستغناء عن مجلد "Inbox" ، حيث قمت ، على سبيل المثال ، بإسقاط المهمة الفنية. كيف تكون؟

بالنسبة لجميع رحلات السفر بالقطار ، والحالات ذات الوصول المدفوع أو المحدود إلى شبكة Wi-Fi والظروف الأخرى غير المتوقعة ، يمكنك استخدام وظيفة "Offline". يسمح لك بقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها والبحث فيها وأرشفتها دون الوصول إلى الإنترنت.

يعد هذا مناسبًا جدًا حقًا ، نظرًا لأن هذا الوضع يتيح لك العمل ليس فقط مع البريد ، ولكن أيضًا مع Google Drive ومحرّر مستندات Google.

4. ليس لديك وقت؟ يوقف

في بعض الأحيان ، تقع الرسائل الواردة في المربع الواحد تلو الآخر ، مما يؤدي إلى الإزعاج والتشتت عن العمل الذي نركز عليه. واحد ، اثنان ، أربعة ، عشرة أحرف جديدة … ماذا لو كان هناك شيء مهم؟

أفضل حل لهذه المشكلة ، وفقًا لـ Dutel ، هو وظيفة Inbox Pause. معنى هذه الوظيفة بسيط للغاية: تقوم بتعليق تدفق المراسلات الواردة إذا كنت مشغولاً بشيء مهم ، وعندما تتحرر من عبء الهموم وتقويم مليء بالأحداث ، تعود إليها كما لو كنت قد تلقيتها في نفس الثانية بالانتقال إلى الصفحة التي تحتوي على علامة تبويب البريد.

5. إلغاء الاشتراك من القوائم البريدية غير الضرورية

يحدث فقط أنه من الصعب التخلص تمامًا من جميع أنواع الرسائل البريدية التي تصل إلى صندوق البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. كيف تتخلص من أولئك الذين لا يثيرون اهتمامك على الإطلاق؟

تحقق من Unroll.me ، وهي أداة يمكن أن تساعدك في تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بأفضل طريقة ممكنة في غضون دقائق. بمجرد الاشتراك في الخدمة ، افتح القائمة البريدية التي تشترك فيها. ثم قم بإلغاء الاشتراك في الرسائل غير الضرورية.

6. قم بتشغيل التحقق بخطوتين

يبدو أن Gmail يعرف كل شيء عنا تقريبًا: مع من نتواصل ، وما هي الصور التي نبحث عنها في البحث ، وما الذي نخزنه في "المستندات". يمكننا القول أن هذا نوع من مركز التحكم في الطيران ومقر القيادة الرئيسي - كل الروابط تؤدي هنا ، مثل الطرق المؤدية إلى روما. هذا يعني أنه يجب الاهتمام بالسلامة أولاً.

التحقق بخطوتين هو أفضل حل لهذه المهمة. "Two-" ، لأنه من أجل حماية معلوماتك ، لن تحتاج فقط إلى كلمة المرور الخاصة بصندوق البريد ، بل تحتاج أيضًا إلى رمز فريد ستتلقاه في كل مرة تحاول فيها الوصول إلى صندوق البريد الخاص بك من تطبيق جوال أو رسالة SMS.

ينصح رودولف أيضًا بالاهتمام بخدمة 1Password.

تستخدم العديد من الخدمات الشائعة الأخرى مثل Dropbox و Facebook و Twitter أيضًا التحقق بخطوتين للوصول.

بالمناسبة ، من أجل أمان بياناتك ، من المهم التأكد من عدم استخدام حساب Gmail الخاص بك على عدة أجهزة في وقت واحد ، على سبيل المثال ، على جهازي كمبيوتر في نفس الوقت.

7. استخدم إخطارات أكثر إفادة

يستخدم العديد من برامج المراسلة عدة حالات للرسائل في آنٍ واحد: "مرسلة" ، "تم التسليم" ، "مقروءة". في بعض الأماكن ، مثل Facebook ، تُستخدم الرموز لتمثيل هذه الإشعارات.

بالنسبة لخدمة Gmail ، هناك حل مماثل - Sidekick. هذا تطبيق جيد لأولئك الذين يبحثون عن وظيفة ، أو أولئك الذين تتعلق أنشطتهم بالمبيعات: من الملائم جدًا الحصول على حالات رسائل البريد الإلكتروني المرسلة.

أنت الآن تعرف المزيد عن الأمان وتوفير الوقت عند العمل مع Gmail. نأمل أن تساعدك نصيحة أحد المتخصصين المخضرمين على أن تصبح أكثر إنتاجية.