لماذا تعد قائمة المراجعة أمرًا ضروريًا بالنسبة لك في العمل

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

تبدو قائمة المراجعة طريقة قديمة جدًا لتنظيم سير عملك ، حيث توجد العديد من التقنيات الحديثة المتوفرة. لكننا على استعداد لإقناعك ، باستخدام تجربة علمية واحدة ، برأي الدكتوراه وتجربة المنشد من مجموعة فان هالين كحجج.

في العالم الحديث ، يتم تزويدنا بوصول غير مسبوق إلى المعلومات. يمكننا أن نتعلم الكثير ببساطة عن طريق طرح مصطلح البحث الصحيح أو عن طريق فتح الموسوعات عبر الإنترنت. ومع ذلك ، مع هذه الفورة من المعلومات ، نواجه أيضًا الكثير من الصعوبات.

نحن نعرف الآن أكثر من أي وقت مضى ، ولكن هناك مشكلة في تحويل النظرية إلى ممارسة ، وإعطائها قيمة وفائدة.

من نواح كثيرة ، جعلنا عصر المعلومات أقل عملية وحكمة. دعنا نعرف الكثير ، لكننا نفقد التركيز بسهولة ، ونشتت انتباهنا عن الشيء الرئيسي ، ونسمح للانتباه أن يتبدد. علاوة على ذلك ، فإننا نغفل بسهولة عن الأساسيات ، والمعلومات الأساسية الأساسية ، ونرتكب أخطاء من خلال الإحساس بكفاءتنا.

وفقًا للجراح والباحث في الصحة العامة أتول جواندي ، دكتور في الطب ، يجب على الناس الاستفادة القصوى من معرفتهم.

أتول جواندي جراح وصحفي وكاتب أمريكي

يمكننا أن نغفر الفشل بسبب الجهل. إذا كان الشخص لا يعرف ماذا يفعل في موقف معين ، يسعدنا أنه بذل قصارى جهده لحل المشكلة. ولكن إذا كان يعرف كيفية المضي قدمًا ، لكنه لم يطبق هذه المعلومات بالطريقة الصحيحة ، فمن الصعب ألا يغضب.

غالبًا ما تكون الأخطاء التي تقع بسبب الاعتقاد الراسخ بأن "أنا أعلم ما أفعل أفضل" هي الأكثر إيلامًا. لم تبذل قصارى جهدك وفشلت ، لكنك اتبعت عن عمد قيادة الثقة الزائدة وفشلت. يعتقد Atul Gawande أن هذا يشبه كيف يؤدي خطأ بسيط ارتكبه جراح متمرس إلى وفاة مريض.

كيف نتعامل مع محيط المعلومات هذا؟ كيف تستغل المعرفة على أفضل وجه وتترك مساحة للمعجزات؟ وفقًا للدكتور جواندي ، يمكنك أن تشعر بقوتك وكفاءتك باستخدام قائمة مرجعية.

درس الدكتور جواندي بعناية تأثير قوائم المراجعة على الجراحين ، أو بالأحرى ، على عدد حالات إصابة المرضى أثناء الجراحة. على الرغم من حقيقة أن التجربة شملت جراحين محترمين ومختصين ، فإنهم جميعًا ، بطريقة أو بأخرى ، كانوا عرضة لارتكاب خطأ أثناء العملية.

كانت قائمة المراجعة المقدمة للجراحين قصيرة وبسيطة. تقرأ:

• اغسل يديك بالماء والصابون.
• امسح جلد المريض بمطهر.
• ضع ضمادات معقمة على جسم المريض.
• ارتد قبعة وقناعًا وثوبًا معقمًا وقفازات.

يتعلم طلاب الطب هذه الخطوات عن ظهر قلب ، فهي واضحة وبسيطة وضرورية. لكن الإنسان ليس آلة ، ويمكنه أن ينسى أحد الأفعال. يمكن أن يؤدي تخطي خطوة واحدة إلى الإصابة ، مما يعني علاجًا إضافيًا وتكاليف مالية ، وفي أسوأ الحالات ، وفاة المريض.

والمثير للدهشة أنه بمجرد ظهور قائمة المراجعة هذه أمام أعين الأطباء ، بدأوا في ارتكاب أخطاء أقل. انخفض عدد الإصابات بنسبة 66٪. لقد وفر الكثير من المال ، ولكن الأهم من ذلك أنه أنقذ أكثر من ألف حياة.

بطبيعة الحال ، فإن القائمة المرجعية كطريقة لتنظيم الأفكار وتبسيط الإجراءات وتذكر المعلومات الضرورية مفيدة ليس فقط للأطباء ، ولكن أيضًا لكل واحد منا.

قد تجد أنه من المهين كتابة قائمة مرجعية حتى لا تنسى أي شيء. بعد كل شيء ، أنت ذكي بما فيه الكفاية ويمكنك الاعتماد على ذاكرتك الخاصة.لكن الهدف الرئيسي لقائمة المراجعة هو الانضباط الذي سيساعدك على اتباع المسار المقصود وتجنب الأخطاء.

