5 نصائح للمساعدة في تنظيم يوم عملك

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

حيل بسيطة ستوفر لك إذا لم يكن لديك الوقت الكافي لأي شيء باستمرار.

1. تحديد الأولويات

هناك طريقة بسيطة للغاية لكنها فعالة لتصنيف شؤونك وفقًا للإلحاح والأهمية. هذه دائرة تسمى مصفوفة أيزنهاور. تم اختراعه من قبل دوايت دي أيزنهاور ، الرئيس الأمريكي ، جنرال الجيش الأمريكي وهو مجرد شخص منتج للغاية.

لدي نوعان من الأشياء: عاجل ومهم. نادرًا ما تكون الأشياء المهمة ملحة ونادرًا ما تكون الأشياء العاجلة مهمة.

دوايت دي أيزنهاور

تتكون مصفوفة أيزنهاور من أربعة أقسام. يُظهر المحور الأفقي مدى إلحاح الحالة ، ويظهر المحور الرأسي الأهمية. تتيح لك المصفوفة تنظيم جميع مهامك بسهولة إلى فئات: "غير عاجلة وغير مهمة" ، "عاجلة ولكنها غير مهمة" ، "مهمة وغير عاجلة" ، "عاجلة ومهمة".

حاول إعطاء الأولوية لمصفوفة أيزنهاور وستندهش من مقدار الوقت الذي تقضيه في أشياء عاجلة ولكن ليست مهمة جدًا. على سبيل المثال ، الرسائل التي لا نهاية لها من الزملاء أو المكالمات الهاتفية التي تشتت انتباهك فقط عن المهام العاجلة.

خصص وقتًا للأشياء الصحيحة. إذا كان هناك شيء مهم وعاجل ، فافعله على الفور. خطط لمهام مهمة ، ولكن ليست عاجلة ، وقم بتقدير الوقت التقريبي لإكمالها ، وقرر متى ستفعل ذلك. يمكن تفويض الأمور غير المهمة ولكن العاجلة إلى شخص آخر. تأجيل المهام غير العاجلة وغير المهمة إلى وقت لاحق أو رفضها تمامًا.

2. خصص وقتًا للعمل العميق

قال سام التمان الرأسمالي الاستثماري ذات مرة: "الإلهاء الرقمي هو أحد أكبر المشاكل النفسية في عصرنا." فكر فقط: نتحقق من هواتفنا الذكية في المتوسط 50 مرة في اليوم. ووفقًا للعالم والكاتب كال نيوبورت ، فإن هذا يضعف بشكل كبير قدرتنا على التفكير بوضوح والإبداع.

في عمله "للعمل مع الرأس. أنماط النجاح من متخصص في تكنولوجيا المعلومات "يقدم مفهوم" العمل العميق ". هذا النوع من العمل يعني التركيز الكامل والانغماس في مهمة محددة. لا تشتيت الانتباه - أقصى جهد وتركيز. هذه هي الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها أداء المهام الصعبة حقًا بمستوى الجودة المناسب.

يستشهد نيوبورت بالتكتيكات التي استخدمها زميله ، الأستاذ بجامعة بنسلفانيا آدم جرانت. يكرس فصل الخريف للتدريس ، والربيع والصيف للبحث ، ولا يخلط بين الاثنين. أثناء البحث المكثف يعرض الأستاذ نفسه لعزلة تامة حتى لا يتدخل الطلاب معه.

من المحتمل ألا تتاح لك الفرصة للسير في نفس الطريق والاختباء من مصادر التهيج لعدة أشهر. لا تحبط: ليس عليك الانغماس في "عمل عميق" لفصل دراسي كامل. يقوم Newport بإنشاء جدولك الزمني بناءً على تفضيلاتك الشخصية.

قرر في أي وقت تشعر فيه بالنشاط واليقظة ، وقم بأصعب عمل بعد ذلك بالضبط ، وقم بإيقاف تشغيل هاتفك الذكي ورفض التحقق من البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، يبدأ نيوبورت نفسه بالعمل في وقت مبكر من الصباح ، لكنه لا يفعل ذلك أبدًا بعد الساعة 5:30 مساءً.

3. تقدير أوقات الاجتماع

قال بول جراهام ، الشريك المؤسس لحاضنة بدء التشغيل Y Combinator ، أن هناك نوعين من جداول العمل: جدول "المدير" وجدول "المبدع".

الخيار الأول للمنظمين والرؤساء. في رأيهم ، من السهل إدارة وقت العمل. تحتاج إلى تقسيم اليوم إلى فترات زمنية. وعندما تظهر مهمة جديدة ، فكل ما عليك هو تخصيص ساعتين لها ، ووضع علامة عليها في المنظم. وبالتالي ، إذا احتاج "المدير" إلى تحديد موعد لاجتماع عمل أو جلسة عصف ذهني ، فإنه ينظر إلى تقويمه ، ويجد ساعة شاغرة ويجمع زملائه.

