كيف تتوقف عن إضاعة الوقت في أنشطة غير مجدية

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

لكي تكون أكثر إنتاجية ، لا تجبر نفسك على التركيز. فقط قم بإجراء تعديلات صغيرة على يوم عملك.

1. عقد أقل عدد ممكن من الاجتماعات

نقضي ما يصل إلى أربع ساعات في الاجتماعات في الأسبوع. أكثر من نصف هذا مضيعة للوقت. إذا استطعت ، حاول تقليل عدد الاجتماعات.

• ضع في اعتبارك عدد المشاركين. لا تدعو الزملاء لحضور اجتماع لمجرد أن يكونوا في الجانب الآمن. دعهم يقضون وقتهم بشكل أفضل في أداء وظائفهم بشكل أكثر إنتاجية.
• غالبًا ما تكون المحادثات وجهًا لوجه بديلاً جيدًا للاجتماعات. من الأسهل بكثير مناقشة تفاصيل المشروع أولاً مع الموظف المسؤول وبعد ذلك فقط عرض الفكرة على الفريق بأكمله.
• قبل جدولة اجتماع رسمي أو حضوره ، فكر جيدًا في المعلومات التي تنوي مشاركتها مع زملائك. في أغلب الأحيان ، يمكن توصيل المعلومات الأساسية بطريقة أخرى ، على سبيل المثال ، عن طريق الارتباط بمستند ، أو الكتابة في محادثة ، أو حتى تمريرها شفهياً على فنجان من القهوة. بعد ذلك سيتمكن الموظفون من الاستجابة لمعلوماتك دون تعطيل سير العمل.

2. تغيير التفاعل مع الزملاء

بالطبع ، يساعد التعاون عادة على زيادة الإنتاجية. لكن الأمر ليس بهذه البساطة. وفقًا للبيانات ، يتشتت انتباه كل موظف بمعدل سبع مرات في الساعة. و 80٪ من هذه المشتتات هي أشياء صغيرة تافهة.

لذلك ، بدلاً من طرح سؤال بمجرد أن يخطر ببالك ، لا تتسرع في تشتيت انتباه زملائك. قم بعمل قائمة ، ثم اسأل مرة واحدة عندما يكون الموظف متفرغًا. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يحدث أنه بعد مرور بعض الوقت نجد أنفسنا إجابة لسؤالنا أو نفهم أن الأسئلة الثلاثة الأولى قادتنا ببساطة إلى ربع كبير.

إذا كنت مشتتًا ، فلن تضطر إلى تصميم تواصل معقد مع الزملاء. على سبيل المثال ، عادةً ما يكون ارتداء سماعات الرأس كافيًا للإشارة إلى "عدم الإزعاج". إذا لم يفلح ذلك ، فحاول الانتقال إلى جزء مختلف من المكتب حيث لن يتم إزعاجك. يعتاد معظم زملاء العمل على هذه الإشارات ولن يزعجك عندما تكون مشغولاً.

3. تقليل تدفق البريد الإلكتروني

لا تكمن المشكلة في البريد الإلكتروني نفسه ، ولكن في كيفية استخدامه. بينما كانت رسائل البريد الإلكتروني السابقة تحتوي على كمية كبيرة من المعلومات ، أصبحت الآن أشبه بالرسائل النصية القصيرة. تحتوي الرسالة النموذجية الآن على ما بين 5 و 43 كلمة - معلومات موجزة وأسئلة متابعة بسيطة. تتضاعف هذه الرسائل بسرعة في بريدك الوارد ، مما يهدد بإغراقك حرفيًا في سيل من الرسائل غير المقروءة.

قبل إرسال بريد إلكتروني ، فكر فيما إذا كان من الأنسب استخدام طريقة أخرى لنقل المعلومات.

على سبيل المثال ، بمساعدة العديد من برامج المراسلة الفورية ، يمكنك إرسال رسائل قصيرة بسرعة والرد عليها دون الإجراءات الشكلية غير الضرورية التي يفرضها البريد الإلكتروني. وفي التعليقات على المستندات ذات الوصول المفتوح ، يمكن للعديد من الأشخاص ترك مقترحاتهم لمشروع ما على الفور ، بدلاً من تكديس علب بريد زملائهم معهم.

4. العمل من المنزل والحصول على قسط كاف من النوم

غالبًا ما يقوم الموظف الذي يتمتع براحة جيدة بعمل أكثر في ست ساعات من أداء الموظف النائم في العشر ساعات. لذلك ، أصبح العمل من المنزل الخيار المثالي للكثيرين. وبفضل وسائل الاتصال الحديثة ، لا يحتاج الموظفون إلى التواجد في نفس الغرفة لحل أي مشكلة.

من خلال تحرير نفسك من الحاجة إلى قضاء عدة ساعات في النقل ، يمكنك الحصول على قسط كافٍ من النوم ، وسيكون لهذا تأثير إيجابي على الإنتاجية.

بالطبع ، في بعض مجالات النشاط ، يكون التواصل الوثيق مع الزملاء أمرًا ضروريًا ، ولكن يوم أو يومين عمل في الأسبوع يقضيان في المنزل سيكون مفيدًا لممثلي أي مهنة. سيعطيك هذا الفرصة للتركيز على مشروعك الخاص والنوم فقط. المفتاح هو العثور على إيقاع أسبوعي يناسبك أنت وفريقك.

5. خذ فترات راحة متكررة

فترات الراحة لا تقل أهمية عن العمل نفسه. ومع ذلك ، فإن التغيير البسيط في النشاط لا يكفي في كثير من الأحيان. لإعادة الشحن ، تحتاج إلى النهوض من الطاولة كل ساعة ونصف.

فترات الراحة الأطول ، مثل الغداء مع الأصدقاء أو المشي ، مفيدة للأشخاص المبدعين. هذا الاستراحة هو ما يلزم لتحويل فترة ما بعد الظهيرة غير المنتجة إلى إنجاز إبداعي.

لن ترتاح إذا تشتت انتباهك لبضع دقائق كل نصف ساعة. من الأفضل أن تغادر مكان عملك لمدة عشر دقائق على الأقل عدة مرات في اليوم.

في حين أن فترات الراحة هذه ستقلل فعليًا من عدد ساعات العمل ، فستكون أكثر كفاءة بقية الوقت. يوم عمل مثمر حقًا لا يمكن تحقيقه إلا من خلال الراحة والتعافي.