لماذا عمل قائمة مرجعية

1. تساعدك قائمة التحقق على التأكد من عدم نسيان المعلومات الأساسية والبسيطة. يعتقد الدكتور جواندي أن القائمة المرجعية تخلق نوعًا من "الشبكة المعرفية" التي تحمينا من عيوبنا - حدود الذاكرة والانتباه. تضمن لك قائمة المراجعة عدم نسيان الحقائق الشائعة في الوقت الحالي عندما يقترب التعب أو الكسل.
2. تحرر قائمة المراجعة عقلك ، مما يمنحه الفرصة للعمل على مهام صعبة حقًا. بمجرد أن تتوقف عن القلق بشأن الأشياء البسيطة والتافهة ، تحصل على فرصة للتركيز على الخيارات الصعبة. يعمل هذا جيدًا بشكل خاص في الحالات التي تظهر فيها مواقف غير متوقعة أو غير مخطط لها باستمرار ويصعب عليك التحكم في نفسك.
3. تساعد قائمة المراجعة على أن تكون منضبطًا. هذا مهم عندما يتعلق الأمر بالمهام الروتينية. عندما نتعود على القيام بشيء ما من يوم لآخر ، فإننا نفقد بسهولة الحماس والاهتمام ، ونرتكب الأخطاء وسوء التقدير. إذا كنت تشعر براحة شديدة في مكان عملك ، وكنت مسترخيًا وينتصب انتباهك ، فستساعدك قائمة التحقق على البقاء متيقظًا كل دقيقة.
4. توفر قائمة التحقق الوقت. لم تعد بحاجة إلى التفكير في كل خطوة تقوم بها: لقد وصفت بالفعل كل شيء على قطعة من الورق. إذا كان لا بد من اتخاذ قرار الآن ، فإن الوقت هو المورد الأكثر قيمة. ستساعدك قائمة التحقق على الفوز بالثواني الثمينة.

نعم ، قائمة التحقق ليست الطريقة الأصلية للتحكم في سير عملك. ولكن في الوقت نفسه ، تبين أن هذه الأداة البسيطة ذات قيمة لا تصدق لأولئك الذين يتطلعون إلى تقليل الأخطاء وتحسين جودة عملهم.

كيفية إنشاء قائمة تحقق فعالة

هناك قوائم مراجعة جيدة وقوائم مراجعة سيئة. إذن كيف تنشئ قائمة تحقق ستساعدك على البدء؟

1. ركز على الأشياء البسيطة فقط. الغرض من قائمة المراجعة الجيدة هو نقل المعلومات الضرورية. بدون تفاصيل. قائمة التحقق ليست دليلاً وليست جولة في سير عملك. هذا رسم بياني يساعدك على تذكر أهم الأشياء. يجب أن تحتوي القائمة المرجعية الجيدة على خمس إلى عشر نقاط.
2. يجب أن تكون القائمة المرجعية بسيطة وعملية. استخدم كلمات واضحة تصف المهمة بدقة. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت لتتذكر بالضبط ما يعنيه كل عنصر ، فإن قائمة التحقق الخاصة بك سيئة.
3. تقرر متى تتوقف. متى ستستخدم قائمة المراجعة الخاصة بك؟ متى ستنتقل إلى العنصر التالي؟ كيف تتحقق من اكتمال العنصر؟ اختر وقتًا تذهب فيه إلى قائمة التحقق وتأكد من أن كل شيء قد تم وأنه يمكنك الانتقال إلى المهمة التالية.
4. حدد نوع قائمة المراجعة الخاصة بك. على سبيل المثال ، إذا كانت هذه وصفة ، فستقرأ كل خطوة وتتبع التعليمات. هذا هو نوع القراءة. وإذا كانت قائمة التحقق الخاصة بك تحتوي على مهام عمل لهذا اليوم وقمت ببساطة بشطب المهام المكتملة منها ، فهذا هو النوع "المصنوع - المؤكد". ستساعد هذه الخطوة في تبسيط عملك مع قائمة المراجعة الخاصة بك والتحكم في نفسك بشكل أفضل.
5. كن مستعدًا لمراجعة وتحديث قائمتك المرجعية. لا تتردد في مراجعته وإجراء مهام أو تعديلات جديدة. تحتاج إلى التجربة حتى تكون قائمة المراجعة الخاصة بك فعالة حقًا.

الخطوة الأخيرة مهمة بشكل خاص. إن قائمتك المرجعية ليست ثابتة في حجر ؛ فهي تستجيب للظروف المتغيرة.

لا بني M & M's

ديفيد لي روث ، المغني الرئيسي لفان هالين ، لديه عادة فضولية. يبدو متسابق الروك مناسبًا: فهو يسرد المتطلبات الفنية للمعدات. لكن إحدى النقاط تصدم بانتظام موظفي قاعات الحفلات الموسيقية والملاعب ونوادي الموسيقى: في مكان ما في منتصف القائمة يوجد وعاء M & M ، والذي لا ينبغي أن يحتوي على حلوى بنية واحدة.

يعمل هؤلاء الدراجون مثل قوائم المراجعة: ينتقل الموظفون من نقطة إلى أخرى ، لتلبية مطالب الموسيقي.عندما يقبل ديفيد لي روث وظيفة ، فإنه يهتم بشكل أساسي بوعاء من الحلوى. يمكنك تخمين لماذا؟

بينما يطلب إزالة جميع أصوات M & M ذات اللون البني مجنون ، يمكن لـ David Lee Roth شرح ذلك. إذا ترك موظفو الملعب حلوى بنية في الوعاء ، فهذا يعني أنهم لا ينتبهون للراكب. عندما يصادف ديفيد مثل هذا الجرار ، يذهب لفحص كل شيء آخر: ما إذا كانت الأدوات متصلة جيدًا ، وما إذا تم ضبط المعدات بشكل صحيح ، وما إذا كانت متطلباته الخاصة بالمباني والمعدات تؤخذ في الاعتبار. وإذا لم تكن هناك حلوى بنية واحترم عمال الموقع حتى هذه الرغبة الغريبة ، فيمكن للموسيقي أن يتأكد: كل شيء آخر قد تم أيضًا.