لكن بالنسبة إلى "المبدعين" ، فإن مثل هذه الاجتماعات ، حتى تلك التي تم التخطيط لها مسبقًا ، تعتبر كارثة. بعد كل شيء ، لا يقسم المبدعون أو المبرمجون أو الكتاب أو الفنانون جدولهم الزمني على أنهم "مديرين". عادة ما يتعين عليهم استخدام نصف يوم على الأقل لإكمال المهام ، وفي غضون ساعة واحدة فقط يقومون بالإحماء في أحسن الأحوال. وعندما يضطر "المبدعون" ، في خضم نشاطهم العمالي ، إلى الانفصال والذهاب إلى اجتماع مع زملائهم ، فإنهم يخرجون عن إيقاعهم ومن ثم يصعب عليهم العودة إلى المهمة.

يعمل جدول المدير والجدول الزمني للمنشئ بشكل جيد من تلقاء نفسه. ولكن عندما تتقاطع ، تبدأ المشاكل.

بول جراهام

لذلك ، إذا كنت مديرًا ، فاستكشف مسبقًا من مرؤوسيك متى يكون من الأفضل تنظيم اجتماعات مشتركة حتى لا تقاطع الأشخاص عن العمل في أكثر اللحظات غير المناسبة.

4. التحكم في استهلاك الطاقة الخاصة بك

توني شوارتز وجيم لور في الحياة بكامل طاقتها! يجادلون بأن المورد الرئيسي للعامل المنتج ليس الوقت ، بل الطاقة. يمكنك قضاء يوم كامل في مهمة صعبة ، ولكن إذا كنت تفتقر إلى القوة الجسدية والعقلية ، فسوف تصاب بالركود ولن تفعل شيئًا مفيدًا. ولكن عندما يكون لديك طاقة داخلية كافية ، يمكنك التعامل مع أمر صعب في غضون ساعتين ، وتخصيص بقية اليوم لشيء أبسط.

يميز شوارتز ولور أربعة أنواع من الطاقة: الجسدية والعاطفية والعقلية والروحية. وإذا فاتتك أي منها ، فسوف تنخفض إنتاجيتك.

• الطاقة البدنية يؤثر بشكل مباشر على قدرتك على التفاعل مع البيئة واتخاذ القرارات الصحيحة. يرتبط نقص هذا المورد بسوء التغذية وقلة النوم والتعب.
• الطاقة العاطفية يؤثر على القدرة على إدارة عواطفك بشكل صحيح في المواقف العصيبة.
• الطاقة العقلية يسمح لك بالتركيز على مهمة واحدة وعدم تشتيت انتباهك. يمكن لأي شخص لديه كمية كبيرة منه التركيز حتى في المواقف العصيبة ، عندما يحاول كل من حوله تشتيت انتباهه.
• الطاقة الروحية يسمح لك برؤية الهدف في أنشطتك من أجل الحفاظ على الدافع. إنها تغذي الحماس والمثابرة والالتزام.

للحفاظ على جميع المؤشرات الأربعة في المستوى المناسب ، تناول الطعام بشكل صحيح ، واحصل على قسط كافٍ من النوم وممارسة الرياضة (التمارين تحفز نشاط الدماغ). واستخدم تقنيات بسيطة لتجديد الطاقة.

الحياة ليست ماراثون. الحياة عبارة عن سلسلة من سباقات السرعة.

توني شوارتز

طريقة جيدة للتبديل بين عمل الغمر الكامل والراحة القصيرة هي تقنية بومودورو ، والتي تتناسب تمامًا مع مفهوم Cal Newport للعمل العميق. المبدأ بسيط: نقيس 25 دقيقة بمؤقت ونقوم بمهمة واحدة مهمة طوال هذا الوقت دون تشتيت الانتباه. ثم - استراحة لمدة 5 دقائق. خلال هذا الوقت ، نقوم بتجديد الطاقة. ثم نكرر الدورة أربع مرات أخرى ونأخذ استراحة طويلة لمدة 20 دقيقة.

5. أكل الضفادع على الإفطار

لقد حدث هذا على الإطلاق لكل شخص مثل هذا: لقد واجهت بعض المهام التي تحتاج إلى إكمالها ، لكنك حقًا لا تريد القيام بها. تبدأ في تأجيله ، ومع اقتراب الموعد النهائي ، فإنه يتدهور عليك أكثر فأكثر ، مما يصرف انتباهك عن أشياء أخرى ويجعلك تقلق مرة أخرى.

يسمي الكاتب الشهير بريان تريسي هذه المشاكل بـ "الضفادع". ويوصي بعدم تأجيلها إلى وقت لاحق ، ولكن القيام بها في أقرب وقت ممكن.

إذا أكلت ضفدعًا في الصباح ، فإن بقية اليوم تعد بأن تكون رائعة ، لأن الأسوأ اليوم قد انتهى.

مارك توين

بعد التخلص من مهمة صعبة ، ستشعر بالرضا ، وستحصل على دفعة من الطاقة الإيجابية لبقية اليوم ، ويمكنك الانتقال إلى العناصر التالية في قائمتك بضمير مرتاح.