7 أخطاء في قائمة المهام التي تعيق إنتاجيتك

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

وفقًا للخبراء ، يجب تجنب هذه الأنشطة من أجل تحقيق أقصى استفادة من قائمة المهام.

1. قم بعمل قائمة في الصباح

يبدو من الطبيعي كتابة الخطط لليوم أول شيء في الصباح. ومع ذلك ، فقد فات الأوان بالفعل. هكذا تقول إيلين روث ، مؤلفة منظمة الدمى. "إذا قمت بإعداد قائمة بالمهام في الصباح ، وفي الساعة 8:00 لديك موعد في الجانب الآخر من المدينة ، فمن غير المحتمل أن يكون لديك وقت للقيام بذلك" ، كما تقول.

قم بعمل قائمة في نهاية اليوم. سيسمح لك ذلك بترك شؤون عملك وراءك والراحة بسلام. "تعود إلى المنزل من العمل ولم تعد تفكر في قائمة المهام ، لأنك قد أعدتها بالفعل وتعرف ما عليك إنجازه غدًا. تقول إيلين: "يمكن لعقلك أن يرتاح أخيرًا".

2. مهام كثيرة جدًا ليتم سردها

إذا كان من الممكن أن تستغرق قائمة المهام الخاصة بك أسابيع أو شهور حتى تكتمل ، فأنت بذلك تعد نفسك للفشل مقدمًا. هذا سيجعلك تشعر بالإرهاق.

وفقًا لـ Kyra Bobinet ، مؤلف كتاب Living Well Organized: 10 دروس في علم النفس المعرفي والتفكير التصميمي من أجل حياة واعية وصحية وذات مغزى ، فإن ثلاث مهام هي الرقم المثالي للقائمة. تقول: "يدرك دماغنا المعلومات التي يتم تجميعها في ثلاثة أجزاء". "لذا ابدأ بإدراج أهم ثلاثة أشياء يجب القيام بها."

معظم الناس لا يدركون حتى عدد ساعات الإنتاج الحقيقية الموجودة في يوم واحد.

"قوتنا العقلية هي مورد محدود أكثر من الوقت. تقول كريستينا ويلنر ، مبتكِرة قائمة مهام مارفن المذهلة ، تطبيقات الإنتاجية: "لدينا من 3 إلى 6 ساعات فقط يوميًا يمكننا العمل بجد".

بالإضافة إلى ذلك ، لا يدرك الكثيرون كم من الوقت يمكن أن يستغرقه إكمال مهام معينة. هذا هو السبب في أن قوائم المهام الطويلة جدًا غير فعالة. ينصح فيلنر بتدوين الوقت المقدر لإكماله بجانب كل مهمة. تتبع هذا الوقت لإجراء حسابات أكثر دقة في المستقبل.

3. قم بتضمين أحلام أو أهداف كبيرة جدًا في قائمة المهام الخاصة بك

لا ينبغي أن تكون الأهداف الطموحة مثل كتابة كتاب أو تسلق جبل إيفرست ضمن قائمة مهامك. بدلاً من ذلك ، ضعهم في قائمة أمنيات منفصلة.

يجب أن تحتوي قائمة المهام على خطط واضحة.

إذا كنت بحاجة إلى إنهاء مشروع كبير ، فأنت بحاجة إلى تقسيمه إلى عدة مهام صغيرة وقابلة للتحقيق وبعد ذلك فقط قم بتدوينها في القائمة. هذا ما نصحته بولا ريزو ، مؤلفة قائمة التفكير: كيفية استخدام القوائم لتكون أكثر إنتاجية ونجاحًا وأقل قلقًا.

إن النظر إلى قائمة شاملة لجميع أهدافك سيجعلك تشعر بالإرهاق. بالإضافة إلى ذلك ، لن تكون راضيًا عن حقيقة أنه لا يمكنك إكمال جميع الخطط المكتوبة. في الواقع ، يتطلب بعضها الكثير من الوقت والجهد.

4. تقييم كل مهمة بالتساوي

تجادل مدربة الإنتاجية نانسي جاينز بأن قائمة المهام يجب أن تكون قائمة أولويات. يقول جاينز: "أحضر فقط تلك الأشياء التي تحرك حياتك المهنية أو عملك إلى الأمام". - إذا لم تكن هذه أولوية ، فلا ينبغي أن تكون على القائمة. لن يؤدي إلا إلى تشتيت انتباهك ".

وتوصي باتباع نظام "3-3-3" عند عمل القائمة: اشطب المهام الثلاث الأقل أهمية من القائمة ، وفوض ثلاث مهام لا تستحق وقتك ، وأكمل المهام الثلاث الأولى.

5. ضع أهدافًا غامضة

إذا تمت صياغة المهام في القائمة بشكل غامض ، فسيتعين عليك في المستقبل التفكير في كيفية القيام بها ، وحتى تذكر ما تعنيه.لذا ينبغي إيلاء الاهتمام الواجب لإعداد القائمة.

تنصح ماورا توماس ، مؤلفة كتاب "أسرار الإنتاجية الشخصية": "اقض وقتًا أطول في التخطيط واجعل قائمة مهامك محددة قدر الإمكان". على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة "تقرير المصاريف" ، اكتب "أدخل البيانات في جدول بيانات".

تجنب الكلمات الغامضة مثل "خطة" ، "تنفيذ" ، أو "تطوير". يقول مورا: "إذا كان لديك وقت قصير ، بالنظر إلى كلمة" تطوير "في القائمة ، فربما تريد تخطي هذه النقطة". "احفظ هذه الكلمات لقائمة مشاريعك الكبيرة."

6. استخدم نفس القائمة حتى يتم الانتهاء من جميع المهام

"المشكلة هي أن كل يوم يأتي بشيء جديد. لذلك ، فإن ما كنت تفعله اليوم لن يحتاج بالضرورة إلى القيام به غدًا. وقد تتغير خططك للغد حتى قبل أن ينتهي هذا "، كما تقول إيلين روث. لذلك أنت بحاجة إلى عمل قائمة مهام جديدة كل يوم.

7. لا تربط القائمة بالتقويم الخاص بك

إذا لم تكن القائمة والتقويم مرتبطين ببعضهما البعض وكانا يحتويان على مهام مختلفة ، فلن تتمكن من إكمالها جميعًا. "في هذه الحالة ، لن يكون لديك الوقت لإكمال المهام من القائمة. تحذر كاتي مازوكو ، مؤلفة كتاب "الإنتاجية الثورية: كيفية تعظيم الوقت والتأثير والدخل عند إدارة شركة صغيرة ، ما لم تضطر إلى التضحية بالنوم أو عطلات نهاية الأسبوع أو الإجازات أو الوقت الذي ترغب في قضاءه مع عائلتك".

حاول دائمًا تخصيص وقت في التقويم لإكمال المهام من القائمة.